Подход к аудиту

Для получения наилучших результатов от любого аудита принципиально важными являются подходы и позиция, принятые аудитором. Практика показывает, что это самый важный аспект в проведении аудита. Если не подойти к аудиту под правильным углом зрения, он сам по себе не станет успешным, а взаимоотношения на фирме ухудшатся. Чтобы достичь результатов, проведение аудита должны выполнять лица с определенным статусом, квалификацией и образованием.

К этому следует добавить хорошую систему проведения аудита. Желательными элементами такой системы являются:

- заблаговременно документированная программа аудита – достаточно гибкая и совместимая с человеко-часами, имеющимися в распоряжении для работы по проведению аудита и наблюдению за корректирующими действиями (рис. 4);

- отчет с записью сроков аудита, сути исследования интервьюируемых и результатов наблюдений;

- планы/контрольные листы, составленные в помощь аудитору для систематизации его исследований;

- политика фирмы, заключающаяся в том, чтобы во время аудита присутствовал компетентный руководитель (технический эксперт);

- система контроля выпуска и прохождения отчетов по несоответствиям для обеспечения быстрых ответов от компетентного руководителя;

- формализованная и строгая процедура, применяемая при не выполнении корректирующих действий, о чем докладывается соответственно в более высокие инстанции до тех пор, пока вопрос не будет так или иначе решен;

- процедура организации в проведении своевременных контрольных посещений для подтверждения выполнения согласованных действий и их эффективности;

- отчеты аудитов, представленные и рассмотренные высшим руководством.

Рис. 4.Подход к аудиту

Аудит следует проводить в виде беседы, а не как перекрестный допрос или по типу вопрос-ответ. Если возможно, то вопросы по системе и соответствующим процедурам лучше естественно вводить в общий разговор. В таком случае проверяемый не почувствует, что ему что-то угрожает, и будет отвечать в открытой дружелюбной манере. Аудитор должен следить за построением своих вопросов, которые бы не требовали однозначных ответов типа "да" или "нет", а лучше всего – требовали объяснений. Вопросы не должны подводить проверяемого к определенному ответу или быть наводящими.

Предположим, мы пытаемся узнать о том, кто обычно подписывает данный документ: проверяемый или работник из его отдела. Мы могли бы задать вопрос таким образом: "Это ведь вы подписываете этот документ каждый раз, не так ли?". И неизменно на этот вопрос ответят: "Да". С другой стороны, можно сказать: "Согласно процедуре этот документ всегда должен быть подписан. Действительно ли это так существенно или бывает так, когда вы считаете, что подписывать этот документ не так уж необходимо?". Ответом на это вполне может быть следующее: "Нет, я всегда сам подписываю его", или "Я считаю пустой тратой времени подписывать его, поскольку мне это ничего не дает". Такой подход автоматически подводит вас к разговору, касающемуся документа, который, в свою очередь, может привести к изменению в процедуре, исключив тем самым необходимость подписания документа, или к соглашению с проверяемым о том, что он должен подписывать его каждый раз.

Это один из примеров, а каждый из аудиторов применяет собственную методику опроса, но в самом деле, есть различие в подходе, при котором говорят проверяемому: "Вы всегда так работаете?" и подходом, где звучит: "Объясните мне, как выполняется работа и Ваш подход к ней".

Также важно при беседе использовать следующие вопросы, которые помогают аудитору получить необходимую информацию:

Как?

Почему?

Где?

Когда?

Кто?

Что?

Покажите мне?

Во время аудита качества аудитор проверяет «систему» и «людей». Проверяя «людей» аудитор должен оценить их путем опроса, как точно они следуют документированным процедурам, насколько каждый участник процесса представляет как? в какой мере его работа влияет на конечное качество продукции (услуги) и знает свое место и роль в бизнес-процессе.

Одновременно аудитор должен оценить как выполняются в настоящий момент в организации, в подразделении процессы и как ими управляют с учетом требований СМК? А также что? и как? организация в целом и ее структурные подразделения и отдельные исполнители делают для реализации политики в области качества?

Подход аудитора к опросу во время аудита у проверяющего неизбежно должен будет меняться в зависимости от особого отношения проверяемого и его образа мыслей. Некоторые проверяемые доброжелательны и готовы оказать помощь и с ними легко вести дело. Они относятся к людям, которые понимают, что представляет собой система и знают, что она нужна для блага фирмы и, в конечном итоге, для них самих. С другой стороны, аудитор может столкнуться с такими лицами (зачастую при внутренних аудитах), которые не верят в систему, думают, что она – это пустая трата времени. Для таких людей потребуется все искусство аудитора, который, по возможности, должен достигнуть не только позитивного результата от аудита, но также добиться результата и убедить проверяемого в ценности системы.

Подход