Учет продукции на складах и в других подразделениях организации

Сельскохозяйственная продукция, поступающая от урожая, а также другие товарно-материальные ценности хранятся на складах, которые располагаются как на центральной усадьбе, так и в структурных подразделениях (бригадах, фермах, участках).

В зависимости от видов ценностей, для хранения которых предназначены склады, их можно подразделить на общие и специализированные. Общие склады предназначены для хранения товарно-материальных ценностей, которые не требуют создания особых условий, а специализированные - приспособлены для хранения специфических товарно-материальных ценностей: семян, товарного зерна, минеральных удобрений, ядохимикатов и гербицидов, горюче-смазочных материалов и т.п.

В сельскохозяйственном производстве складское хозяйство имеет свои особенности. Такие ценности, как семена, фуражное зерно, концентрированные корма, хранят в закрытых, специально оборудованных помещениях. Грубые корма (сено, солома и др.) хранят, как правило, в специально отведенных местах, в заскирдованном виде, картофель и корнеплоды - в буртах, а в специализированных картофелеводческих организациях - в картофелехранилищах. Сенаж и силос хранится в башнях и траншеях. Для хранения горюче-смазочных материалов создают специально оборудованные нефтесклады.

Для нормальной работы складов и сохранности готовой продукции и материалов необходимо:

- обеспечить четкий распорядок дня работы складов, включая оформление документации и отражение операций текущего дня в карточках складского учета;

- установить круг лиц, на которых возлагается ответственность за приемку, хранение и отпуск ценностей, за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенной им продукции;

- заключить письменные договоры о полной индивидуальной ответственности с работниками, которые должны нести материальную ответственность за недостачу ценностей;

- проводить инвентаризацию готовой продукции и материалов в порядке и сроки, установленные Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.11.2007 № 180, и другими нормативными актами; представлять в бухгалтерию организации результаты проведенных инвентаризаций и контрольных выборочных проверок остатков отдельных видов продукции и материалов для своевременного отражения в учете.

Все складские помещения должны быть оснащены инвентарем и оборудованием в соответствии с правилами пожарного надзора и техники безопасности. На складах должны быть инструменты, необходимые для работы, а также проверенное и отлаженное весовое хозяйство и измерительное оборудование.

В местах хранения каждого вида готовой продукции и материалов прикрепляют специальные ярлыки. В них указывают название продукции или материалов, приводят их характеристику. Бланк ярлыка заполняет кладовщик при поступлении ценностей на склад.

На складах материально ответственные лица ведут количественный учет движения продукции и материалов. Для этих целей применяют карточку складского учета, записи в которую производят только в натуральных измерителях (кг, ц, м и т.д.). В бухгалтерии организаций бланки карточек складского учета нумеруются и выдаются материально ответственным лицам под расписку в специальном журнале регистрации.

Материально ответственные лица карточку складского учета открывают на каждое наименование (сорт) материальных ценностей с обязательным указанием их учетной цены.

На основании документов на поступление и отпуск товарно-материальных ценностей кладовщик (заведующий складом) производит соответствующие записи в карточке складского учета и выводит остатки после каждой записи. На складах карточки складского учета размещаются в специальных картотеках. Для удобства пользования карточками их размещают в алфавитном либо другом порядке с указанием на разделителе букв алфавита либо другого признака.

Карточки складского учета запасных частей в картотеке целесообразно размещать по группам и маркам машин, а внутри их - в алфавитном порядке.

На складах с небольшой номенклатурой готовой продукции и материалов вместо карточек складского учета применяют книгу складского учета. В данной книге, как и в карточках, записи производят только в натуральных измерителях. До передачи книги на склад все страницы в ней должны быть пронумерованы, а книга прошнурована. На последней странице ставится подпись руководителя и главного бухгалтера или лиц, уполномоченных на это руководителем организации. Для каждого вида готовой продукции и материалов в книге складского учета открывают отдельный счет. Последовательность открытия счетов должна быть такой же, как и в аналитическом учете в бухгалтерии организации. По каждому субсчету в книге необходимо оставлять место для открытия новых счетов, если в течение года необходимо будет сделать записи о вновь поступивших материалах.

Записи в книгу складского учета производят ежедневно строго по каждому документу на поступление и отпуск товарно-материальных ценностей. Остатки товарно-материальных ценностей на начало года заносят в книгу складского учета на основании данных этого же документа за прошлый год, подтвержденных инвентаризацией.

Количество поступающих на склад ценностей записывают в графу «Приход» книги, выданных со склада - в графу «Расход». После каждой записи о поступлении или расходовании готовой продукции, материалов в книге выводится остаток. Заведующий складом (кладовщик) должен иметь у себя образцы подписей лиц, распоряжающихся отпуском товарно-материальных ценностей.

Следует отметить, что записи в книгу или карточки складского учета производятся по каждому документу. Объединение нескольких документов в одну запись не допускается.

Так как в сельскохозяйственных организациях отпуск кормов производится ежедневно на основании ведомости расхода кормов, а систематический отпуск в течение месяца других видов продукции и материалов - по лимитно-заборным картам, то записи в книгу складского учета вносят по мере закрытия этих документов, но не позднее первого числа месяца, следующего за отчетным. При отражении хозяйственных операций и в книге (карточке) складского учета, и на документе должен проставляться один и тот же порядковый номер, определяемый с начала года, что облегчает выявление ошибочных записей и нахождение необходимых документов.

Если при записи по какому-либо виду товарно-материальных ценностей в книге или карточке складского учета допущена ошибка, то она исправляется следующим образом: зачеркивается неправильная цифра или слово и над ней надписываются правильные данные, которые заверяются подписью кладовщика (заведующего складом). Правильность исправлений проверяется и заверяется подписью работника бухгалтерии.

Работники бухгалтерии в присутствии кладовщика обязаны систематически осуществлять проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, а также своевременности и правильности записей в книге и карточках складского учета. Проверку записи операций и выведение остатков по каждой операции работник бухгалтерии подтверждает своей подписью по соответствующей строке книги (карточки) складского учета. Если в результате такой проверки у материально ответственного лица выявлены серьезные нарушения, работник бухгалтерии обязан провести инструктаж, а в необходимых случаях доложить об этом главному бухгалтеру.

В конце месяца материально ответственное лицо составляет отчет о движении продукции и материалов (форма 215-АПК). Отчет составляется в двух экземплярах на основании документов на поступление и отпуск готовой продукции и материалов и записей в книге (карточках) складского учета. Один экземпляр отчета остается в бухгалтерии, а второй (с подписью бухгалтера в приемке) - возвращается кладовщику после сверки его данных с документами. Материально ответственные лица отчеты составляют, как правило, в натуральных измерителях. Оценку отраженных в них материальных ценностей производят в бухгалтерии.

На каждую группу материальных ценностей, учитываемых на отдельных синтетических счетах, составляют отдельный отчет.

В отчете указывают остаток готовой продукции и материалов на начало месяца, затем заполняют разделы «Поступило» и «Выбыло» и выводят остаток на конец месяца по каждому виду ценностей и в целом по счету. Остаток материальных ценностей на начало отчетного периода материально ответственное лицо переносит из отчета за прошлый месяц, показанный по строке «Остаток на конец месяца» в количественном и суммовом выражении.

В разделах «Поступило» и «Выбыло» отчета поступление и отпуск готовой продукции и материалов группируют по источникам поступления и направлениям расходования. Такую группировку целесообразно производить по корреспондирующим счетам, которые в дальнейшем проставляются на отчете в бухгалтерии организации при контировке документа. Такой порядок составления отчетов о движении продукции и материалов значительно облегчает их проверку и дальнейшее использование в учетной практике, устраняет необходимость разработок других документов по движению товарно-материальных ценностей.

На наш взгляд, было бы целесообразным в учетной политике организации закрепить последовательность отражения в отчетах о движении продукции и материалов источников поступления и направлений расходования товарно-материальных ценностей.

Так, например, в разделе «Поступило» отчета установить следующие позиции:

1 - от собственного производства (от урожая);

2 - от поставщиков;

3 - от подотчетных лиц;

4 - внутреннее перемещение;

5 - безвозмездное поступление;

6 - в погашение недостачи, порчи и т.д.

Грамотное и квалифицированное составление отчетов о движении продукции и материалов имеет важное значение, как для ведения сальдовых ведомостей, так и для составления необходимой отчетности, а также заполнения регистров бухгалтерского учета.

Если в результате проверки бухгалтерией представленного материально ответственным лицом отчета о движении продукции и материалов возникнут расхождения, то организация должна провести инвентаризацию остатков и выверить правильность их отражения в учете. Исправления в отчете заверяются подписями материально ответственного лица и бухгалтера.

Сельскохозяйственные организации имеют собственный машинно-тракторный и автомобильный парк. Его эффективная эксплуатация требует своевременного проведения как текущих, так и капитальных ремонтов, что вызывает необходимость в приобретении запасных частей и ремонтных материалов. В связи с большим количеством наименований запасных частей и ремонтных материалов к автомобилям, тракторам, комбайнам и другим сельскохозяйственным машинам и механизмам отчет о движении продукции и материалов (форма 215-АПК) по данному виду товарно-материальных ценностей имеет некоторые особенности. Они состоят в том, что отчет составляется в суммовом выражении по укрупненным группам, т.е. без перечисления всех наименований запасных частей.

Отчет о движении продукции и материалов в сроки, установленные графиком документооборота, с приложенными к нему первичными документами на поступление и отпуск товарно-материальных ценностей, представляется в бухгалтерию организации. Бухгалтер принимает и подписывает оба экземпляра отчета, один из которых, как уже было отмечено ранее, возвращается материально ответственному лицу.