Документальное оформление поступления и выбытия производственных запасов

Учет производственных запасов Планом счетов предусмотрено вести на счете 20 "Производственные запасы", по которому предлагается вести девять субсчетов: 201 "Сырье и материалы"; 202 "Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия"; 203 "Топливо"; 204 "Тара и тарные материалы"; 205 "Строительные материалы"; 206 "Материалы, переданные в переработку"; 207 "Запасные части"; 208 "Материалы сельскохозяйственного назначения": 209 "Прочие материалы".

Основными первичными документами по учету поступления и движения запасов на предприятиях являются:

1) М-1 «Журнал учета поступивших грузов», используется для регистрации поступления грузов;

2) М-2, 2б «Доверенность», выдается только МВО на получение ценностей;

3) М-2а "Акт списания бланков доверенностей», используется для списания неиспользованных доверенностей;

4) М-3 «Журнал регистрации доверенностей», используется для регистрации доверенностей;

5) М-130 «Книга количественно - суммовой учет остатков запасов», применяется для учета остатков запасов;

6) М-4 «Приходный ордер», применяется для оприходования материалов, поступивших на предприятие от поставщиков или из переработки .;

7) М-5, М-6 «Товарно-транспортная накладная», используется для учета поставок запасов и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом;

8) М-7 «Акт о приемке материалов» применяется для оформления приемки запасов, имеющих количественные и качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщика, а также при приеме запасов, поступивших без документов;

9) М-8, 8а «Лимитно-заборная карта», используется для систематического отпуска материалов для одних производственных единиц на одно наименование;

10) М-9, 9а «Лимитно-заборная карта (отпуск)», для систематического отпуска материалов для одних производственных единиц на одно наименование на многократный отпуск;

11) М-11 «Накладная-требование на отпуск», внутреннее перемещение материалов на одноразовое использование материалов;

12) М-12 «Карточка складского учета материалов», применяется для учета запасов на складе;

13) М-14 «Ведомость учета остатков материалов на складе», составляется на основе материальных отчетов материально ответственным лицом и показывает движение материальных ценностей на складе в день;

14) М-20 «Накладная на отпуск ТМЦ», содержит информацию о выбытии запасов;

15) М-21 «Инвентаризационная опись», содержит фактические данные о наличии запасов;

16) М-22 «Акт на списание материалов открытого хранения», содержит информацию о выбытии запасов.

Запасы, поступающих от поставщиков, сопровождаются следующими документами: накладная на отпуск товарно-материальных ценностей, налоговая накладная, счет-фактура и т.

Материально ответственное лицо (заведующий складом, кладовщик), принимая запасы на складе, осуществляет проверку соответствия данных документов поставщика фактическому наличию ценностей. В случае полного соответствия осуществляется оприходование запасов на складе, то есть принятие их для хранения. Это подтверждается составлением приходного ордера (форма № М-4).Основные реквизиты приходного ордера: номенклатурный номер, название, сорт, размер, единица измерения, количество по данным документов и принята на склад, цена, сумма, подписи сдавшего ценности (экспедитор, представитель поставщика и т.д.), и того, кто принял ( заведующий складом, кладовщик).В случае несоответствия фактического наличия ценностей данным документов поставщика при приеме груза от железной дороги (или пристани) составляется коммерческий акт, а при оприходовании на складе - акт приемки (форма № М-7). Эти документы являются основанием для предъявления претензии поставщику или транспортной организации.

Поступление запасов от собственного производства оформляется накладной, которая выписывается в двух экземплярах. Один используется как приходный документ склада, второй - как расходные документ цеха, сдал неиспользованные материалы, отходы производства, полуфабрикаты, готовую продукцию.

На основании документов об оприходовании осуществляются записи в карточках складского учета (форма М-12), которые являются регистром аналитического учета запасов на складе. Эти карточки выписываются в бухгалтерии предприятия и передаются на склад. Записи по каждой операции движения (поступления и выбытия из состава) осуществляются кладовщиком или заведующим складом.

Основные реквизиты карточки складского учета: название материала, краткая техническая характеристика, номенклатурный номер, норма запаса, дата записи, № документа, на основании которого осуществлено оприходования или выдача материала, от кого получено или кому выдано, поступление, расход, остаток после каждой операции.

После оприходования запасов на складе документы поставщиков вместе с приходным ордерам передаются в бухгалтерию для записей в системе счетов бухгалтерского учета.

Основными документами, на основании которых осуществляется отпуск, является лимитно-заборные карты (формы № 8 и 9) и накладные-требования (форма № 11).

Лимитно-заборная карта - это документ, который используется для оформления отпуска из состава запасов, потребляемых в производстве систематически. Выписку его осуществляет отдел снабжения в двух экземплярах на один или несколько видов запасов. Один экземпляр передается цеху-получателю, а второй - складу. В лимитно-заборной карте указывается лимит выдачи материала в месяц или квартал, а далее по мере выдачи материала осуществляется запись по каждой операции выдачи и остатка лимита после нее. Заведующий складом подписывает экземпляр карты цеха, а начальник цеха - экземпляр карты состава.

Основные реквизиты лимитно-заборной карты: месяц, год, название материала, лимит выдачи, дата выдачи, выдана количество, остаток лимита, подписи начальника отдела, установил лимит, начальника подразделения-получателя, заведующего складом.

Накладная-требование используется для разового или сверхлимитного отпуска производственных запасов со склада в производство. Основными реквизитами этого документа является дата составления, основание выдачи, фамилию того, кому выдать, название материальных ценностей, единица измерения, количество, требуется, и фактически выдана, цена, сумма, подписи лиц, которые позволили и осуществили отпуск, а также главного бухгалтера и получателя.

В конце месяца все документы о выдаче запасов со склада передаются по реестру в бухгалтерию для отражения расходов в системе счетов бухгалтерского учета.