Заявления, автобиографии, резюме

Установление первичных контактов между претендентами и кадровой службой работодателя может осуществляться как заочно, так и очно.

В первом случае это делается с помощью резюме, которое используется всегда, за исключением случаев, когда этого явно не требуется. Его назначение двоякое: службе персонала изучение резюме облегчает отбор претендентов, а последним дает шанс заинтересовать в себе работодателей.

Резюме (CV ¾ curriculum vital) содержит сжатое описание сильных и слабых сторон специалиста и бывает:

¨ хронологическим (описание выполнявшейся работы в прямой или обратной последовательности);

¨ функциональным (описание опыта в тех или иных видах деятельности и наиболее важных достижений).

Блоки резюме:

1. Личные данные (ФИО, возраст, гражданство, семейное положение, адрес, контактный телефон).

2. Цели соискания должности (2-3 строки).

3. Трудовой опыт (перечисление в обратной хронологической последовательности мест предыдущей работы, занимаемых должностей, достигнутых успехов и причин увольнений).

4. Сведения об образовании в обратной значимости (учебные заведения, специальности, дополнительное образование, приобретенные навыки).

5. Дополнительная информация (знание языков, компьютера, наличие водительских прав, членство в общественных организациях, публикации, изобретения; особенности характера, важные для работы; фамилии тех, кто может дать рекомендации).

Резюме должно быть четким, конкретным, кратким, иметь объем не более одной страницы А4 (больший свидетельствует о недостаточной избирательности и неумении составлять документы). В то же время отсутствие стандартной формы такого документа затрудняет сопоставление кандидатов, допускает возможность намеренно или случайно опустить важную информацию.

Претенденты, предлагающие свои услуги лично, заполняют заявление и вербовочную анкету (в нашей стране до сих пор это, как правило, обычный листок по учету кадров).

В западных фирмах заявление чаше всего имеет форму стандартного бланка, включающего сведения о фамилии, возрасте, образовании, опыте работы, специальные пункты. В нем также содержится обязательство хорошо работать, добросовестно выполнять служебные обязанности.

Идеальное заявление является серьезным деловым письмом и одновременно сжатым пакетом продажи собственного дела.

Вербовочная анкета, с которой часто совмещается заявление, содержит вопросы о предыдущей работе, заработной плате, причинах увольнения, об интересах, опыте предпринимательства, преподавания, о научной деятельности, участии в общественных организациях, наградах, почетных званиях, публикациях, а также о лицах, которые могут что-то сообщить о личности претендента.

Примерная схема вербовочной анкеты:

1. Должность, на которую претендует субъект

2. Готовность приступить к работе

3. Личные сведения

4. Адрес

5. Ограничения по здоровью

6. Служба в Вооруженных силах

7. Образование

8. Дополнительное образование

9. Опыт работы (адрес фирм, руководители)

10. Желаемый оклад

11. Согласие на запрос (если нет ¾ причины)

12. Работа в общественных организациях

13. Опыт и навыки, делающие возможность работы в данной организации

14. Судимости

15. Перечень качеств, необходимых работникам для выполнения обязанностей

Специальные анкеты создаются крупными фирмами с большим числом работников и частыми акциями по массовому набору кадров.

По результатам изучения такого рода анкеты претендента можно приглашать на собеседование. Делают это как можно быстрее, пока человек не передумал (то же относится и к сообщению о найме после него).

Приглашение может быть предварительно сделано по телефону, но обязательно должно быть подтверждено письменно. Правила хорошего тона требуют приложить к приглашению схему расположения офиса организации и кадровой службы.

К анкетам предъявляются следующие требования:

¨ стандартизованность вопросов, разделов, неяркая бумага;

¨ наличие образцов и инструкций по их заполнению;

¨ удобство заполнения (не более 20 мин) и считывания информации;

¨ возможность делать дополнительные записи;

¨ недвусмысленность и четкость формулировки вопросов (позволяет дать однозначный ответ и снижает субъективизм первичных оценок);

¨ достаточность размера и числа строк для полного ответа;

¨ исключение нестандартных вопросов.

Распространенным документом для первичной характеристики кандидата является автобиография. Оптимальный ее объем составляет 1,5 страницы формата А4. Она может иметь табличную форму: слева даты, справа ¾ описание событий, быть отпечатанной на компьютере или аккуратно написана от руки.

Содержание автобиографии целесообразно представлять 9-10 пунктами: ФИО, дата и место рождения, место жительства, семейное положение, образование, характер обучения и успеваемость в учебном заведении, профессиональная деятельность, знание языка, повышение квалификации.

Хотя автобиография и субъективна, ибо соискатель, вполне понятно, будет стремиться приукрасить себя (субъективизм могут проявить также и те, кто будет ее оценивать), но все же содержит важную информацию для последующего собеседования.

Как считают специалисты, при анализе автобиографии надо обращать внимание на следующее:

1. Оформление. Внешний вид документа дает представление о личности нанимаемого, серьезности намерений. В частности, речь идет:

¨ о способе выполнения. Желательно, чтобы автобиография была написана разборчиво от руки, что позволяет проводить графологическую экспертизу (правда, для этого нужен довольно длинный текст). Текст, набранный на компьютере или отпечатанный на принтере, может быть написан кем-то другим, свидетельствовать о лени и недобросовестности заявителя;

¨ характере оформления. Речь идет о четкости и ясности формулировок, правильной компоновке материала, об умении кратко изложить важнейшие факты, не нуждающиеся в комментариях, отсутствии крайностей в высказываниях и оценках, о чистоте, аккуратности и даже виде бумаги. Неряшливо оформленная автобиография может свидетельствовать о серости, эгоистичности заявителя, низкой заинтересованности в работе (в то же время представители некоторых профессий, а также творческие личности этим моментам не придают значения).

2. Содержание. Может информировать о кандидате с позиций требований должности, показать образ мысли, желание и возможности работать, целеустремленность, настойчивость, успехи в профессиональном развитии.

3. Точность информации. Данные, приводимые заявителем, должны быть проверяемыми, особенно в отношении образования, опыта, имевшихся на прежнем месте трудностях и проблемах.

4. Стиль изложения. Динамичный стиль характеризуется частым употреблением глаголов; статичный ¾ существительных и нагромождением придаточных предложений. Деловой стиль предполагает разумные, сжатые предложения. Крайне динамичный стиль может свидетельствовать о дисгармонии, статичный ¾ однообразии мышления, упрямстве.

Стиль может быть напыщенным, скромным, свободным и т. п.

При анализе текста необходимо обращать особое внимание на смену мест работы, сфер труда, профессий.

В результате можно построить модель становления претендента, отражающую его социально-психологический портрет, общий фон и тенденции его развития, субъективные психологические элементы.

В автобиографии не должно быть неясностей и пробелов, особенно в отношении прошлой занятости. У того, кто не все говорит, есть что скрывать (длительная болезнь, безработица, судимость, недисциплинированность и т. п.). В то же время очень хорошие автобиографии подозрительны.

Претендентам на Западе часто предлагают написать сочинение, например, о том, как могут взаимодействовать их личные цели и цели организации, где они обосновывают свою возможность занять должность и раскрывают намерения относительно дальнейшей работы. После его оценки будущими руководителями и коллегами они допускаются к основным испытаниям.

Во многих западных фирмах не берут на работу специалистов, допустивших хотя бы одну ошибку в автобиографии, резюме или сочинении.

Анкеты и их разновидности

Анкеты предназначены прежде всего для работников высшей квалификации (анкетировать можно и работающих сотрудников). Они позволяют выявить соответствие качеств субъекта существующим требованиям при приеме на работу или аттестации.

Достоинствами анкеты как документа для отбора кадров являются стандартность, наглядность, контролируемость, создание основы для последующего собеседования. В то же время анкета ограничивает свободу самовыражения претендентов, поэтому хорошую анкету непросто создать.

Анкеты необходимы, поскольку в заявлениях и автобиографиях не освещаются все интересующие организацию вопросы.

Существуют анкеты следующих основных видов.

1. Стандартные (здесь же может идти речь и о листках по учету кадров, образцы которых всем хорошо знакомы). Наиболее широкое хождение они имеют в государственных организациях.

2. Собственные анкеты, позволяющие учесть специфику организации, характер должности и выявить соответствие качеств претендента установленным требованиям (их больше применяют частные фирмы).

В анкете могут содержаться вопросы об уровне квалификации, специальных экономических и управленческих знаниях, организационных навыках (умении планировать, координировать, контролировать), о характере взаимоотношений с руководителями, коллегами; психологических качествах, самостоятельности, принципиальности, общественной активности, причинах предыдущих увольнений.

Собственные анкеты оправданы при значительном количестве работников и частом наборе. Число разделов в них рекомендуется в пределах 10-12, а количество вопросов ¾ до 200 (последние должны быть открытыми, т. е. содержать несколько возможных вариантов ответа).

Во многих фирмах США претенденту на должность предлагается заполнить дома анкету, состоящую из 14 блоков вопросов по 10 в каждом, письмо-заявление объемом до 15 строк и представить фотографии в профиль и анфас. Анкета и письмо-заявление проходят графологическую экспертизу по 238 параметрам, а фотографии ¾ физиогномическую по 198. Кроме того, стиль и характер написания заявления и ответов на вопросы анкеты тщательно исследуют психологи.

Основными разделами анкет в Германии являются автобиографические данные, жилье, профессиональное образование, семейное положение, ограничение трудоспособности, военная служба, прошлая практическая деятельность, другие интересы и способности.

3. Специальные анкеты, предназначенные для конкретных категорий претендентов, а также освещения тех или иных сторон их биографии.

Первый опыт применения специальных анкет имел место в США в 1894 г. В 1920-е гг. они использовались для отбора страховых агентов.

Существуют следующие разновидности таких анкет:

¨ анкета выпускников учебных заведений. Ее задача ¾ получать детальные сведения о составе и объеме изученных предметов, темах дипломных и курсовых работ, оценках, особенно по специальным дисциплинам, свидетельствующих при отсутствии практического опыта, о способности к работе;

¨ анкета о последней должности включает сведения об организации, где трудился (или трудится) претендент, месте ее нахождения, периоде работы, способе устройства на нее, содержании служебных обязанностей, их положительных и отрицательных чертах, ответственности, окладе, руководителях и взаимоотношении с ними, опыте управления, числе подчиненных, их функциях, помощи, оказывавшейся им, инициативности, совместительстве, причинах увольнения, перерывах в стаже;

¨ анкета для обращающихся за работой по собственной инициативе может содержать сведения о желаемом характере работы, должности, сроках (постоянных или временных), возможной дате начала, ограничениях по здоровью, возможности работы на выезде, службе в армии, а также включать подтверждение желания работать в фирме;

¨ анкета по судимости сама по себе не может препятствовать найму;

¨ вербовочная анкета (о ней говорилось выше);

¨ биографическая анкета предназначена для уточнения отдельных эпизодов жизни.

Основными ее объектами могут быть школьные годы, успехи по отдельным предметам, активность, мотивы выбора профессии, свободное время, интересы, увлечения, семья, активность, автопортрет, детство, профессиональный рост, установки.

Считается, что знание отдельных жизненных эпизодов помогает прогнозировать будущее поведение.

Правила составления анкет:

¨ понятность, исключение вопросов, не имеющих отношения к работе, требующих дополнительных пояснений, могущих быть выясненными иными способами (при большом числе вопросов качественный анализ анкет требует огромных затрат времени);

¨ логичность, подразумевающая переход от простых вопросов к сложным;

¨ помещение интимных и значимых вопросов в середину или конец анкеты;

¨ использование как закрытых, так и открытых вопросов (закрытых должно быть больше, так как анкету с ними проще обрабатывать);

¨ привлекательность бланка, выполнение его хорошим шрифтом (это обеспечивает полноту ответов).

Анкеты заполняются в присутствии интервьюера, дома самостоятельно, работником кадровой службы со слов претендента (смешанные).

Они сравниваются по пунктам с установленными критериями отбора, что позволяет выявить соответствие уровня образования и практического опыта характеру должности, наличие ограничений любого вида на выполнение должностных обязанностей, готовность к дополнительным нагрузкам, например командировкам, круг поручителей, а также обнаружить факторы, которые могут помешать будущей работе.

Но окончательное решение в сложных ситуациях не должно основываться только на анкете, ибо ответы на нее могут быть сфальсифицированы.