Проведение экспертизы логистики компании – внешний аудит. Типовые программы и методики проведения логистического аудита

Тема 6. Логистический аудит

Почему необходимо проведение логистического аудита на предприятии?

Отлаженная система логистики на предприятии предполагает наличие высококвалифицированного и компетентного персонала, современного складского и транспортного оборудования, высокопроизводительных технологий. По разным причинам еще не все предприятия или компании готовы к реализации системных проектов в области логистики: не готова сама организация, система управления, персонал.

С другой стороны, консультанты по логистике, как правило, предлагают решения в тех функциональных областях, в которых они компетентны, не охватывая вниманием системные проблемы предприятия.

Системный логистический аудит больше востребован для промышленных предприятий, реализующих широкий комплекс функций, связанных с закупками, производством и сбытом продукции, а также для крупных торговых компаний. Тем не менее, в последнее время отмечается возрастающая заинтересованность в этой услуге среднего и малого бизнеса. Результаты аудита могут быть полезными для консалтинговых фирм, а также фирмам, предлагающим информационные решения в области логистики. Логистическим компаниям (складским операторам и экспедиторским фирмам) результаты аудита помогут больше узнать о своих клиентах.

Что такое аудит?

Аудит - системный процесс получения и оценки объективных данных об экономических действиях и событиях, устанавливающий уровень их соответствия заявленному критерию и представляющий результаты заинтересованным пользователям.

Синонимами термина являются "исследование", "диагностика", "изучение".

Цель проведения аудита - создание базы данных, которую можно использовать для оценки компонентов логистической системы, выявления возможностей повышения эффективности и производительности. Для этого выявляются, собираются и анализируются данные, описывающие текущие затраты и уровень обслуживания внутренних и внешних клиентов.

Проведение системного логистического аудита компании лучше всего поручить экспертам, специализирующимся на решении проблем в данной области. Благо сегодня на рынке присутствуют компании, готовые оказать такую услугу. Однако даже перед профессионалами необходимо четко и понятно определить тот круг задач, которые должны быть решены в ходе исследования.

Какие задачи решаются аудитом? Для каждой конкретной компании они могут быть специфичны, но существуют такие задачи, которые характерны для любого предприятия. В ходе аудита должны быть:

§ выявлены сильные и слабые стороны логистической системы предприятия;

§ определены позитивные и негативные тенденции;

§ выявлены возможности для развития и оптимизации деятельности;

§ уточнены случаи неэффективного использования ресурсов,

§ произведена оценка уровня конкурентоспособности.

Ключевой принцип логистического аудита - идти от общего к частному: от общих целей и глобальных показателей операционной работы к причинам низкой эффективности и производительности и упущенных возможностей; а затем - к детальному исследованию выбранных сфер вашей деятельности.

Нельзя осуществлять, например, локальную оптимизацию склада либо транспорта на этапе сбыта продукции, либо на этапе закупок - решения вытекают из системного видения всей цепочки поставок.

Иллюстрация цепочки поставок. Прежде чем реализовать мероприятия по улучшению логистики в компании или на предприятии, изучаются области продаж (розничные и оптовые клиенты), складирования (склады сырья и материалов, готовой продукции), производства. Проблемы в области управления логистическими функциями(закупками, поставками, запасами, транспортировкой, хранением, распределением) и планирования продаж, производства, составления планов-графиков комплектации, доставки, надо видеть в целом. Часто выполнение этих задач функциональными специалистами не скоординировано. Это результат того, что на предприятии отсутствуют координаторы процессов, протекающих по всей цепи поставок. Поэтому при проведении системного анализа происходит исследование по всей цепочке поставок.

Какие области деятельности предприятия должен затронуть аудит? Перечислим их:

§ обслуживание клиентов (управление выполнением заказов), как внешних, так и внутренних;

§ транспортировка - как входящая, так и исходящая;

§ межскладские внутренние перемещения;

§ складирование по всей цепочке;

§ управление запасами и прогнозирование;

§ планирование операций - увязанное планирование продаж, производства, закупок (диспетчирование);

§ продажи и маркетинг;

§ финансы (бухгалтерия);

§ закупки;

§ общий менеджмент на предприятии.

При выстраивании системы логистики важно фокусироваться на:

а) качестве обслуживания внутренних и внешних клиентов;

б) достижении оптимума совокупных затрат и издержек с точки зрения обеспечения требуемого уровня обслуживания клиентов.

Аудиту могут быть подвергнуты весь бизнес, часть бизнеса (конкретный отдел, сектор, вид деятельности, процесс, продуктовая линия, информационная система).

Чрезвычайно важен профессиональный уровень внешних экспертов. Они не обязательно должны знать специфику конкретного бизнеса, но они должны быть компетентными в области теории и практики логистики и управления цепей поставок.Это позволит выявить те глубинные резервы, тот скрытый потенциал, имеющийся на предприятии, и дать объективную оценку уровня логистического менеджмента на предприятии.

Теперь, когда мы определились с теми задачами, которые необходимо себе ясно представлять, заказывая услугу системного логистического аудита, переходим к рассмотрению комплекса мероприятий, реализуемых аудиторской компанией.

Какие же мероприятия реализуются?

Создается команда аудита, включающая специалистов, которые будут тесно работать с внешними экспертами.

Команда аудита включает

- представителей служб логистики и других функциональных подразделений: специалистов, участвующих в управлении различными видами логистической деятельности (перевозки грузов, складирование, эксплуатация собственного парка подвижного состава, обслуживание клиентов, запасы);

- специалистов, представляющих другие функциональные подразделения, взаимодействующие со службой логистики (финансы и бухгалтерия, контроль, маркетинг и продаж, производство и закупки, информационные технологии).

Предварительное исследование длится 2-3 дня. Затем в течение недели эксперты обрабатывают результаты аудита и готовят предварительный перечень рекомендаций, точнее, круг вопросов, подлежащих аудиту.

Далее эксперты совместно со специалистами формулируют вопросы, которые ложатся в основу интервью, анкет, вопросников. Штатные сотрудники компаний и предприятий не всегда четко представляют систему логистики, поэтому важно привлекать внешних экспертов.

Должен быть установлен контакт и обеспечено непосредственное общение экспертов с собственниками бизнеса и топ-менеджментом компании. Почему ключевым звеном системного логистического аудита является именно эта категория сотрудников компании? Дело в том, что для предприятия вопросы, связанные с логистикой, являются затратной составляющей, и не всегда топ-менеджмент ясно себе представляет, какие выгоды получит предприятие от постановки системы логистики. Для промышленного предприятия приоритетными являются инвестиции на производственную инфраструктуру, поэтому важно, чтобы инвесторы четко видели выгоду от внедрения отлаженной системы логистики, возможности увеличения прибыльности. В ходе аудита составляется перечень показателей, по которым оцениваются логистические функции. В мировой практике имеется SCOR-модель, включающая в себя порядка 700-800 показателей. На конкретном предприятии число используемых показателей зависит от того, насколько информационная система или системы (как правило, разрозненные), позволяют получить данные для расчета тех или иных показателей. Эксперты устанавливают, какие показатели можно применить на данном предприятии.

Ключевые позиции

Основная цель проведения аудита – создание базы данных, которой можно воспользоваться для оценки ком-понентов операционной логистической системы, позволяющей выявлять возможности повышения производительности.

Ключевой принцип логистического аудита – продвижение от общего к частному: от глобальных целей и показателей операционной работы к причинам низкой эффективности, производительности и упущенных возможностей; и только после этого - к детальному исследованию выбранных сфер деятельности предприятия.

В соответствии с этим принципом на предварительном этапе изучают текущие стратегии и цели компании, которые могут повлиять на логистику или на которые, наоборот, может повлиять логистика. Для этого анализируются корпоративная миссия, задачи и цели компании, ее производственная, маркетинговая и закупочная стратегии. Полученная информация помогает определить основные вопросы, ответы на которые позволят компании-заказчику добиться существенного конкурентного преимущества на обслуживаемых рынках.

После составления основных вопросов команда по проведению логистического аудита определяет конкретные ключевые показатели, которые позволят получить ответы на указанные вопросы и приступить к реструктуризации логистических стратегий компании. Ключевые показатели можно объединить в четыре большие группы, которые включают как качественные, так количественные составляющие (см. врезку).

Проведение аудита может быть поручено независимой стороне, которая проводит оценку всех аспектов цепи поставок компании, определяет «сильные» и «слабые» стороны логистической системы предприятия, отслеживает тенденции, влияющих на их формирование, анализирует случаи неэффективного использования ресурсов, определяет уровень конкурентоспособности логистической системы предприятия. Независимая сторона представлена экспертами «со стороны», которые не обязательно являются знатоками специфики конкретного бизнеса, но обладают компетенцией в области теории и практики логистики и управления цепей поставок. Также в команду по проведению аудита обязательно включаются работники предприятия, на котором проводится аудит – представители как логистических, так и других функциональных подразделений (финансы и бухгалтерия, контроль, маркетинг и продаж, производство и закупки, информационные технологии).

Масштабный анализ

После разработки всех необходимых документов команда по проведению логистического аудита переходит непосредственно к процедуре логистического аудита, который можно разделить на внешний и внутренний.

Внешний аудит включает проведение масштабного анализа, выполняемого в виде почтовой рассылки анкет или выборочных глубинных собеседований с клиентами — представителями различных обслуживаемых сегментов рынка (таких как производители, оптовики, ритейлеры, другие покупатели с разным объемом закупок, других).

Основная цель выборки – отразить общую комбинацию видов бизнеса и продуктов компании. Это достигается за счет сбора информации о взаимодействии между логистическими системами продавца и клиентов, определения эффективности логистического обслуживания клиентов основными конкурентами. Запросы делаются как в отношении текущей, так и будущей конкурентной среды и требований по обслуживанию клиентов. Все задаваемые им вопросы могут быть детализированы по:

- заказам,

- видам продукта, выпускаемым на заказ или отправляемым в запас,

- сегментам каналов дистрибуции,

- продуктовым линиям/группам.

Углубленные собеседования позволяют получить достаточно данных, на основе которых впоследствии можно разработать стратегию логистики. Кроме того, менеджеры могут воспользоваться ими в качестве основы для проведения последующего анализа анкет, рассылаемых по почте.

Внутренний аудит в компании может начинаться с углубленных интервью с руководством компании-заказчика. Для этого заранее готовится специальная форма подобных интервью по каждой из следующих управленческих функций:

§ обслуживание клиентов/управление заказами;

§ транспортировка (входящие и выходящие потоки);

§ операции складирования;

§ управление запасами и прогнозирование;

§ планирование производства и составление рабочих графиков;

§ закупки/снабжение;

§ маркетинг/продажи;

§ финансовый контроль/бухгалтерский учет;

§ обработка данных.

В качестве основы для количественного этапа аудита логистики могут использоваться различные источники, позволяющие получить необходимые документы. Нужные и уже имеющиеся данные извлекаются из существующих файлов или они комбинируются, с использованием различных приемов работы выборками.

Возможными источниками данных могут служить:

1. Существующие файлы:

- файлы по истории прошлых заказов и/или открытых заказов;

- файлы с накладными и с данными по грузовым манифестам;

- оплаченные счета за транспортировку по полученным и отправленным грузам;

- отчеты о ездках собственного подвижного состава;

- карточки учета складских работ или платежные ведомости.

2. Первичные документы:

- листы содержания грузов в грузовиках (контейнерах) по всем поступающим и отправляемым партиям за анализируемый промежуток времени в разбивке по местам отправки и местам получения грузов (задаются почтовыми кодами), содержанию, весу, заполнению объема грузовиков (в %), величине потерь груза после прибытия;

- часы работы складских работников, занятых на приемке, размещении, комплектации, упаковке, отгрузке продукции, уборке складских помещений, внутренней передислокации запасов;

- данные об использовании парка собственного подвижного состава, включая маршруты, расстояния перевозок, порожние пробеги подвижного состава, использование грузовместимости грузовиков, объем перевезенного груза, а также постоянные и переменные составляющие понесенных затрат;

- грузовые тарифы (счета за перевозки), выплачиваемые перевозчикам общего пользования, контрактным и железнодорожным перевозчикам, обобщенные по товарным кодам, фактическому весу, потерям груза в результате транспортировки, виду транспорта, перевозчикам, а также почтовым кодам мест отправки и назначения грузов;

- информация о времени выполнения заказов и коэффициентах удовлетворения спроса, полученная на основе анализа отдельных заказов и ассортимента по продуктовым линиям, отгруженным клиентам, и обобщенная по сегментам клиентов, продуктовым группам, заказанным и отгруженным объемам продуктов, датам заказов клиентов, датам получения, датам поступления в запасы, датам отправки продукции в распределительный центр, датам комплектации, датам отгрузки.

Полученные данные группируются по следующим категориям:

- По весу, объему, видам продуктов, грузовикам, железнодорожным вагонам или фургонам; по полученному или отправленному объему груза, по каждому инфраструктурному подразделению компании.

- По потокам в цепях поставок и по параметрам грузопотоков, поступающих в каждое подразделение инфраструктуры Компании или отправляемых из него.

- По времени (часам) работы складских работников и счетам (в денежном исчислении) в отдельных складских сооружениях Компании и видам внутренней деятельности.

- По географическому распределению отправителей продуктов (по местам происхождения продуктов) и по местам, куда они отправляются (пунктам назначения).

- Там, где это возможно, по маршрутам, пройденному расстоянию, соотношению затрат и поступлений, соотношению числа трейлеров/контейнеров, доставленных собственными тягачами или контрактными перевозчиками.

- По объемам доставленных и отправленных грузов в разбивке по перевозчикам общего пользования и контрактным перевозчикам, сгруппированным по видам транспорта, отдельным перевозчикам, географическим районам и по весовым категориям.

- По прошлым данным, отражающим время выполнения заказов и уровень обслуживания клиентов: коэффициенты удовлетворения спроса и своевременность доставки.

Пространство для изменения

Проведенный внешний аудит позволяет руководству компании сопоставлять показатели ее работы с данными конкурентов по атрибутам, которые наиболее важны для клиентов. Внутренний аудит помогает выявить основные недостатки в работе логистической системы компании. Все полученные данные (включая проведенный ранее анализ) позволяют дать рекомендации в отношении стратегии и указать, какие конкретные изменения должны быть сделаны в действующей операционной системе логистики; выявить, какие ключевые переменные требуют корректировки.

6.2 и 6.3 дополнительное чтение

ПЛАНИРОВАНИЕ И УПРАВЛЕНИЕ ПОКУПАТЕЛЬСКИМ СЕРВИСОМ

Выделяют 6 этапов планирования и управления сервисом:

1.Разработка концепции и определение набора элементов сервиса.

2.Тестирование концепции в отдельных покупательских сегментах.

3.Разработка стратегии сервиса и сервисной программы.

4. Развитие программы продажи и продвижения сервиса.

5. Рыночное тестирование программы.

6. Организация контроля за исполнением программы.

Тестирование концепции сервиса в среде покупателей позволяет ответить на следующие вопросы: какие из элементов концепции действительно важны для покупателя, какова для него экономическая важность каждого элемента сервиса, каков рейтинг службы сервиса компании по сравнению с конкурентами?

Возможные меры контроля за исполнением программы сервиса: установить стандарты исполнения каждой услуги; определить порядок выполнения для каждого элемента сервиса; анализировать разницу между оказанной услугой и услугой, описанной в стандарте; вносить коррективы для приведения конкретной услуги в соответствие со стандартом. В основе управления покупательским сервисом – два процесса: дифференциация (бизнес считается дифференцированным, если с точки зрения потребителя он обладает важными или уникальными преимуществами.

Способы дифференциации продуктов или услуг: обеспечение самого высокого качества, лучшего сервиса, использование сильного бренда или новейшей технологии и пр.); глобализация (компании реагируют на рост взаимозависимости национальных рынков в мировом масштабе, используя различные стратегии. Традиционный вопрос о стандартизации или адаптации трансформируется в вопрос о том, какие части стратегии следует стандартизировать глобально, а какие адаптировать для местного рынка. Тот же вопрос возникает и по поводу сервиса – наиболее адаптивной части стандартного предложения).

Важная проблема управления покупательским сервисом – подчиненность и подотчетность службы сервиса. Согласно данным одного из исследований, в США в 29% компаний-респондентов сервис подотчетен службе продаж, т.е. используется как средство и инструмент поддержки и стимулирования сбыта. 24% компаний- участников опроса службу сервиса подчинили службе маркетинга (здесь сервис является способом установления и развития взаимоотношений с клиентами, то есть играет стратегическую роль в формировании лояльного потребителя). У 16% респондентов служба сервиса подчинена производству (в этом случае контроль качества – часть ответственности службы сервиса). В исследовании отмечено, что такая организация предпочтительна, когда компания производит продукцию на заказ.

В общем случае подчинение сервиса той или иной службе зависит от роли, которую он играет на данном этапе развития компании, и от точки зрения на это топ-менеджеров. Однако с повышением роли сервиса растет и степень самостоятельности подразделения вплоть до выделения в отдельную фирму.

МАРКЕТИНГ СЕРВИСА

Для маркетинга сервиса на промышленных рынках основными инструментами маркетинг-микса являются цена и продвижение. Если сервис рассматривается как интегрированная или подчиненная часть основного продукта, то стоимость такого сервиса может быть выделена отдельной строкой. Если же сервис является частью системы, то его стоимость обычно включена в стоимость комплексного решения. В итоге спор о том, должен ли сервис иметь свою цену или его стоимость должна включаться в общую стоимость совокупного предложения компании, решается в каждом конкретном случае индивидуально, в зависимости от состояния покупательского спроса и уровня конкуренции. Однако специалисты, которые руководствуются маркетинговым подходом к сервису, настаивают на том, что у потребителя всегда должен быть выбор.

При формировании стратегии продвижения сервиса наиболее важны два фактора: насколько покупатель осознает важность сервиса и какое количество времени и денег потребитель может потратить. Ожидания покупателя от сервиса дают новые возможности для рыночной сегментации клиентов компании. В большинстве случаев пакет поддерживающего сервиса может существенно меняться от одного сегмента к другому. Некоторые компании делят рынок исходя из свойств продукта и его исполнения, другие – основываясь на ожиданиях потребителя, связанных с поддерживающим сервисом.

Сервисные специалисты ближе к потребителю, они хорошо знают его нужды, следовательно, могут формировать его будущие потребности, то есть управлять спросом.

Аудит запасов

Аудит закупок (системы управления запасами) - представляет собой систематизированный процесс поиска, выявления, оценки, анализа и разработки рекомендаций по улучшению уровня использования и оборачиваемости оборотных средств предприятия.

Цель аудита закупок (системы управления запасами) - получение беспристрастной и независимой оценки уровня эффективности и возможности улучшения управления оборотными средствами компании.

Задачи аудита системы управления запасами:

1. Выявление и оценка потерь предприятия от неэффективного управления запасами

2. Получение рекомендаций по устранению потерь, связанных с организационными и технико-технологическими аспектами закупок

3. Получение рекомендаций по оптимизации системы управления запасами за счет средств автоматизации

Технология проведения аудита системы управления запасами:

1. Построение архитектуры управления товародвижением в компании. Анализ структуры запасов.

2. Подготовка данных к выгрузке, анализ базы данных, проведение нормализации данных

3. Выявление и анализ методических и информационных аспектов работы с запасами

4. Выявление и анализ организационных и технико-технологических аспектов работы с запасами

5. Поиск и выявление "узких мест" в системе управления запасами.

6. Имитационный анализ системы управления запасами (как было бы, если)

7. Формирование имитационного ролика

8. Выявление избытка/дефицита запасов по отношению к динамике потребления/сбыта

9. Расчет эффекта от оптимизации в управлении запасами (снижение объема запасов, повышение уровня удовлетворения спроса).

10. Расчет нормативного уровня запасов (оптимального запаса) и/или точки заказа с учетом сезонности и заданного уровня удовлетворения спроса.

11. Разработка рекомендаций по частоте и объемам закупок с учетом экономической эффективности и обеспечения заданного уровня удовлетворения спроса.

12. Прогнозирование динамики расхода/продаж по каждой номенклатурной позиции/группе на 3-6 месяцев вперед с оценкой степени достоверности.

13. Разработка и внедрение системы показателей эффективности управления запасами

14. Разработка предложений по организации работ с запасами

15. Разработка предложений по автоматизации системы управления запасами

16. Разработка стратегии управления запасами.

17. Подготовка плана-графика улучшений системы управления запасами

Результаты аудита системы управления запасами:

1. Повышение оборачиваемости запасов от 20 до 50%

2. Оптимизация складских площадей до 35%

3. Сокращение объемов неликвидных материалов

Цель аудиторской проверки учета производственных запасов состоит в подтверждении достоверности данных по наличию и движению товарно-материальных ценностей, в установлении правильности оформления операций по производственным запасам в соответствии с действующими нормативными актами Российской Федерации.

В методике проверки основных комплексов работ по учету материально-производственных запасов, прежде всего, необходимо проверить положения учетной политики по учету товарно-материальных ценностей (ТМЦ), которые отражены в документе «Учетная политика». При этом особое внимание следует обратить на то:

– как учитываются материальные ценности – по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или по учетным ценам;

– какой метод используется для списания материальных ценностей на затраты производства;

– какой метод применяется для учета движения материальных ценностей на складе.

Основные элементы учетной политики, относящиеся к организации учета товарно-материальных ценностей, приведены в таблице 1.

Таблица 1

№ п/п	Элементы учетной политики предприятия	Вариант выбора
	Форма бухгалтерского учета	Упрощенная Мемориально-ордерная Журнально-ордерная Компьютеризованная
	Способ оценки мате-риалов при отпуске в производство и ином выбытии	1. По себестоимости каждой единицы запасов 2. По средней себестоимости 3. по себестоимости первых по времени закупок (ФИФО) 4. По себестоимости последних по времени закупок (ЛИФО)
	Приобретение МЦ	1. С использованием счетов 15, 16 и 10 2. С использованием только счета 10
	Оценка материалов в текущем учете	По фактической себестоимости

Уточнив выполнение положенной учетной политики, можно приступать к проверке соответствующих комплексов задач по учету материальных ценностей. К таким комплексам относятся:

– учет поступления материальных ценностей;

– аналитический учет движения материальных ценностей на складах предприятия;

– учет использования материальных ценностей по направлениям затрат списания недостач, потерь и хищений материальных ценностей;

– сводный учет материальных ценностей;

– анализ использования материальных ресурсов.

Значение аудиторской проверки операций с товарно-материальными ценностями организации велико. Первичные документы по поступлению и расходу производственных запасов играют важную роль в организации материального учета, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последовательный контроль за движением, сохранностью и последующим использованием материальных ресурсов. Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совершивших операции и коды соответствующих объектов учета. Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и руководителей соответствующих подразделений рассматриваемого предприятия.

Приступая к проверке аудитору необходимо изучить все нормативные документы, касающиеся порядка приема, учета, хранения и отпуска материальных ценностей, в частности, положения по учету материалов, тары, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, о порядке выдачи доверенностей материально-товарных ценностей и другие.

Основной целью аудиторской проверки является получение достоверности информации:

– о наличии, движении и оценке имеющихся в наличии материальных ценностей;

– об обеспечении сохранности ценностей и соблюдении установленных нормативов их производственного потребления;

– о распределении стоимости израсходованных на производство материальных ценностей по объектам калькулирования.

Методика аудита материальных ценностей содержит ряд этапов. Рассмотрим каждый из них.

Этап 1.Проверку операций с материальными ценностями рекомендуем начинать с анализа их оценки, так как в фактическую себестоимость приобретения материалов помимо их стоимости по ценам приобретения включаются также: транспортно-заготовительные расходы; уплачиваемые снабженческим организациям комиссионные вознаграждения; таможенные пошлины; оплата услуг сторонним организациям по транспортировке, доставке и хранению ценностей. В то же время аудитор должен проверить, не включались ли в стоимость материалов расходы на содержание складов, отделов снабжения и сбыта производства или расходы на командирование работников для оформления и согласования договоров на поставку материалов, которые должны включаться в состав общехозяйственных расходов.

Этап 2. Он включает три основных вопроса: инвентаризация товарно-материальных ценностей; проверка полноты их оприходования; анализ правильности списания.

Проверка запасов рассматривается обычно как основная часть аудита на тех предприятиях, где их сумма является значительной величиной. Преднамеренное или непреднамеренное искажение количества или оценки данных по запасам мгновенно сказывается как на финансовых результатах предприятия (поскольку оказывает влияние на определение себестоимости реализованной продукции), так и на балансе в целом.

Отсутствие объективной информации о состоянии и стоимостной оценке товарно-материальных ценностей негативно отражается на финансовом состоянии предприятия. Поскольку, во-первых, администрация предприятия не имеет возможности точно планировать деятельность предприятия, во-вторых, искажаются показатели финансового состояния предприятия, и внешние пользователи отчетности (кредиторы, банки, инвесторы) не могут объективно судить о рентабельности и платежеспособности предприятия, в-третьих, происходит искажение сумм налогов.

В функции аудитора при проверке товарно-материальных ценностей входят:

– присутствие при инвентаризации, если запасы значительны и аудитор относится с доверием к ожидаемым результатам;

– наблюдение за выполнением процедур инвентаризации и идентификации с целью определения степени соответствия их инструкциям, разработанным администрацией, или нормативным законодательным актам;

– их способности решить тройную задачу: 1) обеспечить точность результатов инвентаризации и отражения последних; 2) устранить двойной счет и обеспечить полноту охвата запасов; 3) выявить устаревшие, медленно оборачивающиеся и поврежденные запасы;

– проверка правильности подсчета на основе случайной выборки;

– проверка правильности отнесения операций к отчетному периоду на участках, где осуществляется движение запасов (это необходимо для подтверждения точности и полноты обхвата при инвентаризации);

– получение удовлетворительных объяснений по поводу несоответствий учетным данным и корректировка последних;

– проверка правильности оценки фактического объема запасов.

До проведения инвентаризации аудитору следует запросить документы о результатах инвентаризации за прошлые периоды, проанализировать изменения в количестве и структуре запасов, обсудить с администрацией вопросы организации и проведения контрольно-инвентаризационной работы; ознакомиться с номенклатурой и объемами товарно-материальных ценностей, а также получить информацию обо всех местах их хранения; выявить дорогостоящие объекты и методы их учета; проанализировать систему внутреннего контроля, хранения и документирования движения ценностей; договориться об участии в инвентаризации компетентных специалистов и проинструктировать их.

Сроки и частота проведения инвентаризаций предусмотрены Законом о бухгалтерском учете и отчетности. При смене материально-ответственных лиц, изменении формы собственности предприятия также требуется обязательное ежегодное проведение инвентаризации в конце года, но не ранее 1 октября отчетного года.

Аудитору следует убедиться в том, что проведение инвентаризации начинают с получения последнего товарного отчета со всеми документами, а также подписи материально-ответственного лица о том, что все товарно-материальные ценности и все документы, как по приходу, так и по расходу им предъявлены.

При проведении инвентаризации аудитор не должен входить в состав инвентаризационной комиссии, но наблюдая за ее работой, он следит за правильностью выполнения процедур, которые позволят правильно идентифицировать запасы, определить их количество. Аудитор проводит контрольные проверки, время, от времени сверяя свои записи с записями инвентаризационной комиссии. Прежде всего, он обращает внимание на дорогостоящие, устаревшие или поврежденные ценности; исследует, хранятся ли запасы третьим лицам отдельно с тем, чтобы отследить правильность их отражения в учете. На основе этого устанавливается достоверность определения остатков ценностей.

Особое внимание при проведении инвентаризации следует обращать на номера, марки, наименования товарно-материальных ценностей. Иногда при сличении номеров и марок, указанных в паспортах и данных приходных документов, обнаруживается замена нового автомобильного мотора бывшим в употреблении или дорогостоящего дешевым.

При аудите запасов и незавершенного производства их неправильное отражение непосредственно сказывается на финансовых показателях.

При проверке отражения аудитор концентрирует внимание на данных счетов-фактур на товары, поступившие в самом конце отчетного периода, а также данных счетов-фактур на товары, поступившие в самом начале нового отчетного периода, их отражении на счетах бухгалтерского учета (по дебету счетов запасов: 10 «Материалы», 41 «Товары» и кредиту расчета счетов с кредиторами: 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»).

Затем проводится оценка поступления товарно-материальных ценностей имевшихся в отчетном периоде, на которые счета-фактуры пока не поступили. Аудитор должен убедиться, что они правильно отражены на счетах по ценам последнего поступления от данного поставщика.

Очень важно, чтобы аудитор в целях последующего контроля сразу же по окончании инвентаризации снял копию инвентаризационной ведомости, поскольку на практике встречались случаи, когда в инвентаризационные ведомости вносились существенные изменения.

В инвентаризационные ведомости составляемые по результатам инвентаризации включают данные о выявленных излишках и недостачах. Аудитор проверяет правильность данных, включенных в инвентаризационную ведомость, то есть проводит сверку фактического наличия основываясь на своих записях результатов инвентаризации и учетных данных. При этом аудитор обращает внимание на возможные признаки, свидетельствующие о сокрытии недостач, а именно: неоговоренные исправления цен, количества и сумм отдельных товаров (материалов) в ведомостях, подчистки записей; добавление и дописки цен в инвентаризационные ведомости; исправленный подсчет единиц товара по страницам описи; проверки отдельных товаров в конце описи и другие.

Если по результатам проведенной инвентаризации выявлены расхождения фактического и учетного количества, то необходимо выяснить:

а) насколько часто встречаются расхождения и какова их значимость;

б) влияние этих расхождений на план выборочной аудиторской проверки.

Если