Должностная инструкция и ее значение в работе работников делопроизводственных служб.
Должностная инструкция – документ, в котором определяются функции, права и обязанности сотрудника предприятия. Она необходима в случае возникновения споров, конфликтных ситуаций в трудовых отношениях. На основании этого документа составляется трудовой контракт с работником.
Должностные инструкции могут быть типовыми и конкретными (индивидуальными). Типовые должностные инструкции разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений и на их основе разрабатываются конкретные (индивидуальные) должностные инструкции.
Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой. Оформляется на общем бланке формата А4 и имеет установленный состав реквизитов.
Наименование организации,
название вида документа(ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ),
дата и номер,
место издания,
заголовок (согласовывается с наименованием документа в Д.п. и пишется со строчной буквы от 0 п.т.),
текст (делится на пункты: «Общие положения», «Функции», «Должностные обязанности», «Права», «Ответственность», «Взаимоотношения», «Оценка работы» , пункты(арабские цифры, и записываются с абзацного отступа) могут делиться на подпункты, подпункты – на абзацы. Главы нумеруются арабскими цифрами, точка не ставится. Нумерация пунктов сквозная). Пример нумерации:
1.1.
1.2.
1.3.
Пример заголовка
ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
подпись (подписывает руководитель структурного подразделения, также подпись работника ознакомившегося с ДИ «с инструкцией ознакомлен», дата),
гриф утверждения (Утверждается руководителем организации).
Может быть согласована с юридической службой или другими структурными подразделениями. ДИ подлежит переутверждению не реже 1 раза в 5 лет.
Должностная инструкция позволяет:
· рационально распределить функциональные обязанности;
· повысить своевременность и надежность выполнения задач;
· улучшить социально-психологический климат в коллективе и устранить конфликты;
· четко определить функциональные связи работника и его взаимоотношения с другими специалистами;
· конкретизировать права работника;
· повысить личную и коллективную ответственность;
· повысить эффективность морального и материального стимулирования работников;
· организовать равномерную загрузку работников.
Должностные инструкции выполняют организационные, регламентирующие и регулирующие функции. Они призваны содействовать правильному подбору, расстановке и закреплению кадров, повышению их профессиональной квалификации, совершенствованию функционального и технологического разделения труда.
Принятие должностных инструкций способствует достижению различных целей: рациональное разделение труда, правильный подбор кадров, их расстановка и использование.
9. Расскажите об основных требованиях, предъявляемых к организации рабочего места секретаря.
Большое значение имеет рациональная организация рабочего места секретаря.
Рабочее место – это зона трудовой деятельности одного или нескольких исполнителей, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.
Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению.
Поскольку секретарь - "лицо учреждения", то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда. Ведь от того, как выглядит рабочее место секретаря, нередко судят о работе всего учреждения.
Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения:
- рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих;
- в помещении приемной должны находиться только предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы;
- мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем, удобной для ее размещения.
Рабочее место секретаря традиционно включает три зоны: основная, где находится его рабочее место (стол с приставками и необходимой оргтехникой), зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и другое вспомогательное оборудование. Учитывая насыщенность трудового процесса секретаря оргтехникой, оправданной будет П-образная планировка рабочего места.
Свет должен падать сверху или слева. 50-60 децибел – предельный уровень шума в офисе.
Рабочий стол (высота в пределах 60-70 см) секретаря должен быть расположен удобно, так, чтобы был большой обзор и секретарь видел всех входящих, сидя к ним лицом. В то же время важно, чтобы ему не надо было часто вставать за отдельными предметами. Учитывая этот фактор, к основному столу секретаря всегда ставятся дополнительные столы-приставки.
Располагать принадлежности на рабочем и приставном столах следует компактно, систематизировав по видам работ.
Монитор устанавливают на уровне глаз, на расстоянии не менее 40 см.
Важным элементом рабочего стола является внутренняя организация отделений рабочего стола, зависящая от его конструкции, вместимости, характера обрабатываемых документов. В рабочем столе также должен быть строгий порядок.
Дела и папки, хранящиеся как в столе, так и в шкафах, на полках, должны иметь яркую маркировку различной расцветки с кодовыми отметками, номерами дел по номенклатуре, что поможет быстро найти нужное дело или документ.
Необходимо отметить, что при рациональной планировке рабочего места необходимо соблюдать следующие правила:
- на рабочей поверхности стола не должно быть ничего лишнего;
- каждый предмет и средство труда должны иметь свое место, поскольку беспорядочное расположение их вызывает лишние движения и затраты времени. Всё, что берут правой рукой, следует располагать справа, что берут левой – слева.
- канцелярские принадлежности следует хранить в органайзере или ящике стола со специальными разделителями;
- все средства коммуникационной техники (телефон и др.) надо располагать слева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы;
- документы, с которыми работает секретарь, помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор, для обработанных документов целесообразно иметь специальные лотки или отделения в ящике;
- документы и средства труда располагаются так, чтобы обеспечивалась наилучшая последовательность выполнения работы;
- движения работника должны быть оптимальными, т.е. более короткими и экономными с позиций затрат времени и сил;
- секретарь не должен загромождать в приемной проходы личными вещами, ставить вещи (хозяйственные сумки, обувь, зонты) на обозримые места. Недопустимо хранение косметики, принадлежностей для чаепития на рабочем столе. Не следует развешивать на стенах приемной фотографии любимых артистов и рекламные проспекты, не имеющие отношения к деятельности организации.