Анализ существующей системы документооборота

Анализ предметной области показал, что на данный момент большинство электронных документов не имеют четко структурированной системы хранения, что сказывается на оперативности и качестве работы. Вопрос актуальности файлов встает все более остро, и это связано с отсутствием единого места хранения и учета.

Вся документация создается вручную с использованием программных продуктов компании Microsoft, таких как Word, Excelи PowerPoint, что приводит к увеличению времени ее создания, а так же дублированию.

Все документы находятся на рабочих станциях сотрудников и не доступны другим пользователям локальной сети, что влечет за собой отсутствие четкой структуры наличия документов на предприятии, увеличении времени поиска необходимой информации, а так же к дублированию оной при копировании и сохранении на разных рабочих станциях.

Передача любой информации осуществляется с помощью внешних носителей (floppy-диски, USB-носители), либо по электронной почте, основанной на сети Интернет и электронных ящиков известных провайдеров (Mail.ru, Yandex.ru, Google.ru),без использования ресурсов внутренней локальной сети.

Достоинством подобной системы является простота в освоении, а так же отсутствие необходимости в обучении сотрудника дополнительным компьютерным навыкам, основанным на использовании специального ПО. В то же время подобный подход к решению административных задач влечет за собой дополнительные затраты времени, повышает трудоемкость решения задач и влечет за собой возможные ошибки, связанные с использованием более ранних версий документов.

Требования к внедряемой информационной системе

В данный момент выделены следующие пользователи информационной системы:

· Руководитель – основной поток данных, связанных с принятием воспитанников детских дошкольных учреждений, проходит через заведующего. Именно им формируется основа личного дела;

· Заместители руководителя – выполняют внесение в информационную систему сопутствующих данных, получаемых по ходу процесса воспитания и предоставления необходимых справок со стороны родителей ребенка;

· Медицинский работник – внесение информации, связанной с состоянием здоровья воспитанника.

К системе предъявляются следующие требования:

· Поддержка основных операций связанных с документооборотом;

· Реализация создания отчетов на основе созданных запросов;

· Реализация должна происходить нас использованием программно-аппаратной части учреждения.

Должны быть реализованы следующие типовые действия:

· Добавление и корректировка данных в личных делах воспитанников;

· Хранение файлов и документов, имеющих непосредственное отношение к личным делам воспитанников;

· Составление отчетов по заранее заданным параметрам.

Таким образом, предполагается внедрение единой комплексной системы электронного документооборота, основанной на единой базе данных в соответствии с информационными потребностями пользователей.

Данные, предоставляемые системой, будут использоваться руководителем предприятия для принятия управленческих решений.

Выводы по первому разделу

Анализ предметной области выявил наличие ряда проблем, таких как потеря эффективности, при работе с документами, увеличение времени на поиск, обработку и создание документов, отсутствие единой структурированной системы хранения документов, отсутствие возможности получать общую картину о наличии документов на предприятии. Данные факторы обуславливают необходимость внедрения на предприятии электронной системы документооборота. Анализ существующего рынка готовых типовых решений показал, что они не удовлетворяют требованиям предметной области, и было принято решение о создании собственной информационной системы.

Моделирование бизнес-процессов

Данный раздел выпускной работы посвящен созданию и описанию бизнес-процессов, протекающих на предприятии. Создание ряда различных моделей формирует требования к проекту, обосновывают выбор конкретного способа решения проблемы.

Характеристика предприятия

Государственное Бюджетное Образовательное Учреждение детский сад представляет собой предприятие, целью которого является первоначальное развитие и социализация детей в возрасте от 2 до 6 лет. На территории учреждения проходят постоянное обучение сотни учеников, разбитые на разные группы, в зависимости от возраста и уровня подготовки. Каждый из учащихся – это уникальная личность, для которой учреждение подготавливает отдельное личное дело. В личном деле учащегося хранится вся информация, связанная с ним, начиная от даты рождения и заканчивая характеристикой, предоставляемой по итогам выпуска. Основная часть информации проходит в виде бумажных документов (свидетельство о рождении, медицинские справки и т.д.), предоставляемых учебному заведению родителями или опекунами. Часть информации учебное заведение собирает самостоятельно, благодаря работе педагогов, и предоставляется в распоряжении администрации, для последующего внесения в личное дело.

Основной документооборот проходит через руководителя предприятия и его заместителей, т.к. именно они являются ответственными за сохранность и достоверность личных дел учащихся. Так же основная коммуникация с родителями и опекунами происходит через заведующего учреждением. Именно заведующий определяет, какой пакет документов необходимо предоставить для внесения в личные дела, а так же несет полную ответственность за прием, либо исключение ребенка из детского сада, т.е. основным ответственным лицом за работу с личными делами является только руководитель предприятия. Делегирование полномочий своим подчиненным – это нормальный процесс современного бизнес-устройства любого из учреждений. Заместители созданы для выполнения поручений руководства и для принятия ответственности в случае отсутствия оного. Любой доступ к информации, связанной с личными делами и полученный путем делегирования полномочий, является внутренним делом предприятия, не снимающим в итоге ответственность с непосредственного руководителя учреждения.

Количество документов, включаемых в личные дела, регулярно растет. Работа с бумажными источниками и разрозненными электронными документами малоэффективна в условиях большого объема информации в виду нерационального использования ресурсов и времени. Так же происходит дублирование информации, либо возможны случаи использования устаревшей версии документов, в связи с тем, что количество копий и место их хранения не регламентированы и остаются на усмотрение пользователей. Работа с большими объемами информации, без использования электронной системы учета документов, не является рентабельной, в условиях нашего рынка IT-технологий, так как вложение в покупку современных программных решений очень быстро окупается, устраняя необходимость в приеме на работу дополнительного персонала, либо оплаты сверхурочных работ. Так же повышается качество и скорость выполнения работ, связанных с документооборотом, и повышается надежность их исполнения.

Постоянно увеличивающийся объем данных, необходимый к обработке, вынуждает искать новые, более рациональные пути решения проблем, связанных с высокой нагрузкой на сотрудников учреждения, задействованных в административной работе, связанной с личными делами воспитанников.

Нотация IDEF0

Наборстандартов IDEF (ICAM DEFinition) был разработан специально для моделирования автоматизированного предприятия. Одним из стандартов набора является нотация функционального моделирования под кодовым названием IDEF0[3].

Функциональное моделированиеIDEF0 начинается с того, что определяется основная задача, которая решается путём выполнения этого бизнес-процесса. Именно бизнес-процессы, которые формируют значимый для потребителя результат, представляют ценность, и именно их улучшением предстоит заниматьсяв дальнейшем.

Бизнес-модель опирается на следующие принципы:

1) Верхний уровень модели должен отражать только контекст системы, то есть взаимодействие моделируемого единственным контекстным процессом предприятия с внешним миром.

2) На втором уровне модели должны быть отражены основные виды деятельности (тематически сгруппированные бизнес-процессы) предприятия и их взаимосвязи.

3) Дальнейшая детализация бизнес-процессов осуществляется посредством бизнес-функций – совокупности операций, сгруппированных по определенным признакам. Бизнес-функции детализируются с помощью элементарных бизнес-операций.

4) Описание элементарной бизнес-операции осуществляется посредством задания алгоритма ее выполнения [4].

Поэтому для эффективного построения модели необходимо выполнение следующих действий:

• Сбор информации об объекте, определение его границ;

• Определение цели и точки зрения модели;

• Построение, обобщение и декомпозиция диаграмм;

• Критическая оценка, рецензирование и комментирование.

Модель представляет собой серию диаграмм с сопроводительной документацией, которые разбивают сложный объект на составные части, изображенные в виде блоков. Детали каждого из основных блоков показаны в виде блоков на других диаграммах [3].

В нашем случае задачу можносформулировать следующим образом: «Функционирование деятельности детского сада».

Первым шагом является определение исходных данных и материалов, то есть входных данных (Input), а также определение целей бизнес-процесса, то есть выходных данных (Output).

Входные данные для модели – воспитанники, работники детского сада, сопроводительные документы. Выходные данные для модели – это отчеты о комплектовании групп, отчеты о нагрузке работников, комплексно-тематическое планирование.

Нотация IDEF0 предполагает также, что для проведения функционального моделирования нужно выделить так называемый механизм (mechanism), то есть тех исполнителей, которые будут задействованы в бизнес-процессе. В качестве механизмов выступают работники детского сада и технические средства.

Правильное выполнение процесса должно обязательно контролироваться (какими-то стандартами, методиками, технологиями и прочее). В нотации IDEF0 это называется «управлением» (control) и обязательно должно отображаться на функциональной диаграмме[4].

Организация для своей работы руководствуется Уставом дошкольного учреждения, Законом об образовании РФ, Правилами внутреннего трудового распорядка, Конвенцией о правах ребенка, Трудовым кодексом РФ.

Сведем всю полученную информацию в контекстную диаграмму (рис. 1).

Рис. 1 – Контекстная диаграмма

Основной блок состоит из трех дочерних блоков. Все блоки декомпозиции имеют свои входные и выходные данные, правила и механизмы:

1. Организовать учет воспитанников

2. Организовать кадровый учет, управление персоналом

3. Подготовить отчет

В результате декомпозиции контекстной диаграммы получим диаграмму, как показано на рис. 2.

Рис. 2 - Диаграмма декомпозиции первого уровня

Таким же образом можно декомпозировать каждую из указанных небольших функций до достижения необходимой степени детализации.

Рассмотрим более подробно:

Блок «Организовать учет воспитанников». Происходит заявок от родителей на прием воспитанников в детский сад, обработка этих заявок, заполнение необходимых документов.

Блок «Организовать кадровый учет, управление персоналом». Происходит регистрация и прием новых сотрудников.

Блок «Подготовить отчет». Происходит составление комплексно-тематического плана на основании собранных данных.

Основная цель контекстной диаграммы – определить главную задачу, которая решает выполнение бизнес-процесса. Особенно контекстная диаграмма важна при компоновке общего взгляда на решаемую бизнес-задачу: что требуется и в каком количестве, что получим на выходе, кто задействован в бизнес-процессе, какие регулирующие документы необходимы для качественного решения поставленной задачи.

Контекстная диаграмма не даёт полного видения процесса, а лишь общий взгляд. Для того, чтобы просмотреть последовательность выполнения процесса, нужно дать более детальное описание процесса.

Недостатокнотации IDEF0 состоит, в том, что она не отражает реакцию участников процесса на события внешней среды. Поэтому невозможно оценить риски, связанные с изменениями во внешней среде, невозможно также смоделировать варианты отката. Именно поэтому, нотация IDEF0 подходит как нельзя лучше для описания процессов технологических, в которых исключается влияние окружающей среды, поскольку операции выполняются по плану[1].

Нотация IDEF3

Нотация IDEF3 представляет собой методологию моделирования, которая использует графическое описание информационных потоков, взаимоотношений между процессами обработки информации и объектов, которые являются частью этих процессов. IDEF3 предоставляет возможность описать ситуацию, когда процессы выполняются в определенной последовательности, а также описать объекты, которые участвуют совместно в одном процессе[2].

Работы, которые находятся на диаграмме IDEF0, необходимо рассмотреть детально с помощью методологии IDEF3.

Проведем декомпозицию работы «Организовать учет воспитанников» (рис. 3). Данная работа начинает выполняться, когда поступают заявки от родителей на прием воспитанников в детский сад. В том числе предъявляются документы на воспитанника для проверки.После проверки происходит прием воспитанников в детский сад, что подразумевает регистрацию нового воспитанника в базе и определение его в группу. Последним действием составляется отчет о проделанной работе.

Рис. 3 – Декомпозиция блока «Организовать учет воспитанников»

Проведем декомпозицию работы «Организовать кадровый учет, управление персоналом» (рис. 4). Данная работа начинает выполняться, когда поступают заявки о приеме на работу в детский сад.Вместе с заявкой поступает документация на нового сотрудника. Вся документация проходит проверку, после чего принимается решение о приеме на работу нового сотрудника. В случае положительного решения происходит прием нового сотрудника, что подразумевает регистрацию его в базе, распределение нагрузки и установка графика работы. Последним действием составляется отчет о проделанной работе.

Рис. 4 – Декомпозиция блока «Организовать кадровый учет, управление персоналом»

Проведем декомпозицию работы «Подготовить отчет» (рис. 5). Данная работа начинает выполняться, когда заканчивает сбор необходимой информации о воспитанниках и работниках детского сада. Последним действием составляется комплексно-тематический план.

Рис. 5 – Декомпозиция блока «Подготовить отчет»

Нотация DFD

Диаграммы потоков данных (Dataflowdiagram, DFD) используются для описания документооборота и обработки информации. Наряду с IDEF0, DFD описывает моделируемую систему как сеть взаимосвязанных работ. Такие диаграммы используют в виде дополнения к модели IDEF0 для более наглядного отображения текущих операций документооборота в корпоративных системах обработки информации. Основная цель DFD - показать, как каждая работа преобразует свои входные данные в выходные, а также выявить отношения между этими работами[5].

Каждая DFD-диаграмма может содержать работы, внешние сущности, стрелки (потоки данных) и хранилища данных.

Проведем декомпозицию работы «Организовать учет воспитанников». DFD-диаграмма блока будет иметь вид, представленный на рис.6.

Рис. 6 - Диаграмма потоков данных для функционального блока

«Организовать учет воспитанников»

Проведем декомпозицию работы «Организовать кадровый учет, управление персоналом». DFD-диаграмма блока будет иметь вид, представленный на рис.7.

Рис. 7 - Диаграмма потоков данных для функционального блока

«Организовать кадровый учет, управление персоналом»

Проведем декомпозицию работы «Подготовить отчет». DFD-диаграмма блока будет иметь вид, представленный на рис.8.

Рис. 8 - Диаграмма потоков данных для функционального блока

«Подготовить отчет»