Тема 7. Сущность и особенности управления организациями.
Существуют два вида управления. Первый вид управления - это управление различными устройствами, механизмами. Этот вид управления Энгельс назвал «управление вещами». Второй вид управления используется для управления организациями. Поскольку организация - это группа людей, объединяемых для выполнения целенаправленной деятельности, то управление организациями является «управлением людьми» (также по определению Энгельса).
Второй вид управления специфичен и является более сложным, так как при его осуществлении необходимо учитывать человеческий фактор, имеющий психологический и социальный аспекты.
В общем случае под управлением организацией понимается такое воздействие на членов организации, которое обеспечивает достижение целей организации.
Необходимость в управлении организацией определяется тем, что в ней используется разделение труда, выполняемого отдельными ее подразделениями (такое разделение труда называется горизонтальными). Управление обеспечивает координацию, согласование этого труда во имя достижения общей цели. По образному выражению К.Маркса «Отдельный скрипач сам управляет собой, оркестр нуждается в дирижере». Управление имеет первостепенное значение для обеспечения эффективности деятельности организации.
В соответствии с системным подходом, разработанным менеджментом, любую организацию нужно рассматривать как «открытую систему». Это означает, что она представляет собой совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих элементов. Организации объединяют такие элементы, как люди, структура, задачи, технология, которые ориентированы на достижение определенных целей в условиях меняющейся внешней среды.
Известно, что система, в которой реализуются функции управления, называется СУ и в ней выделяют управляющую и управляемую часть . Управляющая часть системы обеспечивает выработку управляющих воздействий для управляемой части (ОУ) для достижения ею определенных целей. Следовательно, управляющая часть осуществляет функции управления, управляемая является ОУ. От управляющей части системы к управляемой по каналам связи передаются управляющие воздействия (прямая связь). По каналу связи противоположного направления -от управляемой части к управляющей - передается информация о состоянии ОУ, точнее о текущих значениях существенных характеристик ОУ (обратная связь). Таким образом управляющая и управляемая часть соединены контуром обратной связи. Простейшая кибернетическая схема управления организацией с обратной связью может быть представлена в следующем виде - см. рис. 17.
Современная наука управления организациями (менеджмент) рассматривает управление как процесс. Это объясняется тем, что работа по достижению целей с помощью других - это не какое-то единовременное действие, а серия непрерывных взаимосвязанных действий. Эти действия называются управленческими функциями. Каждая функция тоже представляет собой процесс, потому что также состоит из серии взаимосвязанных действий. Процесс управления организацией является общей суммой всех функций.
Анри Файоль, который является автором этой концепции, считал, что существует 5 функций управления. По его словам «управлять значит 1) предсказывать и планировать; 2) организовывать; 3) распоряжаться;4) координировать и 5) контролировать.
Другие ученые разработали иные перечни функций, в которых кроме указанных также находятся: распорядительство (командование), мотивация, коммуникация, исследование, оценка, принятие решений, подбор персонала, представительство и заключение сделок. В книге американских авторов Мескона, Альберта Хедоури «Основы менеджмента» все эти функции объединяются в небольшое число функций, которые в настоящее время общепринято считать применимыми ко всем организациям. Эти ученые утверждают, что процесс управления реализуется функциями планирования, организации, мотивации и контроля. Каждая из этих функций обеспечивает выработку управляющих воздействий или применительно к организационно-экономическим системам управления, принятие решений на основе информации, получаемой в процессе коммуникаций. Поэтому функции планирования, организации, мотивации и контроля объединяются связующими процессами принятия решений и коммуникации. - см. рис. 18.
Функция планирования обеспечивает принятие решений о том, какие должны быть цели организации и что конкретно должны делать члены организации, чтобы достичь этих целей. Таким образом при планировании разрабатывается такая программа действий организации на будущие периоды, которая обеспечит достижение целей. Планирование должно циклически повторятся в силу изменений в окружающей среде. Поэтому планы необходимо пересматривать, чтобы они согласовывались с реальностью.
Функция организации позволяет принять решение о том, кто именно должен выполнять конкретное задание в соответствии с планом. Руководитель подбирает людей для конкретной работы, делегируя людям задания и полномочия или права использовать ресурсы. Таким образом, делегирование - это средство, с помощью которого руководитель осуществляет выполнение работы с помощью других лиц.
Функция мотивации обеспечивает принятие решений о том, какие мотивы действий людей нужно использовать, чтобы побудить их к выполнению работ в соответствии с делегированными им обязанностями и сообразуясь с планом. Раньше считалось, что мотивирование - это простой процесс, сводящийся к предложению соответствующих денежных вознаграждений в обмен за прилагаемые усилия. Но, как мы уже знаем, исследования в области поведенческих наук продемонстрировали несостоятельность чисто экономического подхода. Мотивация определяется сложной совокупностью потребностей, которые постоянно меняются. Поэтому, чтобы мотивировать своих работников эффективно, руководителю следует определить, каковы же на самом деле эти потребности, и обеспечить способ для работников удовлетворить эти потребности через хорошую работу.
Функция контроля позволяет принимать решение о том, какие предпринять действия, если по каким-либо причинам в работе организации возникли серьезные отклонения от первоначального плана. Существует много обстоятельств, которые могут заставить организацию отклониться от курса, определенного при планировании (ошибки при исполнении обязанностей, новые законы, появление новых конкурентов и т.д.). И если руководство будет не способно найти и исправить эти отклонения от первоначальных планов прежде чем организации будет нанесен серьезный ущерб, достижение целей, а возможно и само выживание будет поставлено под угрозу. При контроле сопоставляются достигнутые результаты с ожидаемыми в соответствии с планом. Одно из возможных действий при коррекции отклонений - это пересмотр целей, для того, чтобы они были более реалистичными для изменившейся ситуации или привлечение дополнительных ресурсов для реализации плана.
Как мы видим, каждая из этих функций реализуется принятием решений и для всех необходима коммуникация, т.е. обмен информацией, чтобы получить информацию для принятия правильного решения и сделать это решение понятным для других членов организации.
При принятии решения менеджер должен делать серию правильных выборов из нескольких альтернативных возможностей. Выбор одной из альтернатив - это решение.
Следовательно, принятие решений - это выбор того, как и что планировать, организовывать, мотивировать и контролировать. В самых общих чертах именно это составляет основное содержание деятельности менеджера.
При принятии решений для любой функции управления необходимо учитывать влияние на организацию внешней среды в силу того, что, как мы отмечали выше, все организации являются «открытыми системами». Энергия, информация, материалы, продукция и др. - это объекты обмена с внешней средой. Кроме того, открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое существование. Выживание любой организации зависит от внешней среды.
Упрощенное изображение организации как открытой системы может быть представлено следующим образом (См. рис. 19).
| Входы | Выходы | |
| Внешняя среда | ||
| Информация | Организация = СУ(обработка и преобразование входов зависит от ффективности управления) |  Продукция |
 Материалы |  Прибыль | |
 Капитал | Соц. ответственность | |
| Трудовые ресурсы |   Доля рынка | |
| Технология | Рост потребностей | |
 |  Удовлетворенность работников | |
| Рис. 19 Организация как открытая система управления |
Для того, чтобы обеспечить эффективное управление организацией, необходимо менеджеру при принятии решений использовать так называемый «ситуационный подход», т.е. учитывать ситуацию.
Под ситуацией понимается конкретный набор обстоятельств, которые сильно влияют на организацию в данное конкретное время.
Несмотря на то, что процесс управления в общем виде одинаков, специфические приемы принятия решений, которые менеджер должен использовать для эффективного достижения целей организации, могут варьироваться для различных ситуаций.
Успех или неуспех использования ситуационного подхода зависит от того, насколько правильно будет проанализирована ситуация. Для анализа ситуации используются переменные, влияющие на организацию. Различают внутренние и внешние переменные.
Внутренние переменные - это ситуационные факторы внутри организации. К ним относятся: структура, цели, задачи, технология и люди. Эти переменные взаимосвязаны.
Внутренние переменные обычно называют социотехническими подсистемами, потому что они имеют социальный компонент (людей_ и технический компонент (другие внутренние переменные). Все внутренние переменные связаны между собой следующим образом.
Цели определяют задачи, которые нужно решить при их достижении.
При выполнении задач используются определенные технологии.
Технология предполагает определенную специализацию подразделений, т.е. горизонтальное разделение труда, что наряду с вертикальным разделением труда по управлению организацией определяет ее структуру.
Менеджеры достигают целей организации через людей, которые выполняют определенные задачи в соответствии с принятой технологией. Люди являются центральным фактором любой модели управления организацией.
Существуют 3 основных аспекта человеческой переменной при управлении:
1) поведение отдельных людей;
2) поведение людей в группах
3) характер поведения менеджера, функционирование менеджера в роли лидера и его влияние на поведение людей и групп.
Понимание и успешное управление человеческой переменной очень сложно.
Успех организации зависит не только от внутренних факторов, но и внешних. Организации вынуждены приспосабливаться к внешней среде, чтобы выжить и сохранить эффективность.
В сегодняшнем сложном мире для эффективного управления особенно необходимо понимать действие внешних переменных.
Внешние факторы разделяются на 2 группы.
1. Факторы прямого воздействия
2. Факторы косвенного воздействия.
К первой группе относятся факторы, непосредственно влияющие на организацию и испытывающие на себе влияние этой организации: поставщики, потребители, конкуренты, законы, профсоюзы.
Во вторую группу входят факторы, которые могут не оказывать прямого немедленного воздействия, но тем не менее сказываются на деятельности организации: состояние экономики, НТП, политические факторы, международные события, социально-культурные факторы.
Учитывая все сказанное о сущности и особенностях управления организациями, сформулируем требования к менеджеру (руководителю), выполнение которых позволит осуществлять эффективное управление:
1. Менеджер должен быть знаком со средствами управления, которые доказали свою эффективность. Это подразумевает понимание процесса управления, индивидуального и группового поведения, системного анализа, методов планирования, организации, мотивации и контроля, количественных методов принятия решений.
2. Менеджер должен уметь предвидеть вероятностные последствия - как положительные, так и отрицательные - от применения данной методики или концепции.
3. Менеджер должен уметь правильно интерпретировать ситуацию. Ему необходимо правильно определить, какие факторы являются наиболее важными в данной ситуации и какой вероятный эффект может повлечь за собой изменение одной или нескольких переменных, характеризующих ситуацию.
4. Менеджер должен уметь увязывать конкретные приемы, которые вызвали бы наименьший отрицательный эффект с конкретными ситуациями, тем самым обеспечивая достижение целей организации самым эффективным путем при данных обстоятельствах.