Первичная документация по учету труда и его оплаты
Т Е М А № 3
УЧЕТ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ
3.1. Первичная документация по учету труда и его оплаты
3.2. Учет начисления отдельных видов оплат. Расчет средней зарплаты для разных выплат
3.3. Аналитический учет расчетов с работающими
3.4. Удержания из зарплаты и их учет
3.5. Аналитический и синтетический учет депонированной заработной платы
3.6. Синтетический учет расчетов по заработной плате
3.7. Учет начислений и расчетов с фондами социального страхования
Первичная документация по учету труда и его оплаты
Основными документами, определяющими перечень и форму первичных документов по учету кадров, являются приказы Минстата № 489 от 05.12.2008 г. и № 277 от 27.10.1995 г. Совместно данными приказами был утвержден пакет типовых форм по учету кадров и учету использования рабочего времени, в которые входят:
П-1 "Приказ (распоряжение) о приеме на работу";
П-2 "Личная карточка работника";
П-3 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска";
П-4 "Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)";
П-5 "Табель учета использования рабочего времени";
П-6 "Расчетно-платежная ведомость работника";
П-7 " Расчетно-платежная ведомость (сводная)";
П-9 "Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним";
П-10 "Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним";
П-11 "Акт списания трудовых книжек или вкладышей к ним";
П-15 "Список лиц, которые работали сверхурочное время";
П-16 "Листок учета простоев".
Типовые формы П-1; П-2; П-3; П-4; П-5; П-6; П-7; П-8 утверждены Приказом № 489, а типовые формы П-9; П-10 и П-11утверждены Приказом № 277.
Приказ П-1 предназначен не только для подтверждения факта приема работника на работу, но и для подтверждения прохождения работником всех необходимых процедур, связанных с его приемом на работу, а проект приказа служит еще и пропуском на предприятие потенциальному работнику в период оформления его на работу. После прохождения всех процедур (ознакомления с рабочим местом, получения согласия руководителя подразделения на прием данного работника и т.д.) руководителем предприятия подписывается Приказ П-1 и с его содержанием ознакамливают работника под роспись в форме П-1 и Личной карточке типовой формы П-2
После этого с работником проводят соответствующий инструктаж (по необходимости, которая зависит от того, на какую работу принимается данный работник, - по технике безопасности, по пожарной безопасности и т.д.). Кроме этого, работника должны ознакомить: с правилами внутреннего трудового распорядка, а если предполагается, что у него будет особый режим и график работы, то и с ними; с условиями коллективного договора; с правилами и порядком получения и использования необходимого в работе оборудования, инструментов, инвентаря, спецодежды и т.д.; с должностными инструкциями, положением о документообороте и прочее (если это ИТР, служащий и т.п.).
Личная карточка типовой формы П-2 заполняется в момент приема работника на работу и в случае возникновения каких-либо изменений данных, в ней указанных, в нее вносятся исправления корректурным способом. Во-вторых, записи относительно назначений и переводов должны полностью соответствовать данным, указанным в трудовой книжке работника.
После подписания всех необходимых договоров (контрактов), издания приказа о приеме работника на работу и прохождения им всех необходимых инструктажей наступает время оформления его по учетным регистрам и бухгалтерским документам.
Первое, что необходимо проверить бухгалтеру, - это наличие табельного номера у принятого работника. Порядок присвоения табельных номеров законодательно не определен, хотя многие нормативные документы, прямо или косвенно, говорят о необходимости наличия табельного номера. Учитывая это, предприятия, учреждения, организации или ведомства разрабатывают и утверждают своими внутренними документами порядок присвоения табельных номеров, в частности:
1) на предприятии должен быть ответственный работник (как правило, работник отдела кадров), на которого возлагаются обязанности по присвоению табельных номеров, по доведению информации о присвоенном табельном номере тому или иному работнику непосредственно самому работнику и соответствующим должностным лицам предприятия, по ведению реестра присвоенных табельных номеров и по контролю за соблюдением правил присвоения, использования и учета табельных номеров;
2) табельные номера должны присваиваться принятым работникам в момент оформления всех других документов по приему работника на работу или же в его первый рабочий день;
3) табельные номера присваиваются каждому вновь принятому работнику по возрастающей (без пропуска каких-либо номеров) в хронологическом порядке, за исключением случая, указанного в пункте 6 данного перечня;
4) то, какой принятому работнику присвоен табельный номер, должно указываться непосредственно в приказе о приеме работника на работу, в трудовом договоре (контракте), заключенном с работником, или в отдельном приказе (служебной записке), с содержанием которого должны ознакомиться все должностные лица предприятия, для которых эта информация необходима для полноценного и качественного выполнения их должностных обязанностей и сам работник, которому присвоен табельный номер;
5) табельный номер, присвоенный работнику, не меняется в течение всего срока его работы на предприятии и сохраняется за ним после его увольнения с предприятия (Период сохранения номера за бывшим работником предприятия у каждого предприятия свой. Некоторые сохраняют номер за бывшим работником и не присваивают его вновь принятым работникам в течение 25 лет, другие - 10 лет, а некоторые сохраняют за работником его табельный номер до тех пор, пока он не достигнет пенсионного возраста.);
6) в случае, если принимается на работу работник, ранее работавший на предприятии, то ему присваивается тот же табельный номер, который ему был присвоен при первом трудоустройстве на данное предприятие;
7) табельный номер работника должен состоять только из арабских цифр, без каких-либо дефисов (тире), индексов, серий и прочих знаков.
Кроме того, табельные номера присваиваются всем работникам предприятия, независимо от того, по основному месту работы принят данный работник (его трудовая книжка находится на этом же предприятии) или не по основному месту работы (его трудовая книжка находится на другом предприятии). Данное требование распространяется и на временных, сезонных работников, работников, работающих на дому или не полный рабочий день, неделю, и к прочим категориям работников, с которыми у предприятия установлены трудовые отношения.
Что касается граждан, с которыми заключены гражданско-правовые договора, большинство специалистов придерживается мнения, что данной категории лиц табельные номера присваивать нет необходимости.
Табельные номера используются не только для отметок в табеле учета рабочего времени, но, например, для автоматизации расчета начислений и удержаний с заработной платы. Одним из требований трудового законодательства является предоставление работнику полной информации об осуществленных ему начислениях заработной платы и произведенных с нее удержаниях. Для того чтобы избежать выстраивающихся перед бухгалтерией предприятия длинных очередей из работников, желающих в день выдачи зарплаты выяснить, сколько и за что им начислили и удержали, многие предприятия (особенно те, у которых расчет заработной платы осуществляется автоматически) практикуют выдачу каждому работнику расчетного листка. В таких расчетных листках не указывается фамилия имя и отчество работника, а только его табельный номер.
Первичными документами по учету табельных номеров являются приказы, договора (контракты), на основании которых присваиваются табельные номера работникам. Учетным регистром выступает Реестр присвоенных табельных номеров. К сожалению, общей (межотраслевой) типовой формы такого реестра не определено, поэтому каждое предприятие разрабатывает и утверждает свою форму.
После того, как работнику присвоен табельный номер, на него открывается Лицевой счет типовой формы П-54, утвержденный Приказом № 144 (утратил силу с 01.01.09). В соответствии с Приказом № 144 типовая форма П-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний с заработной платы на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат.
Есть еще одна типовая форма Лицевого счета, утвержденная все тем же Приказом № 144. Эта форма П-54а используется при обработке учетных данных с помощью средств вычислительной техники и содержит только условно-постоянные реквизиты о работнике. Данные по расчету заработной платы вкладываются ежемесячно в лицевой счет в виде машинограммы. Содержание граф машинограммы лицевого счета может быть напечатано на третьей странице формы или на самой машинограмме. Вторая и четвертая страницы формы используются для печатания кодов видов оплат и удержаний.
Таким образом, в момент оформления работника в бухгалтерии на каждого принятого работника открывается Лицевой счет в одном экземпляре, в котором указываются все данные о работнике, которые необходимы для осуществления расчета начислений и удержаний заработной платы, в том числе для предоставления льгот по налогам и платежам.
Открывается такой Лицевой счет, как правило, расчетным бухгалтером по распоряжению главного бухгалтера и на основании приказа о приеме на работу, трудового договора (контракта) и прочих документов.
Необходимо отметить, что на практике не все предприятия используют данную типовую форму для осуществления расчета начислений и удержаний по заработной плате. Многие, кто по сложившейся практике, кто по незнанию, а кто по иным причинам, используют старые (еще времен мемориально-ордерной системы учета) типовые формы Лицевых карточек или менее старые (времен журнально-ордерной системы учета) Книг по учету заработной платы. То, какой учетный регистр использует предприятие по учету начислений и удержаний с заработной платы, должно быть определено в приказе об учетной политике предприятия в разделе, в котором определяется перечень первичных документов и учетных регистров, используемых предприятием.
Кроме всего прочего в приказе об учетной политике предприятия должен быть определен перечень должностей, занимая которые работники несут материальную ответственность, ограниченную или полную. Если работник принят на одну из таких должностей и с ним заключен договор о материальной ответственности, то главный бухгалтер предприятия должен внести его в соответствующий перечень работников с полной или ограниченной материальной ответственностью. Такие работники имеют право на получение и использование на производственно-хозяйственные нужды объектов основных средств, нематериальных активов, товароматериальных ценностей, денежных средств и прочих активов. В связи с этим, одновременно с приказом о приеме работника на работу издается приказ о создании комиссии для осуществления приема-передачи активов от увольняющегося материально ответственного лица принятому материально ответственному лицу. Кроме этого, такие работники обязаны в определенной предприятием форме и определенный предприятием срок сдавать отчеты об остатках, приходе и расходе с расшифровкой источника поступления и направления (назначения) расхода активов, находящихся под их материальной ответственностью.
Бухгалтера, как правило, ведут в произвольной форме, реестр материально ответственных лиц, лиц, имеющих право на получение и использование активов предприятия, и лиц, ответственных за сдачу соответствующих отчетов об использовании таких активов.
Необходимо помнить о том, что материальные ценности могут выдаваться и работникам, не являющимся материально ответственными лицами. Например, выдача в пользование необходимых работнику для выполнения его обязанностей инструментов, приборов, приспособлений, инвентаря и прочих ценностей.
Кроме этого, в соответствии с Законом об охране труда и КЗоТ, работники определенных профессий и специальностей, занятых на работах с вредными и небезопасными условиями труда, а также на работах, которые связаны с загрязнением, или на тех, которые осуществляются в неблагоприятных температурных условиях, прежде чем приступить к исполнению своих обязанностей, должны получить специальную одежду, специальную обувь и (или) средства индивидуальной защиты (далее - СИЗ).
Выданные таким (нематериально ответственным) работникам инструменты, приспособления, приборы и прочий инвентарь, а также СИЗ, остаются в собственности предприятия и под материальной ответственностью, как правило, руководителя соответствующего подразделения (службы) предприятия или непосредственного руководителя работника (материально ответственного лица).
Следующее, что необходимо отметить, - это отсутствие единой целостной стройной системы типовых документов по отражению операций, связанных с начислением заработной платы и осуществлением удержаний с нее. В данном вопросе многое (кроме выдачи заработной платы) отдано "на откуп" предприятиям, которые имеют право не только разрабатывать и утверждать систему документирования (документооборота) операций, связанных с заработной платой (с начислениями и удержаниями с нее), но и определять форму и перечень реквизитов первичных документов, которыми оформляются такие операции. Естественно, что все это должно быть отражено в приказе об учетной политике предприятия.
В вопросе документирования операций по начислению основной заработной платы, прежде всего, необходимо:
1) четко определиться с базой для расчета начисленной заработной платы по каждой форме и системе оплаты труда;
2) оформить документ, подтверждающий ее (базы для расчета) фактический объем за соответствующий период (сумму, продолжительность, количество и пр.) в целом по предприятию и конкретно по каждому отдельному работнику или группе работников;
3) установить и документально оформить "коэффициент перерасчета" базового объема в сумму начисленной заработной платы по каждому отдельному работнику или группе работников;
4) осуществить и документально оформить расчет суммы начисленной заработной платы путем соотношения базы для расчета к "коэффициенту перерасчета".
Определяя для каждого отдельного работника или группы работников форму и систему оплаты труда, тем самым и определяется база для расчета их заработной платы. Если работник находится на повременной форме оплаты труда, то базой для расчета его заработной платы является отработанное им время. Если работник находится на сдельной форме оплаты труда, то в зависимости от системы оплаты труда, которая установлена для данного работника, базой для расчета может быть и количество изготовленной продукции, выполненных работ или услуг, и сумма денежных средств (если, например, работнику установлена система оплаты труда в процентах от сданной им выручки за реализованные товары, работы или услуги), и количество собранных (закупленных) товаро-материальных ценностей, сырья, вторсырья, металлолома и т.д. и т.п. Поскольку формы и системы оплаты труда определяются в договорах (трудовых, коллективных, подрядных), то, соответственно, из их же условий и вытекает определение для каждого работника или группы работников базы расчета начисленной заработной платы.
Зная базу для расчета начисленной заработной платы по каждому работнику или группе работников, необходимо ежемесячно определять ее фактический объем опять же по каждому отдельному работнику или группе работников. Определение это осуществляется первоначально непосредственными руководителями работников (мастерами, начальниками цехов, участков и т.д.) или работниками, на которых возложена такая обязанность (табельщики, учетчики, нормировщики и т.д.) с оформлением соответствующих, подтверждающих такие фактические объемы, документов. Для повременщиков - это табель, для сдельщиков - это акты, наряды на выполненные работы, наряд-заказы, накладные о сдаче изготовленной продукции (изделий) на склад и прочее.
Если относительно табелей учета отработанного времени больших проблем не возникает, так как существуют его типовая форма (типовая форма П-5 "Табель учета использования рабочего времени") и определен порядок его заполнения (Приказом № 489), то относительно актов, нарядов и прочих первичных документов, подтверждающих объем произведенной продукции, выполненных работ или оказанных услуг и т.д., таких типовых, единых для всех документов не определено.
Конечно, имеются отдельные типовые первичные документы, которыми можно воспользоваться для подтверждения фактического объема базы для расчета заработной платы. Примером может служить Приходный ордер типовой формы М-4, утвержденный Приказом № 193, которым может быть оформлена сдача на склад произведенной работником продукции (изделий).
Имеются и отдельные отраслевые типовые первичные документы, которыми также подтверждаются фактические объемы базы для расчета заработной платы. Примером может служить Наряд-заказ, форма которого утверждена Приказом № 157 и которым могут быть оформлены фактически поступившие и выполненные заказы на изготовление кондитерских и прочих изделий на предприятиях общественного питания.
Наряд-заказ одновременно является документом для:
определения производственной задачи на изготовление кондитерских изделий;
составления расчета необходимого количества сырья на изготовление готовых изделий соответственно заказу;
контроля за выпуском из производства готовых изделий в количестве и ассортиментах соответственно заказу;
расчета заработной платы кондитерам.
Но, несмотря на наличие отдельных типовых отраслевых или межотраслевых первичных документов, подтверждающих фактический объем базы для расчета заработной платы (изготовленной продукции, выполненных работ или услуг и т.д.), тем не менее большинство предприятий вынуждены самостоятельно разрабатывать и утверждать дополнительно такие первичные документы для заполнения имеющихся пробелов, чтобы получить полноценную целостную систему документирования операций, связанных с начислением заработной платы.
Первичные документы могут быть двух видов:
1) регистрирующие факт осуществления отдельной операции (далее будем их именовать "регистрирующие");
2) накапливающие факты осуществления последовательных или однородных операций, связанных с определенным изделием (продукцией) или работником (работниками) (далее - накопительные).
Примером регистрирующего документа может служить Наряд-заказ или, например, акт выполненных работ. Регистрирующие документы, в том числе и акт, используются в тех случаях, когда работником или группой работников все время выполняются разные (по содержанию, трудозатратам, стоимости и т.д.) или очень редко повторяющиеся работы. В связи с этим, такой первичный документ должен обязательно содержать перечень (описание) выполняемой работником или группой работников работы, необходимые затраты времени на ее выполнение в человеко-часах и, возможно, ее стоимость, то есть сумму заработной платы, которая начисляется за выполнение данной работы. Если стоимость такой работы определяется отдельным документом (договором, утвержденными сдельными расценками и т.д.) то указание стоимости работы в регистрирующем первичном документе, подтверждающем факт ее выполнения, не обязательно. Кроме этого документ должен содержать подтверждение факта выполнения указанных в нем работ в полном объеме, качественно и в определенный срок. Подтверждение факта, указанного в первичном регистрирующем документе, может быть осуществлено членами приемной комиссии, заверяющими акт своими подписями (как правило, в случаях, когда результаты выполненной работы не материальны), или подписью ответственного работника, принимающего результаты работы (например, кладовщика, принимающего изготовленную деталь, продукцию, изделие и т.д.).
Что касается накопительных первичных документов, то они могут быть связаны с определенным изделием (продукцией) или с работником. Примером накопительного первичного документа, связанного с изделием (продукцией), является Маршрутный лист, в котором последовательно указываются операции, которые осуществляются с начала производства изделия (продукции) до ее завершения. Указываются не только операции, но и то, кто их выполнил, когда (в течение какого периода времени) и сколько за ее выполнение должно быть начислено заработной платы. Если стоимость указанных в Маршрутном листе операций определяется отдельным документом (договором, утвержденными сдельными расценками и т.д.), то указывать их стоимость в Маршрутном листе не обязательно. По завершении изготовления изделия (продукции) в Маршрутном листе должна осуществляться запись, подтверждающая данный факт. Как и в случае с регистрирующим документом, такой факт подтверждается либо членами приемной комиссии, которые подписывают Маршрутный лист (случается крайне редко и, как правило, тогда, когда принимается сложное, потенциально опасное для жизни и здоровья человека или дорогостоящее изделие (продукция)) или подписью ответственного работника, принимающего результаты труда (например, кладовщика, принимающего изготовленное изделие (продукцию)).
Примером накопительного первичного документа, связанного с работником, является Реестр сданной на склад готовой продукции, изготовленной работником (группой работников), в котором указываются в хронологическом порядке (по сменам или рабочим дням) количество сданной однородной продукции.
В зависимости от типов производств, технологии в разных цехах и на участках, организации оплаты труда могут применяться разные системы учета выработки. Система учета представляет собой сочетание способа получения первичной информации, порядка ее записей и применяемых форм первичных документов.
В этом смысле можно выделить следующие системы учета выработки:
пооперационная приемка выработки рабочих с применением индивидуальной оплаты труда;
учет выработки по конечной операции или конечной продукции;
инвентарная.
Система пооперационной приемки предусматривает приемку, подсчет и фиксирование информации о выработке каждого рабочего в первичных документах контролером ОТК или мастером после выполнения каждой операции. Наиболее распространенным первичным документом при этом является наряд на сдельную работу, который выписывается до начала работы и передается рабочему (бригадиру). После выполнения задания фиксируется фактическая выработка. Ежедневно наряды на выполненные работы сдаются в бухгалтерию для начисления заработной платы. Этот документ содержит следующие реквизиты: дату выдачи, номер наряда, фамилию и табельный номер рабочего, коды цеха, участка, вида оплаты, операции, детали, производственных затрат, количество выработки в натуральном выражении, норму времени, расценку.
Маршрутная форма широко применяется в основных цехах машиностроительных заводов с серийным типом производства. Эта форма учета обеспечивает контроль за выработкой и движением деталей, а также сокращает количество выписываемых документов. Маршрутный лист выписывается производственным отделом на каждую партию однородных деталей и сопровождает эту партию от одной операции к другой. В маршрутном листе проставляют шифр и количество деталей в партии, операции обработки (маршрут) и передают на производственные участки. По мере выполнения операций контролер ОТК записывает в маршрутном листе количество принятых деталей и брака, фамилию и табельный номер исполнителя. После обработки всей партии деталей на всех операциях, маршрутный лист подписанный мастером ОТК передается в бухгалтерию для начисления заработной платы.
Система учета выработки по конечной операции или конечной продукции предусматривает расчет заработка бригады рабочих (групп) исходя непосредственно из количества готовых изделий, узлов, деталей, подсчитанных ОТК после прохождения последней операции, сдачи на склад или передачи в другой цех (участок). Наиболее распространена бригадная организация труда и учет выработки по конечной операции и конечной продукции на предприятиях с массовым производством продукции. Эта система применяется при бригадной форме организации труда, так как предусматривает закрепление за группой работников единого задания, коллективную ответственность и оплату результатов труда. Первичными документами о выработке являются рапорта или ведомости выработки бригадой. В них указывают фамилии, табельный номер рабочего, разряд и количество отработанного времени. При распределении бригадного заработка учитывают и коэффициент трудового участия (КТУ) каждого члена бригады.
Учет выработки и оплаты ее по конечной операции (продукции) обусловлены соответствующей организацией производства и труда. Эта система способствует повышению ответственности и материальной заинтересованности каждого участника бригады в конечных результатах работы. Обеспечивается также совмещение профессий и выполняемых функций, интенсифицируется труд. При этом система документирования способствует усилению контроля за выработкой и заработной платой.
При отсутствии коллективной оплаты и объединения рабочих в бригады в массовых и крупносерийных производствах с поточной организацией труда применяется инвентарная система учета выработки. Сущность ее состоит в том, что для определения выработки каждого рабочего за смену или расчетный период проводят пооперационную инвентаризацию. Остатки необработанных деталей, изделий нередко сдаются на межоперационный склад, а при отсутствии таких помещений остаются на рабочих местах. Выработка каждого рабочего определяется как остаток деталей по каждой операции на начало смены (расчетного периода) плюс поступление деталей на обработку минус остаток необработанных деталей на конец смены. Выявленное количество обработанных деталей записывается в сменный рапорт о выработке и сдается для обработки в бухгалтерию.