Организация комплектования Архивного фонда РФ.

Комплектование архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ. Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомственных или частных архивах. Работа по комплектованию архива документами складывается: из установленного профиля архива: определение источников комплектования; определение состава документов, подлежащих хранению в архиве; организация комплектования. Источник комплектования – юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив. Критериями источников комплектования являются: функционально-целевое назначение учреждения; масштаб его деятельности; вид организации; полнота отражения в ее документах ценной информации. Источников комплектования гос. архивов, хранящих документы постоянно, являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются подлежащие передаче в госархивы документы Архивного фонда РФ. Выделяются следующие группы источников комплектования: учреждения и организации, документы которых полностью передаются в госархив; учреждения и организации, частично передающие документы в госархив, поскольку они либо входят в состав документов вышестоящих учреждений и организаций, либо не являются особо ценными; учреждения и организации, от которых осуществляется групповой выборочной прием документов, имеющих ценную или необычную информацию, в совокупности отражающую их деятельность; учреждения и организации, от которых осуществляется повидовой выборочной прием документов, имеющих особое значение как типовых для данного вида учреждений и организаций. В реальной архивной практике создаются два списка источников комплектования: В первый список входят учреждения и организации, в деятельности которых создаются документы, имеющие государственное значение, поступающие в госархив в полном объеме. Второй список составляют учреждения и организации не сдающие свои документы в госархив, не находящиеся под контролем госархивов как возможные источники комплектования. Кроме списков учреждений и организаций, сдающих в госархив документы на бумажной основе, ведутся списки – источников комплектования, а также при приеме этих док-ов в архив, списки учреждений и организаций, являющихся источниками комплектования кино-фото-фоно-видео-документов и электронных документов. При приеме док-ов в госархив возможно поступление их полностью или выборочно. При полном поступлении док-ов учреждения и организации передают в архив все свои архивные документы. При выборочном приеме поступают все ценные документы от отдельных организаций определенного вида или часть ценных документов из числа неповторяющихся в фондах других организаций от конкретной организации. Передача дел в архив производится при полной архивной обработке дел по их описи. Передача в ведомственный архив: передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и личного состава; передача производится через год после завершения дел делопроизводством; прием дел в архив производится зав.архивом поединично по описи в присутствии представителя того структурного подразделения, чьи дела передаются в архив; при передаче особо ценных дел производится их полистный просмотр; при отсутствии дел на них составляется справка, объясняющая это отсутствие; передача фиксируется в описи сдатчика и описи приемщика, при этом в конце каждого их экземпляра делается отметка о наличии дел, указывается их фактическое количество, номера отсутствующих дел, дата сдачи дел в архив; по окончании приема дел зав. Архивом расписывается на трех экземплярах описи дел постоянного хранения и на двух экземплярах описи дел долговременного хранения, вторые экземпляры возвращаются сдатчику, остальные остаются в архиве. По истечении сроков ведомственного хранения дела передаются в госархив на постоянное хранение: передача дел в госархив производится ежегодно или раз в 3-5 лет, документы передаются по описям и оформляются актом приема-передачи дел на госхранение в 2-х экз., документы передаются в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы; при приеме документов производится проверка их физического, санитарно-гигиенического и тех. Состояния; прием производится поединично, а особо ценные полистно, при первом приеме док-ов организации в архив вместе с ними передается историческая справка организации, док-ты негосударственных организаций принимаются в госархив в соответствии с заключаемым между ними договором; документы физических лиц поступают в госархив в результате дарения, завещания, купли-продажи.

Сущность понятия «документ»

Документсоздается в результате документирования – записи информации на различных носителях по установленным правилам. Носитель – материальный объект, который используется для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации. Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению. В русский язык слово документ пришло Вов времена Петра 1 и первоначально имело значение письменного свидетельства. Затем появились термины: деловая бумага, служебный документ, акт, выделяются счетные и исторические документы. Понятие документ используется Вов всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знание дает свое толкование этого термина. В зависимости какая отрасль знания дает это определение, само понятие документ определяют различным образом: документ – материальный объект, документ –носитель информации, документ – документационная информация. Официальное толкование данного темна дает ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термина и определения. - Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющая ее идентифицировать.Внешниепризнаки документа –признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформлении. Функции документа. Любой документ обладает определенными функциями, выяснения которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре или экономической системе. Документ функционален или многофункционален, т.е. содержит в себе различные функции.
Выделяются функции общие и специальные. Общие – это информационная (относящуюся к прошлому, оперативная – текущая, перспективная – относящ. к будущему), социальная (создаются для удовлетворения различных потребностей), коммуникативная (документы – законы, указы, распоряжения. приказы, жалобы, переписка, договорные док.) культурная (способность сохранять и передавать традиции, ритуалы принятые в обществе – кинофильм, фото). Специальные – управленческая (установление, закрепление правовых норм, док. влекующие за собой юр. силу), правовая (изменения правовых норм и правонарушений – законы, указы), ф-ция исторического источника, ф-ция учета (статистический, бухгалтерский, оперативный). Свойства документа. Принято выделять несколько свойств документа:Юридическая сила документа, его свойство –свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе. Юридическая сила документа – это свойство официальное документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.Оригинальность документа. Слово оригинал от лат. «оригиналис» - первоначальный, самобытный. Оригиналы документов могут быть беловиками и черновиками. Черновик – это документ в предварительной редакции. Черновой документ – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом. Беловик – это последняя, переписанная набело редакция документа. Беловой документ – рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. Для служебных документов оригиналом является беловик.Подлинность документа – в переводе с латинского означает достоверный. Подлинный документ- документ, сведения об авторе, времени его происхождения. Это может быть первый или единичный экземпляр. Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника, имеющую юридическую силу. Копийность документов. Копия документов – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть и, не имеющий юридическую силу. Среди копий различают: Выписка – копия часть документа, должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Особый вид – фото и светокопии.