Начало письма (Der Briefanfang)

Когда мы читали самое начало AIDS-рецепта по составлению писем, было сказано, что начало письма должно привлечь к себе внимание. Поэтому любое затянутое вступление неудачно: "Sie schreiben uns, daß..." (он уже знает это); "Wir bekennen uns zum Empfang Ihres..."; "Wir haben Ihr Schreiben bestens dankend erhalten..." (но если бы мы

его не получили, не могли бы и отвечать); "Wir haben von Ihren Ausführungen Kenntnis genommen" (надо на­деяться - в противном случае был бы ответ бессмыс­лен). Равным образом излишне выражение "Unter Bezugnahme..." или "Bezugnehmend auf Ihr obiges Schreiben..." На что же еще мы можем ссылаться, как не на "obiges Schreiben" /"вышеупомянутое письмо"/, которое к тому же, вполне вероятно, уже было упо­мянуто в "Betreff" /"резюме"/? Наверное, такие фор­мулировки удобны, иногда они облегчают нам начало. Но после них мы должны все-таки приступить и к делу. Так почему бы не сразу? Старинное правило, что письмо не должно начинаться с "Ich" или "Wir" уже давно кануло в Лету: мнимая скромность, кото­рую оно когда-то предписывало, ныне воспринимает­ся как простое лицемерие. Правильно написанный ответ после краткой благодарности за предыдущее письмо сразу начинается с сути; только делом можно привлечь внимание своего корреспондента, а не трес­кучими фразами.

Содержание письма (Der Briefinhalt).

Введение мы даем абзацем, насколько возможно кратким. С его помощью мы создаем совместную основу: "Sie haben Recht. Ihre Überweisung vom 23.9. in Höhe von 23,70 DM haben wir erhalten. Vielen Dank." /"Вы были правы. Ваши перечисления от 23.9. в размере 23,70 DM мы получили, большое спасибо"/. Расхожий союз indem в качестве введения к "собственно" письму не следует использовать ни под каким видом, потому что он почти всегда тянет за собой бесконечно длинное предложение.

В следующем абзаце начинаются наши пояснения относительно самой темы, которая должна заинтере­совать или, по крайней мере, вызвать понимание у адресата: "In Ihrer Aufstellung haben Sie aber unsere

Rechnung vom 15.7. nicht berücksichtigt. Diese Rechnung ist bis heute noch nicht beglichen; daher der offene Betrag auf Ihrem Konto. Bitte vergleichen Sie den beiliegenden Kontoauszug mit Ihren Unterlagen. Sicher wird sich dann die Differenz leicht klären" /"В своей смете Вы не учли наш счет от 15.7. Этот счет до сих пор еще не опла­чен; оттого итог на вашем счете на закрыт. Пожалуй­ста, сравните прилагаемую выписку из счета с Вашей документацией. Несомненно, разница тогда станет очевидной"/.

Еще раз: мы начинаем с существа дела и с хода рас­суждений или аргументов корреспондента. Затем идут наши пояснения (в данном случае подкрепленные приложением). Все это должно убедить партнера и по­будить к действию: а именно, еще раз проверить доку­ментацию и перечислить остаток суммы. Следователь­но, в конце наше письмо должно потребовать оплаты; правда, часто это излишне.

Если нам необходимо коснуться и разъяснить в письме и другие вопросы, лучшим средством привле­чения внимания будет четкая градация письма. Если разные положения друг от друга независимы и, в то же время, равноправны между собой, то нам следует изложить их по пунктам. Тогда каждый абзац получа­ет свое заглавное слово, выделенное нами подчерки­ванием или разрядкой. При этом лучше всего различ­ные пункты излагать в том порядке, как это делал ваш партнер.

Если же различные вопросы зависят друг от друга, то нам следует построить письмо так, чтобы они ло­гично вытекали друг из друга. Для каждой новой темы требуется отдельный абзац.

Для формулирования содержания письма годны правила, приведенные выше. Еще раз хотелось бы ог­радить от употребления излишне длинных составных

слов (Inrechnungstellung, Nichtzahlungsfähigkeit); как по­казывает опыт, они имеют свойство незаметно вкра­дываться в деловые письма. Но и противоположность им, пристрастие к аббревиатурам, тоже нежелательна. Со времен Лейпцигской Bugra (Buch-und-Graphik-Ausstellung) 1913 г. аббревиатуры стали стремительно разрастаться, обильно питаемые военными языковы­ми традициями Второй мировой войны и русским и американским поветрием. Множество этих слов-сокращений стали для нас привычными (Agfa, AOK, GmbH, HSV, Kripo); в случаях, когда они звучат тя­желовесно или могут быть расшифрованы только спе­циалистами, из уважения к читателю следует по воз­можности избегать их употребления (то, что SLC оз­начает Super-Luxus-Coupe - автомобиль экстра-люкс с салоном купе - знают только те, кто может себе по­зволить купить его). Но главное, не следует самим плодить их.