Обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ

Обеспечение сохранности документов в архивах предполагает систему мероприятий, включающую рациональное размещение документов, контроль за их движением, физико-химическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению, создание условий, исключающих их утрату. Режим хранения документов предполагает соблюдение: температурно-влажностного режима ( документы должны храниться в помещениях с регулируемым климатом при температуре 17-19 градусов и влажности воздуха 50-58%, с нерегулируемым климатом 14-20 и влажности воздуха 45-60%, резкие колебания температуры и влажности не допускаются, архивохранилища должны быть оборудованы термометрами, психрометрами, гигрометрами для постоянной фиксации температуры и влажности воздуха и принятия мер по регулированию данного режима, тем. влажн. режим контролируется в помещениях с регулируемым климатом раз в неделю, с нерегулируемым – два раза в неделю); светового режима (постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте, освещение может быть естественным или искусственным, при этом свет должен быть рассеянным, при естественном на окнах должны быть светорассеиватели, при искусственном в хранилищах применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью или люминисцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра); санитарно-гигиенического режима (должны содержаться в чистоте и образцовом порядке, исключающем появление насекомых, грызунов, плесени , пыли, обязательном проведении влажных уборок, в архивохранилищах запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви; должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, запрещается расположение документов на полу, подоконниках, внеразобранных кипах, окна в теплое время года и вентиляционные отверстия следует защищать специальными сетками, в случае обнаружении насекомых и плесени, архивохранилище должно подвергнуться дезинфекции); охранного режима (обеспечивается посредством технической укрепленностью и оборудованием архива, организацией системы архива, сигнализации соблюдением пропускного режима, порядка доступа в архивохранилища, опечатывания или опломбирования помещений вынос документов из архива осуществляется только по пропускам в установленном порядке). Архив располагается в специально построенном здании или отдельных помещениях здания, принятых под него специальной экспертной комиссией, в которую должны входить представители архива, пожарных, охранных, санитарных служб, по акту приемки помещений или зданий; архив должен быть оборудован средствами охранной сигнализации и защищен решетками на окнах нижних этажей; архив должен состоять из ряда помещений, обязательными среди которых являются отдельные архивохранилища для разных видов документов, помещений для приема, временного размещения, акклиматизации док-ов, читальный зал, рабочая комната сотрудников; хранилища должны размещаться в изолированных помещениях с железными или оббитыми железом дверями и распашными решетками на окнах; в хранилищах не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, газопроводов, открытых систем электропроводки; окна хранилищ должны выходить на северную сторону с целью защиты их от открытых солнечных лучей; в нерабочее время двери хранилищ и решетки на их окнах пломбируются или опечатываются, печать, пломбир, ключи должны хранится у ответственного лица, хранилища должны быть безопасными в пожарном отношении. Размещение документов в архивохранилище. Документы располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в пределах групп или отдельных фондов в соответствии с учетными документами, а также оперативный поиск; документы на стеллажах располагаются с учетом дальнейшего их поступления в рамках конкретных фондов; документы постоянного, долговременного и кратковременного хранения в ведомственных архивах хранятся раздельно, документы личного состава хранятся отдельно; обособленному хранению подлежат секретные, уникальные, имеющиеся в оформлении драгметаллы документы; в ведомственных архивах документы постоянного хранения хранятся в коробках и папках, долгосрочного хранения в связках, краткосрочного хранения – без связок по годам хранения; коробки и связки док-ов не должны выступать за пределы стеллажей, связки формируются не более 20 см. толщиной, коробки и связки располагаются на стеллажах вертикально или горизонтально в зависимости от условий хранения, дела выше 40 см хранятся вертикально, коробки и связки – горизонтально, коробки и связки снабжаются ярлыками, на которых указываются название и номер фонда, номер описи, первая и последняя в коробке единица хранения, коробки и связки нумеруются и указываются в описи. . Проверка наличия и состояния документов проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке. Проверка проводится не реже одного раза в 5 лет. Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дела на обложках ( шифра, название фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, дат дел, кол-во листов). На особо ценные и уникальные документы организации путем микрофильмирования создаются страховые копии. Совокупность страховых копий документов, хранящихся в архиве составляет страховой фонд. Страховой фонд создается в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения подлинных документов.

Юридическая сила документа.

Юридическая сила документа – это свойство официальное документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов: наименования организации – автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др.Свойством документа можно назвать юридической силой – это свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе. Документ, который создается в организации, должен обрести юридическую силу, для того, чтобы он стал бесспорным и обязательным, для тех юрид. и физ. лиц, которым он адресован и чьи действия будут основаны на его положении.Влияет на приобретение документом юридической силы – это соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства. Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации. Эти правила специфичны для такого типа документов и регламентируются ГОСТами и другими нормативно- методическими материалами. Обстоятельства, указывающие на обретения документов юридической силы –требования законности документа, к ним можно отнести, соблюдение организацией, предприятием или должностного лица, готовящим документ: 1. Положение действующего законодательства.2. Соблюдение компетенции. 3. Соблюдение сроков, дающих право на разрешения вопроса.4. Соблюдения необходимости предварительного согласования вопросов с др. организациями, подразд. и должностными лицами5. Соблюдение требований к форме документа и его отдельным элементам (реквизиты