Тема 7.15. Организация рабочего времени

Вернитесь к Рабочей тетради 1, к теме «Начните с управления вре­менем». Думаем, Вы уже не раз пользовались матрицей «Управле­ние временем».

Очень важно самому определить важность и срочность какого-то дела, и никто за Вас эту работу сделать не сможет.

Существует множество персональных информационных систем (на­пример, Lotus organizer, Schedule+, Outlook) - эти системы являются удобными инструментами, они всегда точно напоминают Вам о том, что надо сделать важный звонок, закончить писать доклад и т.д. Но они никогда не смогут решить за Вас, что Вам делать завтра, если Вы сами этого не решите и не занесете информацию в компьютер. Важно помнить, что эти системы лишь удобные инструменты, и они помогут Вам эффективно планировать время, но управлять временем Вы должны сами.

В персональных информационных системах есть:

- записная книжка;

- планировщик времени;

- администратор телефонных переговоров и т.п.

Планировщик времени - это комбинация календаря, списка встреч и расписания дел на день. Он помогает:

- запоминать и просматривать рабочий календарь на текущий день, по неделям, месяцам и т.д.;

- производить поиск дел, встреч или свободного времени;

- делать распечатку своего календаря в любой форме: ежеднев­ном, еженедельном, ежемесячном;

- устанавливать моменты и характер звуковой сигнализации, на­поминающей в определенное время о запланированном мероп­риятии или встрече;

- автоматически в заданное время организовать телефонный зво­нок по заданному или выбранному из адресного справочника но­меру; согласовать свое расписание с расписаниями других сотруд­ников организации.

Планировщик защищает Ваши файлы от несанкционированного пользования при помощи парольного доступа.

Полезно знать следующие правила организации рабочего времени:

- постепенное вхождение в работу;

- ритмичность труда;

- обязательное чередование труда и отдыха;

- планирование работы.

Наиболее благоприятное время для выполнения творческих или трудных заданий с 10 часов утра и до 12 часов. Затем следует неко­торый спад активности, и во второй половине дня работоспособ­ность наиболее высока от 14 до 17 часов. После 17 часов она неук­лонно падает, и, если Вы начинаете работу, требующую особого внимания, после 18 часов, не удивляйтесь, что утром Ваш началь­ник обнаружит ошибки.

Понедельник является днем вхождения в рабочий ритм. В поне­дельник (если есть возможность переноса) не стоит начинать важ­ные дела. Важные деловые переговоры и встречи назначают на се­редину недели. Вторник и среда являются наиболее продуктивны­ми днями недели, а к пятнице накапливается усталость, и в этот день у многих мысли заняты тем, как лучше отдохнуть в предстоя­щие выходные.

Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на одно и тоже время рабочего дня, например, обработка получен­ной корреспонденции приходится, как правило, на утро.

Подведем итоги

В современном деловом мире существуют правила этикета, придерживаясь которых, можно добиться больших успехов в бизнесе.

Существует множество персональных информационных систем. Это удобные инструменты, они всегда точно напоминают Вам о том, что надо сделать. Но они никогда не смогут решить за Вас, что Вам делать завтра, если Вы сами этого не решите и не занесе­те информацию в компьютер.