Документация – совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, событию, явлению, лицу, организации.

1 Организационная документация. К ней относится:

· нормативная документация, регламентирующая (определяющая) правовой статус организации (устав); структурных подразделений (положение); функции, права и обязанности должностных лиц (должностная инструкция);

· документы, определяющие порядок выполнения каких-либо действий (правила внутреннего трудового распорядка, инструкция по делопроизводству, стандарты и т.п.).

2 Распорядительная документация. К ней относятся постановления, приказы, решения, распоряжения, указания и прочая документация, с помощью которой оформляется распорядительная деятельность органов управления, осуществляемая на основе единоначалия и коллегиальности.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно.

Распорядительный документ может быть отменён (изменён) распорядительным документом самой организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

3 Справочно-информационная документация. Она включает служебную переписку, документацию по оформлению личного состава, протоколы, справки, акты. В состав служебной переписки входят инструктивные письма и письма-ответы, телеграммы, телефонограммы.

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашённых и др.). Если ход заседания стенографируется, текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается и хранится вместе с протоколом.

В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднён бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т.д. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы.

Вспециальных системах документации отражается специфика деятельности систем управления. Специальные системы обслуживают конкретные функции управления или отрасли деятельности государства. Например, система плановой, финансовой документации, документации по материально-техническому снабжению и сбыту, а также системы документации в отраслевом разрезе – промышленность, транспорт, торговля и т.д. Состав специальных систем нестабилен. Он постоянно изменяется по мере дифференциации функций управления и их организационного оформления. Примером может служить появление документации по функции управления качеством, маркетингом.

Согласование проекта управленческого документа.Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций. Различают внутреннее и внешнее согласование.

Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в следующей очерёдности:

· с отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами и при необходимости с общественными организациями;

· с работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов (главными, старшими специалистами и др.);

· с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером);

· с юридической службой;

· со службой документационного обеспечения;

· с заместителем председателя коллегиального органа или заместителем руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляют в следующей очередности:

· с подчинёнными организациями, а также неподчинёнными, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;

· с организациями и научно-производственными объединениями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;

· с общественными организациями – при необходимости или в случаях, предусмотренных документами этих органов;

· с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определённой области (санитарный, противопожарный и т.д.);

· с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

Подписание управленческого документа. Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением об организации, структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей и т.п. Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц.

Документы денежного, материального и кредитного характера, служащие основанием для приёма и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчётные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер (бухгалтер). Совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех этих организаций.

Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарём. Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа в единоличном порядке, имеют одну подпись.

Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений.

Утверждаемые документы (уставы, положения, инструкции и др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.

Протокол подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь.

Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленной должностной инструкцией.

Табель документов. В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники.

Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.