Учет документов архивного фонда РФ.

Все документы государственной и негосударственной части Архивного фонда РФ независимо от места их хранения подлежат государственному учету.

Учет архивных документов – установление количества и состава арх. док-ов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их кол-ву в учетных документах. В России осуществляется централизованный государственный учет документов Архивного фонда РФ в масштабе всей страны, основанный на наличии в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения. Держатели документов государственной части Архивного фонда РФ несут ответственность за полноту, достоверность, соблюдение сроков представления сведений по учету док-ов, находящихся в государственных и ведомственных архивах, государственных музеях и библиотеках. Собственники документов негосударственной части Архивного фонда РФ представляют сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам органов и учреждений Росархива. В основе государственного централизованного учета находится утвержденный 11.03.97 Росархивом. Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ. Основной учета архивных документов является единая система регистрации архивных фондов и единиц хранения. Средство учета – присвоение архивных шифров единицам хранения. Проведение учета основано на принципах централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности. Первичными документами учета являются учетные документы архива – комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав, состояние архивных документов. В них учитываются отдельные документы, единицы хранения, фонды. Учету подлежат все хранящиеся в архиве фонды и единицы хранения. Учет производится путем присвоения единицам хранения учетных номеров, являющихся частью архивных шифров. Архивный шифр включает номера архивного фонда, описи, единицы хранения, указываемые за аббревиатурой архива. Учет документов до и после 1917 года ведется раздельно. Документы и фонды после 1917 года имеют индекс Р и номер фонда. Учетные документы до и после 1917 года ведутся с самостоятельной порядковой нумерацией фондов. При включении в госархив бывших партийных архивов их фонды отмечаются индексом П и порядковым номером фонда. Перенумерация фондов производится в крайних случаях с разрешения вышестоящих архивных органов. Один раз полученный номер фонда остается за ним навсегда и не используется повторно даже в случае выбытия фонда. К учетным документам архива относятся : (книга учета поступлений; книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования, список фондов, список фондов с особо ценными документами; лист фонда, архивная опись, опись особо ценных документов, опись страхового фонда, реестр описей, реестр описей особо ценных документов, инвентарная книга учета дел с материальными ценностями; паспорт архива, паспорт архивохранилища, сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января; карточка фонда, дело фонда, внутриделовые описи и листы-заверители. В книге учета поступлений док-ов фиксируются все поступления док-ов в архив за истекший год, их состояние и первичное описание.Список фондов является перечнем официальных наименование и номеров хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке нарастания присвоенных им номеров. Лист фонда – содержит название, номер архивного фонда, его категорию, место хранения, сведения о кол-ве, хронологии, составе его документов. Лист фонда является основным документом, отражающем все изменения в фонде. Архивная опись – является одним из основных учетных документов архива, архивным справочником, содерж. Систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначен для их учета и раскрытия их содержания. Реестр описей служит для регистрации описей, их кол-ва и состава. Инвентарная книга учета дел с материальными ценностями – заводится в том случае, если в делах или их оформлении имеются материальные ценности, драгоценные металлы и камни. Паспорт архива ежегодно к 1 января высылается в вышестоящее архивное учреждение. Он содержит все сведения об архиве. Карточка фонда – учетный документ, содержит название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда. Дело фонда – своеобразное досье каждого архивного фонда. Внутриделовые описи и листы-заверители используются для учета документов внутри дела.