Информационные потоки, функционирующие в информационной системе, входные и выходные документы (формы)

Ну, что-нибудь вначале про информационные потоки, функционирующие в ИС, раз такой заголовок, что-то типа … информационная система предприятия базируется на обработке потоков информации, связанных с деятельностью предприятия ….. А потом уже про заказы покупателей, которые обслуживаются ИС …

Покупатели делают заказ на производство конкретной модели мягкой мебели. Через 1-2 недели готовый заказ доставляется клиенту. Для снабжения производства всем необходимым мебельный цех закупает материалы, фурнитуру и матрацы на стороне у различных поставщиков. Все это отражено в первой части функциональной модели предприятия.

Рисунок 4.1 (а) Функциональная модель предприятия (внешние связи) (В ФУНКЦИОНАЛЬНОЙ МОДЕЛИ ДОЛЖНЫ БЫТЬ УКАЗАНЫ ФУНКЦИИ, а здесь какая-то общая схема связей (взаимодействия) цеха с внешней средой

Рассмотрим взаимодействие отделов предприятия в ходе производственной деятельности. Информация о полученном заказе передается директору, который прикрепляет его к конкретному мастеру, а так же в технологический отдел, где подготавливаются все технологические документы и ведомость комплектации. Технологическая документация передается в мастерскую, ведомость комплектации в бухгалтерию. Тут формируется накладная на получение необходимых материалов со склада. Материалы со склада поступают в мастерскую, где мастер приступает к выполнению заказа. Когда заказ готов, водитель цеха доставляет его заказчику. Все материалы, необходимые мебельному цеху, поступают от поставщиков на склад, а затем в мастерскую, где используются для создания мягкой мебели для конкретного заказа.

Рисунок 4.2 (б) Функциональная модель предприятия (внутренние связи) (вряд ли это можно назвать функциональной моделью, ведь никакие функции здась не указаны, скорее потоки данных курсирующие между объектами структуры предприятия)

Директор цеха. Директор осуществляет общее руководство производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия, а так же организует взаимодействие всех его структурных подразделений. Для этого к нему должны стекаться все информационные потоки. Можно выделить следующие основные функции директора цеха, касающиеся производственных процессов:

1) распределение заказов среди мастеров;

2) закупка необходимых для производства мягкой мебели материалов;

3) утверждение новых моделей мебели, разработанных дизайнером-технологом.

Для выполнения этих основных функций директор должен поддерживать постоянную связь с бухгалтерией: своевременно получать информацию и документацию о функционировании предприятия (договоры, счета, отчеты, сводки, размер з/п работников и т.д.).

Магазин: Функции продавца в магазине заключаются в следующем:

1) прием заказа является первой операцией жизненного цикла нового изделия. Заказ принимается продавцом в магазине при мебельном цехе. Покупатели могут варьировать расцветку обивки и комплектацию модели. Продавец оформляет договор и принимает предоплату;

2) организация доставки готового заказа покупателю. После информации о готовности заказа продавец связывается с покупателем и договаривается о времени доставки. Затем создает гарантийный талон, документы на получение товара, прием оставшейся оплаты.

Рисунок 4.2 (в) Функциональная модель магазина (это уже похоже на функциональную модель)

Технологический отдел: дизайнер-технолог технологического отдела выполняет две не связанные между собой задачи:

– изготовление новых моделей мягкой мебели

– технологическая проработка заказов.

Вторая задача (а что с первой, надо же сказать как-то, что мы ее не рассматриваем почему-то здесь или как ??)состоит в следующем: после получения информации о новом заказе дизайнер-технолог по необходимости проводит технологическую коррекцию рабочих и сборочных чертежей и выпуск технологической документации - карт раскроя материалов, таблиц операций и т.д. Затем формирует ведомости комплектации - список материалов и комплектующих, необходимых для изготовления изделия, с указанием их точного количества.

Рисунок 4.2 (г). Функциональная модель технологического отдела

Склад материалов: Кладовщик выполняет следующие функции:

1) после получения накладной на получение требуемого количества материалов со склада передает материалы в мастерскую для изготовления заказа;

2) создает суммарную ведомость на закупку недостающего количества материала у поставщиков;

3) производит прием закупленных материалов на склад.

Рисунок 4.2 (д). Функциональная модель склада материалов

Мастерская: Всю работу над конкретным заказом выполняет один мастер. Его работу можно разбить на четыре этапа. На первом этапе мастер распиливает пиломатериалы, обрабатывает части изделия и собирает каркас модели. На втором этапе производится раскройка чехлов, в которые затем будет уложена набивка (мягкие элементы). На третьем этапе создаются пружинные блоки (этот этап пропускается, если блоков нет в модели). Последним этапом является обтяжка мягкой мебели тканью.

Для построения информационной схемы необходимо проанализировать процессы получения, хранения и использования информации на предприятии. Одним из основных информационных носителей являются документы, используемые при работе предприятия. Выполнение каждой проектной операции на любом уровне предполагает получение входной информации, ее обработку и передачу для выполнения последующих операций.

Продавец в магазине принимает заказ на производство мягкой мебели от покупателя. Далее информация о заказе передается директору, который передает заказ в мастерскую, и в технологический отдел.

В технологическом отделе подготавливаются 2 вида документов: ведомость комплектации уходит в бухгалтерию, а технологическая документация передается в мастерскую.

В бухгалтерии формируется накладная на получение материалов и передается на склад.

Если необходимые материалы есть в наличии, то кладовщик подготавливает накладную на передачу материалов, она отправляется в мастерскую. Если материалы отсутствуют на складе, то формируется ведомость на закупку, которая уходит директору. Директор связывается с поставщиками и договаривается о поставке необходимых материалов на склад. После оплаты счёта в бухгалтерии закупленные материалы от поставщиков поступают на склад вместе с приходными документами.

После выполнения заказа, информация о его готовности поступает из мастерской в магазин. Продавец связывается с покупателем, сообщает ему, что его заказ выполнен, и договаривается о времени доставки. Документы на получение заказа продавец передает водителю. Водитель подписывает документы у клиента и передает их в бухгалтерию.

В бухгалтерию так же передается предоплата и остаток оплаты заказа.

Разработанные дизайнером проекты новых моделей мягкой мебели передаются директору для утверждения.

Бухгалтерия осуществляет ежемесячные платежи, налоги, пенсионные начисления работников цеха, коммунальные платежи.

Бухгалтерия по мере необходимости доставляет оперативную информацию директору.

Здесь нужны какие-то выводы, о необходимости Вашей разработки, в связи с тем, что что-то в этой схеме не так и Вы предлагаете сделать более эффективно, что-то не автоматизировано и вы предлагаете автоматизировать, или что-то другое (противоречия, недостатки, проблемы, несоответствия), иначе, зачем нужна Ваша разработка ???