Анализ видов деятельности и расхода времени. Листок “дневных помех”

Л. Зайверт

ПЛАНИРОВАНИЕ: КАК ГОТОВИТЬ ВЫПОЛНЕНИЕ СВОИХ ЗАДАЧ

ОСНОВЫ ПЛАНИРОВАНИЯ

Планирование призвано обеспечить хозяйское использование, вероятно, самого ценного достояния – времени, а именно:

· либо имеющееся время употребить для плодотворной и успешной деятельности (максимальный критерий);

· либо достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени (минимальный критерий).

Чем лучше мы распределим (читай: спланируем) свое время, тем лучше мы сможем использовать его в своих личных и профессиональных интересах. Планирование как составная часть задач и правил самоменеджмента означает:

Подготовку к реализации целей + структурирование (упорядочение) времени.

Планирование ежедневной работы, средне- и долгосрочных акций и результатов означает также выигрыш во времени, достижение успеха и большую уверенность в себе.

Также как любая фирма планирует или должна планировать свою сбытовую и производственную деятельность, каждый человек должен думать и работать, заглядывая в будущее, и не отдаваться во власть событий.

Вряд ли необходимо вам как руководителю доказывать преимущества планирования в рамках предприятия. Вместе с тем мы хотели бы Вас призвать к следующему:

Станьте в своей деловой сфере сами для себя предпринимателем и планируйте использование своего времени для достижения своих целей!

Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени.

Общий практический опыт на производстве свидетельствует о том, что увеличение затрат времени на планирование приводит к сокращению времени на использование и в конечном счете к экономии времени в целом.

Очевидно, что этот процесс не может быть произвольно растянут, когда-то наступает оптимум, и дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным.

Динамика и частичная непредсказуемость производственной деятельности, как правило, приводят к тому, что абсолютный оптимум никогда не может быть запланирован и достигнут, однако если Вы добьетесь ежедневного выигрыша порядка 30 минут, то это уже можно считать успехом. Общим правилом можно считать следующее:

“Кто регулярно в течение 10 минут подготавливает свой рабочий день, тот сможет ежедневно сэкономить 2 часа, а также вернее и лучше справиться с важными делами”.

От общего планового периода (год, месяц, неделя, день) надо максимально 1% времени тратить на планирование.

Пример: для разработки плана дня требуется 5–10 минут.

ПРИНЦИПЫ И ПРАВИЛА ПЛАНИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИ

тобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, Вы должны ясно представлять себе, насколько ограничен ваш бюджет времени. Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

Мы планируем не только наши профессиональные и личные цели, но и текущую связанную с работой нагрузку, чтобы лучше справляться с принятием, отклонением или откладыванием новых задач и требований.

Таким образом, чем лучше мы представляем свой временной бюджет и совокупность своих задач, тем больше мы готовы перепоручать менее важные дела, уменьшать их число или отодвигать на более поздние сроки.

Чтобы Вас не отпугивало обилие нижеследующих правил планирования времени, предлагаем вам отметить пять наиболее важных с Вашей точки зрения принципов, которые вы хотели бы применять в своей практике.

Основное соотношение (60:40).

Составляйте план лишь на определенную часть своего рабочего времени, как показывает опыт, лучше всего на 60%.

События, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты (“поглотители” времени), а также личные интересы и потребности не могут быть запланированы целиком без остатка. Соответственно свое время надо распределить между тремя блоками.

Основное правило планирования времени:

60% – запланированная активность;

20% – непредвиденная активность (резервы времени и непланируемые действия);

20% – спонтанная активность (управленческая деятельность, творчество).

В зависимости от вида и рода Ваших занятий указанные величины могут отклоняться в ту или иную сторону. Более точно вы можете их определить, исходя из анализа отдельных видов деятельности и расхода времени, представляющего собой основу всякого планирования времени.

Анализ видов деятельности и расхода времени. Листок “дневных помех”.

Задокументируйте и перепроверьте то, как и на что Вы используете (транжирите) свое время.

Таким образом Вы приобретете:

· постоянное представление о расходе своего бюджета времени;

· опыт как основу для будущей потребности во времени;

· исходные позиции для совершенствования применяемой Вами методики работы и распределения времени и т. д.

3. Сведение задач воедино – план действий.

Перечислите все предстоящие в соответствующем плановом периоде рабочие акции.

Невыполненное из этого списка Вы можете взять за основу для заполнения “свободных мощностей” при составлении плана на следующий период.

Чтобы составить хороший план расхода времени, важно всегда иметь представление о предстоящих делах. Разделите их, например, на долго-, средне- и краткосрочные задачи. Установите их приоритетность и действуйте в соответствии с нею, даже если менее важные дела, как это зачастую бывает, даются намного легче, чем более важные. Используйте для этих целей рабочий формуляр “Список дел и контроль за их выполнением”.