Виды документов, их классификация.
Документы, входящие в состав документационных систем, подразделяются на виды и разновидности.
Под видом понимается группа документов одинакового наименования. Например, виды документов – отчёт, протокол, план, разновидность последнего – текущий, перспективный план.
Документы классифицируются по определённым основаниям.
  | служебные письма приказы | ||
| 1 По наименованию |     | протоколы акты | |
| докладные записки договоры и т.д. | |||
| 2 По месту составления |  | внутренние внешние |
Внутренние документы составляются работниками данного предприятия, а внешние поступают из других предприятий, организаций и от частных лиц.
| 3 По содержанию |   | простые сложные |
Простые документы посвящены одному вопросу, а сложные охватывают несколько вопросов.
| 4 По форме |    | индивидуальные трафаретные типовые |
Содержание каждого индивидуального документа имеет свои особенности (например, докладная записка), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, типовые создаются для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах.
| 5 По срокам исполнения |   | срочные несрочные |
Срочные требуют исполнения в определённый срок, несрочные не имеют установленного срока.
| 6 По происхождению |   | служебные личные |
Служебные документы затрагивают интересы предприятия, организации, а личные касаются конкретного лица и являются именными.
| 7 По виду оформления |  | подлинные копии выписки дубликаты |
| 8 По средствам фиксации |  | письменные графические фотодокументы т.д. |
Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой "копия"), засвидетельственное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставится подпись руководителя и печать.
Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой "дубликат"), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.
Принципы документирования
Организация работы с документами основывается на ряде основополагающих принципов. Важнейшие из них – целесообразность, полнота информации, технологичность, оперативность и системность (рис. 15.5.1.).
| П |  | · целесообразность | |
| Р |  | · правомочность | |
| И |  | · достоверность | |
| Н | документирования |  | · полнота информации |
| Ц |   | · технологичность | |
| И |  | · оперативность | |
| П | · системность | ||
| Ы |
Рис. 15.5.1.
1 Принцип целесообразности означает требование строго отбора информации, подлежащей документированию, с точки зрения её необходимости для принятия мер воздействия на управляемый объект. В практике решения многих текущих вопросов можно вообще отказаться от документа путём перехода на бездокументационные каналы связи – телефон, переговорные устройства, личные контакты. Это позволит значительно сократить объём внутренней первичной документации и трудозатраты управленческого персонала. Расширение практики бездокументационных контактов возможно на основе предварительного пересмотра управленческих процедур, расширения ответственности исполнителей среднего звена управления.
2 Принцип правомочности основан на том, что документ, рассматриваемый в его традиционной форме, имеет юридическое значение в отличие от других носителей информации, которые не вызывают юридических последствий. Для того чтобы документы влияли на формирование соответствующих правоотношений, требуется точное и повседневное соблюдение правил их оформления.
Документ должен содержать необходимый набор реквизитов и регламентированный порядок их расположения, а также подписи конкретных должностных лиц, свидетельствующие о том, что документ издан полномочным органом или должностным лицом. Подписание документов руководителями и другими должностными лицами в соответствии с их компетенцией служит формой выражения ответственности за их содержание и законность.
3 Принцип достоверности требует, чтобы документ был составлен на основе объективной, научно обоснованной, неискажённой информации. Он предполагает также отработку чёткой терминологии, не допускающей расхождения в толковании документа. Достоверность документа зависит также от квалификации и уровня информационной культуры всех групп работников аппарата управления.
4 Принцип полноты информации означает, что состав и объём документной информации должны быть достаточными для компетентного и своевременного распорядительного воздействия. Критерием полноты документирования является его соответствие так называемому "порогу информации", т.е. минимальному, но достаточному объёму информации, необходимой для принятия решений на данном уровне управления.
5 Принцип технологичности означает максимальную приспособленность документационных комплексов к современным научным методам труда управленческого персонала. Технологичность документирования и соответственное сокращение трудозатрат работников аппарата управления достигается совершенствованием форм документов и эффективным использованием средств организационной и вычислительной техники. Требование технологичности учитывается при макетировании форм документов, причём формы документов разрабатываются в соответствии с потребностями управленческих процедур, а не наоборот.
6 Принцип оперативности выражается в своевременности поступления документной информации на соответствующую ступень управления по каналам прямой и обратной связи. Принцип оперативности требует осуществления комплекса мер, направленных на сокращение пути прохождения и времени исполнения документов, увеличение доли машинно-ориентированных документов, ликвидацию избыточной информации. Избыточная информация перегружает информационные каналы, затрудняет продвижение действительно нужных сведений, порождает раздувание управленческого персонала.
7 Принцип системности означает требование единого методологического подхода к формированию, классификации, унификации и стандартизации документационных комплексов. Он лежит также в основе комплексной рационализации документооборота и означает, что исследование документационных проблем должно вестись не изолированно, а во взаимосвязи с чётким распределением функций по ступеням и звеньям, перестройкой на этой основе процедур принятия управленческих решений.