Тема 3.3. Основные документы управления

Приказы

Приказы являются одними из наиболее важных документов.

Приказ - это нормативный документ, издаваемый директором для решения каких-либо задач.

Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на блан­ке приказа (см. рис. 3).

ЗАО «Росбизнес»

ПРИКАЗ

Дата №__

Заголовок приказа

Констатирующая часть. Констатирующая часть. Констатирующая часть.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Распорядительная часть. Распорядительная часть. Распорядительная часть.

2. Распорядительная часть. Распорядительная часть. Распорядительная часть.

Генеральный директор Подпись И. О. Фамилия

Рисунок. 3. Пример оформления приказа

Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой приказа является дата его подписания директором. При­казы нумеруются порядковыми номерами в пределах календар­ного года (№1, № 2 и т.д.). Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу.

Подготовка приказа включает следующие стадии:

- изучение вопроса и сбор необходимых сведений;

- подготовка проекта приказа;

- согласование проекта;

- подписание руководителем. Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос: о чем?

Например: «О повышении окладов»,

«Об изменении графика работы» и т.д.

Недопустимо использовать заголовки типа

«Приказ генерального директора».

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписыва­емых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный или иной правовой акт, то в констатирующей части указываются его вид, дата, номер, заголовок и передается содержание той части, которая непосредственно касается дан­ной организации.

Констатирующая часть приказа может отсутствовать, если при­чина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, затем пишется «кому» (исполнителю или структурному подраз­делению), «что сделать» (указывают конкретную работу), «до ка­кого числа» (сроки ее окончания).

Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок испол­нения в приказе не ставится.

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. В последнем пункте указывается лицо, которое будет осуществлять контроль за исполнением приказа. Если пункт о контроле отсут­ствует, контроль за выполнением данного приказа осуществляет директор предприятия лично.

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструк­ции, правила, положения), то они оформляются в виде приложе­ния к приказу.

В приказе могут перечисляться ранее изданные документы (при­казы, решения), которые этим приказом отменяются.

Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

Работник службы делопроизводства (или лицо, выполняющее его обязанности) после издания приказа организует ознакомление сотрудников предприятия с его содержанием. Один экземпляр приказа вывешивается на стенде объявлений. На другом экземп­ляре, который затем будет подшит в дело, фиксируется ознаком­ление с приказом сотрудников. На нижнем поле приказа или на обороте листа сотрудник пишет «ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления. Аналогичная работа происходит с решения­ми, распоряжениями и т.п.

Указания

Указание - распорядительный документ, издаваемый по воп­росам, связанным с организацией исполнения приказов, инст­рукций и других актов предприятия.

Указания подписывает директор или по его поручению замес­титель.

Распорядительная часть указания начинается словом:

ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ).

Указания нумеруются порядковыми номерами в пределах ка­лендарного года.

Инструкции

Инструкция - документ, в котором излагаются правила, регули­рующие специальные стороны деятельности организации. В за­головке к тексту инструкции обозначается объект или круг воп­росов, на которые распространяются требования инструкции. Текст инструкции состоит из разделов, внутри которых делится на пункты и подпункты. В тексте инструкции используются слова: «должен», «следует» и т.п.

Инструкция визируется руководителем структурного подразде­ления-разработчика этой инструкции и утверждается директо­ром путем издания приказа об утверждении инструкции или проставлением грифа утверждения.

Протоколы

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях.

Протокол ведется во время заседания секретарем, который кон­спектирует или записывает на диктофон выступления участни­ков заседания.

Протокол составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование организации, (рис. 4).

ЗАО «Росбизнес»

ПРОТОКОЛ

Дата №___

Заголовок протокола

Председатель: Фамилия И. О.

Секретарь: Фамилия И. О.

Присутствовали: Фамилия И. О.Фамилия И. О.Фамилия И. О.Фамилия И. О. Фамилия И. О.Фамилия И. О.Фамилия И. О.Фамилия И. О.Фамилия И. О.

Повестка дня:

1. О чем первый вопрос, вынесенный на обсуждение

2. О чем второй вопрос, вынесенный на обсуждение

СЛУШАЛИ:

Фамилия И. О. - краткое содержание выступления

ВЫСТУПАЛИ:

Фамилия И. О. - краткое содержание

Фамилия И. О. - краткое содержание

Фамилия И. О. - краткое содержание

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Полный текст постановления

2. Полный текст постановления

Председатель Подпись И. О. Фамилия

Секретарь Подпись И. О. Фамилия

Рисунок. 4. Пример оформления протокола

В протоколе указываются реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения заседания, а номером протокола - порядковый номер заседания с начала года.

В заголовке указывается название коллегиального органа, например:

ПРОТОКОЛ

заседания Совета директоров.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется в следующей последовательности:

Председатель - фамилия и инициалы;

Секретарь - фамилия и инициалы;

Присутствовали - фамилии и инициалы присутствующих сотруд­ников в алфавитном порядке, затем должности и фамилии пригла­шенных.

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каж­дый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чем?», например:

1. Об итогах работы предприятия за второй квартал 2000 г.

2. О повышении оклада штатных сотрудников.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших и через тире – краткое изложение текста выступления.

Если после выступления или в ходе обсуждения задавались вопро­сы, они должны быть зафиксированы в протоколе вместе с ответа­ми. Постановление указывается в протоколе полностью, так как является наиболее важной его частью.

Протокол подписывается председателем и секретарем.

Обратите внимание!Протоколы правления акционерного обще­ства или совета директоров должны быть подписаны всеми при­сутствовавшими на заседании.

К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение мате­риалы: справки, доклады, проекты и т.п. в виде приложения.

Содержание особого мнения записывается в протоколе после со­ответствующего протокольного решения.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах кален­дарного года.

Решения, принятые на заседании, доводятся до сотрудников пред­приятия в виде копии самого протокола или выписки постановляю­щей части из него, либо в виде других распорядительных докумен­тов: приказов, решений, составленных на основании протокола.

Протоколы относятся к числу важных документов предприятия, хра­нятся не менее 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.

Акты

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтвержда­ющий какие-либо факты или события.

Акты имеют много разновидностей: акт сдачи-приемки продукции; акт списания материалов и т.д.

Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами предприятия. Если акт является внешним докумен­том, то он должен содержать справочные данные об организации (адрес, телефон и т.п.). Пример составления акта показан на рис. 5.

Акт может иметь заголовок и состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указывается основание составления акта. Это либо ссылка на документ, либо на устное распоряжение руководства, либо на какие-то события.

Далее указывается состав комиссии: фамилия, инициалы председа­теля и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности, фамилии и инициалы присутствующих.

В основной части излагаются цели, задачи, сроки проведенной ко­миссией работы, ее результаты (выводы, предложения). Текст акта может делиться на пункты. После текста и отметки о приложении при необходимости указываются сведения о количестве экземпля­ров акта, о месте нахождения этих экземпляров или адресатах, ко­торым они отправлены.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Обратите внимание на следующее: для ряда актов (по материаль­ным, финансовым и другим важным вопросам) необходимо утвер­ждение директором и заверение печатью предприятия.

С актами ревизий и проверок знакомят всех лиц, деятельность ко­торых они затрагивают. В этом случае в акте после подписей соста­вителей ставится отметка:

С актом ознакомлены:

- должности;

- подписи;

- расшифровки подписей;

- даты.

Особую группу образуют акты, устанавливающие факты порчи или недостачи продукции, иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заве­рены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).

Докладные записки

Докладная записка - документ, адресованный директору или вы­шестоящему органу, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Докладная записка составляется в случае необходимости поставить директора в известность о каких-либо фактах или событиях и мо жет содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрываю­щий ее содержание.

В первой части докладной записки излагаются факты или события, послужившие поводом к ее написанию.

Вторая часть содержит выводы и предложения о конкретных дей­ствиях, которые необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Докладные записки должны быть подписаны составителем, а док­ладные записки, направляемые в вышестоящие органы, должны быть подписаны директором.

Докладные записки по основным вопросам деятельности органи­зации хранятся 5 лет.

Контракты

Основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями являются коммерческие контракты (договоры).

Подробно о заключении договоров см. в Рабочей тетради 11, Раздел 4, Тема 3.

При составлении контрактов и их заключении следует уделять осо­бое внимание:

- четкой формулировке прав и обязанностей сторон;

- возможности расторжения контракта любой из сторон;

- санкциям к каждой из сторон за невыполнение обязательств;

- соответствию пунктов контракта Федеральному закону «О за­щите прав потребителей» и другим законодательным актам;

- соответствию подписей, печатей, дат, юридических адресов.

Составными частями контракта являются:

- название вида и заголовок документа (например, договор куп­ли-продажи);

- дата, номер, место составления;

- наименования сторон (полные названия организаций);

- предмет контракта;

- условия и сроки поставки, хранения и т.д.;

- условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;

- порядок сдачи-приема выполненных работ;

- ответственность сторон;

- гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

- переход права собственности и риски;

- порядок разрешения споров;

- юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, бан­ковских реквизитов, номеров телефонов, факсов);

- подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшиф­ровок подписей и дат подписания документов);

- печати фирм-контрагентов.

Должностные инструкции

Должностная инструкция - документ, в котором определены функ­ции, права и обязанности сотрудника.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт. Трудовой контракт и должностная инструкция использу­ются при разрешении конфликтных ситуаций между работодате­лем и работником.

Должностная инструкция разрабатывается специалистом по рабо­те с персоналом, согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается директором предприятия. Все существенные изме­нения в должностную инструкцию вносятся приказом директора.

Должностная инструкция может содержать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

Общие положения. Здесь устанавливаются: область деятельности; порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия; квалификационные требования; подчиненность; должностные лица, которыми он руководит. Также здесь перечис­ляются нормативные документы, которыми должен руководство­ваться сотрудник в своей деятельности.

Функции. Здесь перечисляются основные направления деятельности.

Должностные обязанности. Здесь должны быть определены конк­ретные виды работ.

Права. "Здесь устанавливаются права, необходимые сотруднику для выполнения возложенных на него обязанностей.

Ответственность. Здесь указывается, за что конкретно несет от­ветственность сотрудник.

В дополнение к основным разделам должностной инструкции можно вводить другие разделы по усмотрению руководства орга­низации.

Объяснительные записки

Объяснительные записки составляются по производственным воп­росам и трудовым правоотношениям. Текст объяснительной запис­ки составляется в произвольной форме. В объяснительной записке указываются причины, которые привели к каким-либо нарушени­ям. Объяснительная записка должна иметь дату, указание адресата и подпись составителя.

_________________________________________________________________________

Задание

Представьте, что Вы работаете менеджером по продажам у крупной компании. Вы опоздали на работу на 40 минут (причину придумайте сами), и Ваш начальник интересуется, почему Вас не было на рабочем месте. Попробуйте составить подробную объяснительную записку.

__________________________________________________________________________________

Справки

Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение фактов или событий.

Очень часто составляются справки, подтверждающие работу и оп­лату труда сотрудников. Руководство предприятия обязано выда­вать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера заработной платы.

Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения его должности, зарплаты.

В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже.

На справке должна обязательно стоять дата ее подписания, подпись и печать. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок по жур­налу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Составляют подобные справки в одном экземпляре.

Письма, факсы

Деловая переписка - одно из наиболее важных средств связи пред­приятия с внешними организациями.

Письмо- обобщенное название различных по содержанию доку­ментов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимиль­ной связи, электронной почтой и т.д.

Существует много видов деловых писем: инструкционные, гаран­тийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламаци­онные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы, письма-просьбы, письма-отказы, письма-подтвер­ждения и др.

Письма инструкционные (директивные) исходят из государствен­ных или муниципальных органов. Они содержат рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов и т.п.

Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки и т.п..

Рекламные письма содержат рекламу, цены предлагаемых товаров.

В рекламационных (претензионных) письмах требуют возмещения убытков.

В письмах-запросах предприятие просит разъяснить какой-либо факт или действие.

Сопроводительные письма пишутся в тех случаях, когда основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводитель­ном письме указывается, с какой целью направляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки.

Яисьма-говещеяияпосылаются из вежливости (благодарность за ско­рый ответ, выражение готовности к сотрудничеству и т.п.) или же в качестве вполне определенного информационного сообщения.

Письма-напоминания направляется в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта своевре­менно получить желаемый результат.

Письма-подтверждения чаще всего являются гарантией данных ранее обещаний или уже оговоренных условий.

Письма-отказы - это ответ на претензию клиента или партнера. Правильно написанные, они помогают поддерживать нормальные отношения с клиентом.

Гарантийные письма направляются как обязательство оплаты за покупку, услуги и т.п. Заканчиваются такие письма фразой: «Опла­ту гарантируем. Наш расчетный счет (указываются полные банков­ские реквизиты)» и обязательно имеют две подписи: руководителя и главного бухгалтера.

Пример составления письма приведен на рисунке 1.

В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты:

- дата;

- номер;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа (если письмо является ответом);

- заголовок к тексту.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным и убе­дительным.

Телефонограммы

Телефонограмма - документ, который передается по телефону и за­писывается получателем.

При передаче телефонограммы необходимо:

- составить лаконичный текст, в который входит дата, время и дру­гие важные вопросы сообщения;

- продиктовать телефонограмму;

- узнать должность и фамилию того, кто принял телефонограмму;

- записать время передачи телефонограммы.

При приеме телефонограммы необходимо:

- записать текст телефонограммы;

- записать название фирмы и номер телефона;

- узнать должность и фамилию того, кто передал телефонограмму;

- записать время приема телефонограммы.