Организация как объект управления в менеджменте. Внутренние переменные и внешняя среда организации

Объектом исследования в менеджменте является организация, предприятие, подразделение. Рассматривая организацию с позиции системного подхода, она представляется как социально-экономическая система более высокого порядка (региона, компании, государства, межгосударственного сообщества). В этой связи, изучая организацию как непосредственный объект управления, говорят о ее внутренней среде иливнутренних переменных, а все то, что находится за пределами организации, но оказывает или может оказывать воздействие на результаты деятельности организации, является ее внешней средой.

Внутренние переменные организации представляют собой находящиеся в динамике организационные факторы, оказывающие влияние на эффективность ее деятельности. Эти факторы организации как системы находятся в постоянном взаимодействии, которое обеспечивает взаимное влияние и изменяет их характеристики и показатели деятельности организации.

Здесь следует представить, что же представляет собой система. Система – есть философская категория, характеризующая организацию материи и духовного мира человека. Или система (греч. - целое) упорядоченная совокупность элементов или частей, взаимодействующих между собой. Любая система – это некоторое объединение физически или концептуально связанных элементов, функционирующих в качестве единого целого. Понятие «система» является противоположным понятию «хаос».

Системой является и может стать любой управляемый объект, если в них определены элементы, образующие его единство (целостность) со своими связями и взаимодействиями, что создает в итоге совокупность свойств, присущих только данной системе и отличающих ее от других систем (свойство эмерджентности). Например: экономическую систему можно рассматривать как совокупность подразделений предприятия, техническую систему – как машину, состоящую из узлов и деталей. Любая система в свою очередь является частью более общей системы. Фирма – часть отрасли экономики, машина часть производственного комплекса. Любой объект, взятый в качестве отправного, может быть представлен как элемент или подсистема более общей системы. Или, наоборот, как система по отношению к более простой совокупности материальных объектов.

По отношению к организации как к системе используется следующее определение. Система – множество составляющих единство элементов, их связей и отношений при взаимодействии между собой и между ними и внешней средой. Образующих присущую данной системе целостность, качественную определенность и целенаправленность.

При анализе и проектировании конкретной организации как системы возникает задача определения того участка, который нас интересует и который входит в компетенцию рассматриваемой. Другой задачей является выбор первичного элемента системы, выполняющего определенные функции и не подлежащего дальнейшему расчленению. Решение указанных задач неоднозначно и целиком зависит от целей, которые ставит перед собой менеджер.

Элемент – неделимая часть системы, характеризующаяся конкретными свойствами, определяющими ее в данной системе однозначно. Элемент в системе обладает самостоятельностью. Изменение свойств элемента влечет изменение качественных характеристик системы. Элементы организации называют также внутренними переменными организации.

Содержание системы как категории раскрываются через ее свойства |12|:

1. Взаимосвязь среды и системы, т.е. у системы есть ее внешняя характеристика.

2. Несводимость свойств системы к сумме свойств составляющих ее элементов. Роль элементов сводится к обеспечению функционирования системы. Синергетический эффект.

3. Целостность – это внутренне единство системы, которое определяет ее мерджентные свойства – свойства, которые не присущи составляющим элементам.

4. Устойчивость как свойство, обеспечивающее устойчивость системы. В эко- и биосистемах сохранение устойчивости сводят к поддержанию гомеостаза, т.е. соблюдению некоторого динамического равновесия, гарантирующего поддержание параметров в определенном диапазоне, который определяет существование системы. Степень сложности организации гомеостаза определяется сложностью системы, но во всех случаях в ее основе лежит совокупность отрицательных обратных связей, имеющих стабилизирующие воздействия.

Таким образом, поддержание устойчивости системы, сохранение ее гомеостаза составляет внутреннюю цель системы, в отличие от внешней системы, характеризующей взаимоотношения со средой. Следовательно, должна быть организована так, чтобы обеспечить собственное выживание, стабильность в меняющемся мире и одновременно развитие, эволюцию, приближение к некоторой цели.

Отмеченная дуальность составляет одно из основных противоречий в системе, разрешаемое через развитие.

5. Функциональность – это предназначение системы.

6. Информационность – это не только наличие каналов связи, но и материальной наполненности их сигналами. Свойства канала связи должны обеспечить точную, надежную и быструю передачу сообщения и его адекватность явлению.

7. Обособленность (граничность) обеспечивать целостность системы сохранение ее свойств. В то же время для своего сохранения она может изменять границы своего функционирования исключая или включая дополнительные элементы.

К внутренним переменным организации как социально-экономической системы принято относить: цели организации; задачи; организационные структуры, технику, технологию и персонал.

Цели организации разрабатываются высшим уровнем управления и доводятся ее членами. Этот процесс является эффективным механизмом координирования работ для достижения необходимого результата, т.к. он дает возможность ее членам (администрации и персоналу в целом) знать, к чему они должны стремиться в настоящем и будущем.

Цели подразделения, которые осуществляют деятельность в определенной функциональной сфере, будут иметь большее сходство, чем цели подразделений в одной организации. Эти цели формулируются так, чтобы обеспечить конкретный вклад в общие цели организации и не должны вступать в противоречие между собой.

Структура организации может быть представлена как совокупность и логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей ее деятельности, определяемые в форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. Имеют место две концепции по отношению к управлению структурой:

· специализированное разделение труда;

· сфера контроля.

Техника и технология рассматривается как средство преобразования определенных ресурсов (сырье, материалы, энергия, информация, люди) в желаемые продукты и услуги.

Технология представляет собой сочетание (совокупность) квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний и навыков, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях.

Необходимо помнить, что организация, руководители, оборудование и технологии не могут достичь целей и решить поставленные задачи без людей, персонала, которые являются важнейшими ресурсами и внутренней переменной организации.

Персонал предприятия (организации) – это все работники списочного состава организации. Это категория работников, объединенных по признаку принадлежности к организации (аппарат управления, службы, лаборатории, цеха и т.д.) или к профессии.

Теория управления персоналом представляет собой систему знаний о роли человеческого фактора в организации как целостной социально-экономической системе.

Управление персоналом – это совокупность принципов, методов, средств и форм целенаправленного воздействия на человеческую составляющую организации (интересы, поведение и деятельность работников), обеспечивающая приведение в соответствие возможностей персонала и целей, стратегий, условий развития организации.

Внутренние переменные организации активно взаимодействуют между собой. Они оказывают друг на друга сильные и сложные влияния, и в управленческой деятельности эти переменные не могут рассматриваться независимо. Конкретный характер этих взаимодействий может быть различным. Четкое представление менеджеров о наличии и проявлениях этих взаимодействий есть азбука научно обоснованного менеджмента.

Организация, предприятие, не могут осуществлять свою деятельность не испытывать того или иного воздействия со стороны окружения, которое принято называть внешней средой. Внешняя среда организации таким образом определяется как факторы ее внешнего окружения, которые оказывают непосредственное влияние к функционированию организации, предприятия (рис. 1.6.).

Рис. 1.6. Модель взаимодействия и взаимовлияния внутренних переменных и внешней среды организации |2|.

Представление о необходимости учитывать внешние по отношению к организации факторы (внешние силы воздействия на ее деятельность) появилось в конце 50-х годов прошлого столетия в связи с развитием системного подхода к организации, которую стали рассматривать как открытую систему, действующую во внешней среде |2|. Сегодняшние изменения во внешнем мире обусловили необходимость более пристального внимания к внешней среде, чем когда либо. Если организация открытая система, то для менеджмента, обеспечивающего ее выживание, становится непременным условием быть способным во всем многообразии выявить существенные факторы внешней среды, воздействующие на организацию, и приспособить ее к этим воздействиям.

Процесс приспособления называется адаптацией, а способность к адаптации называется адаптивностью. Необходимость к адаптации обуславливается обменными процессами, в которые вступает организация с многочисленными элементами внешней среды. С одной стороны организация получает из внешней среды различные ресурсы (материальные, энергетические, трудовые, финансовые) для своей деятельности, а с другой стороны организация поставляет во внешнюю среду свою продукцию или услуги. Стабильность обменных процессов зависит от множества факторов внешней среды, которые принято делить на две основные группы – факторы среды прямого воздействия и факторы среды косвенного воздействия.

Факторы среды прямого воздействия непосредственно влияют на организацию. К ним относят:

· поставщики материальных ресурсов;

· состояние рынка труда;

· нормы хозяйственного и экологического законодательств;

· учреждения государственного регулирования;

· возможности и условия инвестирования и кредитования денежных средств;

· потребителей продукции;

· конкурентов на рынке.

Факторы среды косвенного воздействия не оказывают прямого влияния на организацию в каждодневных операциях, но могут сказаться на результатах ее деятельности. К ним относят:

· состояние экономики в государстве, регионе – экономический спад или подъем, инфляция;

· научно-технический прогресс – новые технологии;

· социальные, культурные и политические изменения;

· влияние групповых интересов, например, критика или рекламирование деловой этики в прессе;

· события в других странах.

Основные характеристики внешней среды:

· взаимосвязанность факторов – сила, с которой изменение одного фактора влияет на другие факторы;

· сложность факторов – число и разнообразие факторов, оказывающих значительное влияние на организацию;

· подвижность – относительная скорость изменения среды;

· неопределенность информации о факторах внешней среды и ее неточность.

Среда косвенного воздействия сложнее, чем среда прямого воздействия. Управляющие зачастую вынуждены опираться только на предположения об изменениях в среде косвенного воздействия, основываясь на неполной информации и пытаясь спрогнозировать возможные последствия. Так, например, прогнозируемая инфляция заставляет многих управляющих вести разговоры о фиксированной оплате труда или о сокращении части работников с тем, чтобы в будущем уменьшить затраты организации.

Важным показателем изменения внешней среды является темп изменений, прогнозирование которого позволяет выработать адекватные меры в организации по локализации влияния этих изменений или, наоборот, к мобилизации возможностей для использования благоприятных изменений.