Тема 3. Организация как система управления, организационные структуры управления, внешняя среда

Задание 3.1

Используя следующую таблицу, укажите основные этапы развития организации и их отличительные особенности по ряду признаков.

№ п/п	Этап в развитии организации	Основные цели	Основные задачи	Стиль руководства (преобладающий)	Количественный состав работников	Способы мотивации
	Рождение организации
…	…

Задание 3.2

Используя знания различных признаков, по которым классифицируются организации, указать различные виды организаций.

№ п/п	Признак	Вид организации
	По виду собственности	1. Частные организации 2. Государственные организации
…	…	…

Задание 3.3

Управленческая ситуация. До начала научно-технической конференции «Информатизация процессов управления» оставалось время, и докладчики использовали его для научной беседы.

· Давайте определим суть любого процесса управления и, если сможем, изобразим это в схематической форме.

Ответ молодого аспиранта был довольно четким и логичным:

· В любом процессе управления есть объект, которым управляют, и орган, осуществляющий управление, - это субъект управления. В процессе управления этот орган получает некоторую информацию о состоянии управляемого объекта, о влиянии внешней среды. Помехи внешней среды не должны иметь места или оказывать существенное влияние на функционирование системы.

· Насколько я понял, - отвечал молодой специалист, - перечисленные звенья – объект и субъект управления – совместно с информационными связями образуют систему управления. Но со вторым утверждением я совершенно не согласен: помехи внешней среды существенно влияют на данные системы на входе и на выходе, а также на функционирование всей системы.

Постановка задачи

1. Что понимается под объектом управления и органом, который осуществляет управление?

2. Изобразите укрупненную структурную схему системы управления.

3. Каково ваше мнение, влияют ли помехи внешней среды на состояние системы управления?

Задание 3.4

Укажите основные отличительные особенности различных групп в организации, заполните таблицу.

№ п/п	Наименование групп	Отличительные особенности групп
	Формальные группы	и т.д.
	Неформальные группы	и т.д.

Задание 3.5

Управленческая ситуация. В одной из школ бизнеса преподаватель знакомит слушателей с основами системного подхода в управлении: «Системный подход рассматривает любую организацию как систему, которая на входе получает ресурсы из внешней среды, обрабатывает их и выдает на выходе продукцию во внешнюю среду.

Это основное утверждение, но чтобы охарактеризовать организацию как систему, надо хорошо знать теоретический курс, признаки открытой и закрытой, замкнутой и разомкнутой систем и т.д.

Сейчас вам дается 15-20 минут на повторение конспекта лекции, после чего надо будет ответить на вопросы».

Постановка задачи

1. Как определяется производительность системы?

2. Что представляет собой любая организация как система:

а) открытая или закрытая;

б) замкнутая или разомкнутая;

в) техническая или социальная;

г) простая или сложная;

д) определенная или вероятностная и т.д.?

Задание 3.6

Управленческая ситуация. Во время обеденного перерыва на строительном участке, где ведется строительство параллельно двух крупных объектов, собрались два мастера, прораб и начальник участка. Начальник участка заметил: «Наверное, нет управленца, в чьем лексиконе отсутствовало бы выражение «системный подход». Сегодня каждый говорит о системном подходе к управлению организацией или персоналом. Но какой смысл вкладывает каждый руководитель в это понятие? Мне интересно узнать ваше мнение».

Мастер Гришин охарактеризовал это понятие следующим образом: «Надо хорошо знать теорию управления и выработать для себя набор теоретических принципов управления, им и пользоваться. Применение теории систем к управлению облегчает комплексность взгляда руководителя на организацию».

Прораб Хрунов возразил: «Нет, теория управления не укажет руководителю на то, какие именно элементы организации как системы особенно важны. Системный подход обеспечивает руководителя комплексом необходимых рекомендаций, и на этой основе сам руководитель должен выработать индивидуальные стандарты поведения».

Начальник участка Ладыгин выслушал оба эти утверждения и не согласился ни с одним: «Системный подход следует воспринимать шире. Это способ мышления по отношению к организации (организационным проблемам и их решениям). В современных условиях только он может увязать конкретные концепции и приемы с определенными внешними и внутренними конкретными ситуационными переменными».

Постановка задачи

1. Какое мнение вы считаете правильным? Обоснуйте свой ответ.

2. Можно ли сказать, что системный подход характеризуется комплексом вышеперечисленных утверждений?

3. Системный подход к организации позволяет представить ее в комплексе четырех основных подсистем. Назовите каждую из данных подсистем и их элементы.

Задание 3.7

Кроссворд «Организация как система управления»

По горизонтали:

2. Структурное подразделение АУП, выполняющее функции контроля за соблюдением правил торговли, внедрением технологий торговли и т.д. 3. Лицо, направляющее и координирующее работу всего АУП и его отдельных звеньев. 4. Служба, осуществляющая подбор, изучение, расстановку кадров, контроль за состоянием работы с кадрами. 5. Орган учета и контроля сохранности собственности предприятия. 6. Основа функционирования системы управления. 9. Определенный круг действий, возложенных на кого-либо и безусловных для выполнения. 10. Документ (список сотрудников предприятия), в котором указаны соответствующие каждому сотруднику должности и обязанности.

По вертикали:

1. Процесс (работа), связанный с научными исследованиями, разработкой новых товаров, услуг и их освоением. 7. Место (роль) каждого сотрудника предприятия, назначаемое руководителем. 8. Должностной документ, определяющий порядок деятельности специалиста в соответствии с обязанностями, соответствующими занимаемой должности.

Задание 3.8

Составить организационную структуру управления (ОСУ) конкретной или виртуальной организации на основе анализа ОСУ, изображенных на рис. 3.1 – 3.5, и следующих рекомендаций:

- определите вид организационной структуры управления; охарактеризуйте ее преимущества и недостатки;

- определите, между какими звеньями системы управления возникают линейные, функциональные, межфункциональные отношения;

- определите формы управления;

- определите диапазон контроля;

- определите количество уровней управления организацией, специализированные блоки управления;

- укажите взаимосвязь между подразделениями по организации контроля за поступлением товаров (если такая функция выполняется);

- рассчитайте эффективность ОСУ и сделайте предложения по ее реструктуризации в условиях формирования рыночных отношений.

Рис. 3.1. Организационная структура управления продовольственного магазина

Рис. 3.2. Организационная структура управления розничного торгового предприятия

Рис. 3.3. Организационная структура управления акционерного общества

Рис 3.4 Организационная структура управления универсама

Директор

предприятия № _________________________________________________ _ Цель 1

Директор

предприятия № __________________________________________________ Цель 2

Директор

предприятия № __________________________________________________ Цель 3

Рис. 3.5. Организационная структура управления акционерного общества

Задание 3.9

Кроссворд «Организационные структуры управления»

По горизонтали:

3. Процесс приспособления организации к изменениям во внешней среде. 4. Процесс координации деятельности работников. 5. Документ, определяющий порядок и требования деятельности работника. 7. Орган учета и контроля сохранности собственности. 8. Структурное подразделение аппарата управления предприятия. 9. Решение руководителя на документе. 10. Требование, предъявляемое к должностной инструкции.

По вертикали:

1. Работник, выполняющий грамотно и профессионально стоящие перед ним задачи. 2. Организационная система управления. 6. Должностное лицо, утверждающее должностные инструкции.

Задание 3.10

После перехода страны к рыночной экономике руководство завода, производящего полупроводниковые материалы для элек­тронных схем, столкнулось с необходимостью решения прин­ципиально новых проблем. Промышленный спад в переходный период привел к резкому снижению объемов производства оте­чественной электронной продукции и как следствие к падению спроса на основную продукцию, производимую заводом. Перед руководством завода встала задача выработки новой стратегии развития предприятия, соответствующей новым экономическим реалиям.

Постановка задачи

Оцените ситуацию, сложившуюся на заводе полу­проводниковых материалов при переходе к рыночным формам эко­номики. Как изменение условий функционирования предприятия по­влияло на его хозяйственную деятельность? Какую стратегию развития предприятия, с вашей точки зрения, следовало бы при­нять руководству завода в изменившейся внешней среде?

Задание 3.11

Завод полупроводниковых материалов, о котором шла речь в управленческой ситуации № 1, столкнулся с основными труд­ностями в своей деятельности именно вследствие изменений, происшедших на тех рынках сбыта, где традиционно реализовывалась продукция завода. Полупроводниковых материалов для электронных схем на отечественных рынках сбыта требовалось все меньше и меньше. Сокращение объемов реализации продук­ции, производимой заводом, привело к необходимости измене­ния, а точнее, формирования новой маркетинговой стратегии предприятия.

Постановка задачи

Какое, с вашей точки зрения, влияние оказало изменение потребительского спроса на продукцию, производимую заво­дом полупроводниковых материалов, на экономическую деятельность предприятия? Что могло бы послужить основой маркетинговой политики завода, ориентированной на новые реалии потребительской го рынка?

Задание 3.12

В связи с возросшими требованиями к качеству поставляе­мой продукции, более жесткими условиями поставки и требованиями техники безопасности руководство крупного угольного разреза разработало программу перспективного развития пред­приятия, в которой наряду с другими мероприятиями предус­матривалась замена устаревшего оборудования. В связи с разра­ботанной программой было принято решение о закупке крупной партии нового оборудования, для чего угольному разрезу требовался кредит в размере 3 млн долл. Такой суммы «свободных» денег у предприятия не было.

Постановка задачи

Правильным ли было решение, принятое руковод­ством угольного разреза, закупить крупную партию нового обору­дования? Что, с вашей точки зрения, следовало бы предпринять руководству для того, чтобы закупка нового оборудования стала возможной?

Задание 3.13

Г-н Шульц является сотрудником отдела по продаже кипятиль­ных установок в большой торговой фирме. Он уполномочен при необходимости указывать в списке цен скидку до 16 %. Состояние доходов из-за сильного давления конкурентов в этой отрасли не­благоприятно: при полном исчерпании лимита скидок удается лишь покрыть затраты. Г-н Шульц после тяжелых переговоров продает одному крупному заказчику партию кипятильных установок на 10000 марок с 15%-ной скидкой. При этом достигнута скромная при­быль в 100 марок.

После поставки продукции заказчику от того приходит реклама­ция, поскольку часть установок имеет повреждения. Заказчик требует возмещения ущерба в 250 марок за дополнительные работы, в против­ном случае заказчик грозит возвратом заказа.

При поступлении рекламации г-н Шульц имеет право возмещать ущерб до 5 % от стоимости контракта. Хотя его лимит в данном случае составляет 425 марок, он не хотел бы возмещать ущерб, так как убыт­ки от заказа составят тогда 150 марок. С этими расчетами он идет к своему начальнику, но тот отклоняет его обращение, ссылаясь на то, что решение по данному вопросу является делом г-на Шульца. Но тот остается при мнении, что действует ответственно, ведь фирму надо ограждать от убытков, ему не понятно, как его руководитель может поступать столь безрассудно.

Постановка задачи

1. Правомерен ли отказ начальника рассмотреть просьбу г-на Шульца?

2. Нарушил ли г-н Шульц принцип делегирования ответственности?

3. На месте г-на Шульца Вы приняли бы или отклонили предложе­ние заказчика?

Задание 3.14

Согласно Библии, после того как Моисей вывел народ Израиля из плена египетского, началась обычная, будничная жизнь, со всеми ее проблемами. В том числе возникло много управленческих проблем, которые надо было решать, — споров, судебных разбирательств и т. п.

Моисей все управленческие функции замкнул на себя. Со всеми житейскими проблемами, за советом и судом люди шли непосредственно к нему.

Говоря современным языком, Моисей вел прием населения с утра и до захода солнца. При этом, естественно, успевал далеко не все, много вопросов при такой постановке дела оставались нерешенными, в их числе и очень важные.

Постановка задачи

1. Проанализируйте сложившуюся управленческую ситуацию. Правильно ли было организовано управление народом Израиля?

2. Что следовало бы изменить, чтобы сделать систему управления более эффективной?

Задание 3.15

В 1795 г., во времена Великой французской революции, против термидорианского Конвента готовилось вооруженное выс­тупление роялистов и части богатой буржуазии, недовольной политикой Конвента. Опасность для Конвента, действительно более озабоченного решением личных проблем его членов и поэтому непопулярного в народе, к тому же незадолго до этого жестоко подавившего вооруженное восстание французских рабочих, оказалась достаточно серьезной.

Вооруженными силами Конвента руководил тогда Баррас, опытный политик, но не профессиональный военный. Ему надо было найти человека, способного взять на себя руководство подавлением готовящегося вооруженного восстания.

Возникла типичная ситуация, когда руководитель должен был передать очень важные полномочия по организации военных действий по подавлению готовившегося мятежа роялистов и части буржуазии.

Постановка задачи

1. Как вы оцениваете ситуацию, сложившуюся в 1795 г., для французского Конвента?

2. Какими качествами должен был обладать человек, которому Баррас мог бы делегировать пол­номочия по подавлению готовящегося восстания ?

Задание 3.16

Господин Ломцов приобрел и возглавил в качестве директора промтоварный магазин. Он успешно функционировал и служи неплохим источником дохода для его владельца.

В 1998 г. Ломцов пригласил на должность заместителя директора господина Попова, доверив ему решение ряда важных управленческих проблем и делегировав значительный объем полномочий по управлению магазином. Для мотивации его деятельности Попову была выделены небольшая доля в бизнесе.

Однако впоследствии Попов стал считать, что вносит значительный вклад в обеспечение успешной работы магазина и имеет право на существенно большую долю прибыли.

Постановка задачи

1. Оцените положение, сложившееся в промтоварном магазине. Правильно ли было проведено назначение заместителя директора магазина?

2. Что бы вы посоветовали директору магазина при выборе лица, которому делегируются важные полномочия по управлению работой магазина?

Тема 4. Методы управления

Задание 4.1

Управленческая ситуация: вам поручено управлять группой из четырех человек. Эта группа новая. Три человека пришли в нее из других секций, а четвертый только что принят на работу.

При поверхностном взгляде группа достаточно хорошо справляется с должностными обязанностями, большинство работников трудолюбивы и усердно работают. До сих пор не возникало споров или ссор. Кажется, что они довольны. Тем не менее вы озабочены тем, что в целом достижения не так высоки, как могли бы быть. Но очевидных затруднений в работе нет. Ситуация выглядит так, что каждый работник работает индивидуально и взаимодействие между ними отсутствует.

Вы подняли этот вопрос и попросили работников высказать свое мнение. Их мнение таково, что каждый работает достаточно хорошо и ваши ожидания, очевидно, слишком высоки.

Постановка задачи

Какие шаги вы могли бы предпринять, чтобы улучшить положение?

Задание 4.2

Управленческая ситуация:ваш отдел (секция) достигает основных целей. Но это результат усилий только нескольких индивидуумов. Отношения в группе плохие. Групповые встречи (собрания) часто перерастают в умные ссоры. В коллективе накопилось много невысказанного, т.к. все бояться конфликтов.

Когда появляется ошибка в работе или проблема, вы узнаете о ней спустя много времени. И тогда уже трудно будет определить, кто виноват.

Если вы пытаетесь что-то изменить, это становится проблематичным, т.к. люди упираются, спорят по мелочам, стараются переложить ответственность на других или используют возможность посчитаться друг с другом. Те, кто работают на должностях дольше других, - самые несносные.

Вам удалось достичь определенных перемен. Но при этом пришлось использовать давление на людей и проявить большую настойчивость.

Вам иногда кажется, что каждый должен быть ответственным за свою работу. Многое приходится проверять и исправлять. Это всегда потеря времени и источник споров. Тем не менее вы уверены, что очередные нововведения встретят сопротивление. Вы знаете, что необходимо, но боитесь, что если вы начнете действовать правильно, то ничего не достигнете.

Постановка задачи

Что вы должны предпринять, чтобы достичь максимально своих целей?

Задание 4.3

Управленческая ситуация:вы приняли руководство отделом (секцией). Ваш предшественник вел спокойную жизнь и запустил свои обязанности настолько, что они превратились в проблему. Вами были предприняты попытки улучшить ситуацию, но улучшение было недолгим. У вашего предшественника были прекрасные технико-технологические навыки, и это держало его в компании.

Вы поняли, что персонал не заинтересован в работе и циничен. Ответ сотрудников на все: «Мы уже видели это раньше, тогда это не работало, и сейчас ничего не получится». Многие считают, что усердно работают и без них дисциплины не будет. Точка зрения другого менеджера – они «кучка бездельников», без которых будет намного лучше. Все же эту группу жалко потому, что ими плохо управляли, и это не их вина. С точки зрения вашей карьеры необходимо показать успехи в управлении этим отделом (секцией).

Все изменения команда считает ненужными. В вас они видят человека, который хочет сделать себе имя за их счет. Они уже реши, что за их счет вы сделаете себе карьеру. Они против всего, что принципиально меняет ситуацию.

Постановка задачи

Что вы можете предпринять, чтобы улучшить работу команды?

Задание 4.4

Управленческая ситуация:вы сформировали команду из заинтересованных и трудолюбивых работников в достаточно короткий период времени. Большинство работает хорошо, а некоторые преуспевают с тех пор, как перешли в ваш отдел. Они все знающие работники, хорошо работают в команде, стараются обсуждать вопросы, согласовывать мнения и быстро выполнять решения.

Однако часто собрания в коллективе проходят неформально в нерабочее время. Ваше беспокойство по поводу некоторых решений, принятых на них, растет. Иногда вас вообще не приглашают на собрания, и вы не можете повлиять на решение. Несколько раз, принятые без вашего ведома, решения отрицательно влияли на работу других отделов (секций).

Двое из группы, кажется, стараются захватить лидерство. Отношения пока нормальны, но есть почва для конфликта. Другие члены группы склоняются к той или другой стороне. Это также причины для беспокойства.

Вы рекомендовали своим подчиненным быть более ответственными за свою работу. Вам это удалось. Но вы обеспокоены тем, что ваши рекомендации сотрудники восприняли негативно, а ваш стиль руководства – как «тяжелую руку», что отрицательным образом повлияет на работу и ухудшит результаты.

Постановка задачи

Какие шаги нужно предпринять, чтобы улучшить ситуацию?

Задание 4.5

Управленческая ситуация:вы отвечаете за работу отдела (секции), который плохо справляется с работой. Эти проблемы существовали годами, но лишь в последнее время эти проблемы стали известны всем, вне отдела.

За короткое время управления вы попытались улучшить работу каждого и группы в целом. Все были очень довольны. Никто не спорил, казалось, все принимали предлагаемые изменения. Тем не менее, когда вы проконтролировали, проверили ситуацию, изменения просто не произошли. И снова все были вежливы, соглашались с необходимостью перемены, но ничего опять не изменилось.

Когда вы высказали это людям, они ответили, что это выше их возможностей или что они не понимают, чего вы хотите. Вы попытались заставить каждого изложить на бумаге то, что они хотели бы. Но это не подействовало.

Вы озабочены тем, что, когда вы начинаете подгонять одного или двоих, другие воспринимают этих людей как жертвы. Каждый в отдельности огорчен, если ему не удается выполнять ваши требования. Вас же огорчает то, что вы знаете, что у них большой потенциал, но он не используется.

Результаты работы вызывают озабоченность руководства работой отдела. Идет речь о закрытии или реорганизации отдела.

Постановка задачи

Что можно сделать, чтобы улучшить ситуацию?

Задание 4.6

Управленческая ситуация:в группе, которой вы управляете, есть как старые, так и только что приняты работники. Новые работники все еще обучаются.

В общем в команде хорошая рабочая обстановка и хорошие отношения, опытный персонал помогает новичкам достичь определенного уровня. В последнее время отношение к новичкам меняется. Растет недовольство и неудовлетворенность по отношению к тому, что новый персонал не вполне справляется, принимая во внимание высокие стандарты работы.

Вас беспокоит то, что если негативное отношение к новичкам будет развиваться, прежняя хорошая командная работы будет разрушены, и группы уже никогда не удастся достичь прежних высоких результатов.

Постановка задачи

Какие шаги необходимо предпринять, чтобы решить накопившиеся проблемы?

Задание 4.7

Управленческая ситуация: вы управляете группой опытных работников, которые хорошо знакомы с работой отдела и с требованиями к работе в этом отделе. Однако после нескольких лет работы ваша группа не достигла ожидаемого уровня работы.

На прошлой неделе вы говорили об этой проблеме и о том, как ее решить. Вы заметили нежелание определенных людей обсуждать этот вопрос. Некоторые говорят, что нет ничего серьезного, что это обычные трудности в нашей организации. Вам кажется, что низкая эффективность работы в вашей группе зависит от плохой работы смежного отдела, с которым ваши сотрудники имеют неформальные отношения. Отделы часто помогают друг другу решать некоторые проблемы, но иногда проблемы не решаются вовремя.

Вам не нравится, что симпатии ваших работников смежному отделу мешают выполнению работы, развитию доверия и сотрудничества в вашем отделе.

Постановка задачи

Подумайте, что нужно сделать, чтобы добиться доверия и сотрудничества в вашем отделе?

Задание 4.8

Управленческая ситуация: вы управляете группой работников хорошо подготовленных профессионально и с большим стажем. Ожидалось, что эта группа будет показывать высокие результаты, но, несмотря на высокий потенциал, группа выглядит незаинтересованной и недееспособной. Сначала вы думали, что это результат того, что сотрудники через некоторое время пойдут на пенсию.

Затем вы поговорили с группой и с каждым сотрудником индивидуально, чтобы выяснить, в чем проблема. Но группа неохотно говорила о том, что вызывает проблемы в работе, хотя было все же сказано, что трудности возникли из-за недоработок в предыдущей смене.

Вы обеспокоены тем, что некоторые работники совершенно потеряли интерес к работе и их производительность снижается. А участники вашей группы не могут понять, почему руководство поручает им ответственную работу, усложняет ее тем, что без предупреждения взваливает на их плечи недоработки предыдущей бригады.

Постановка задачи

Какие шаги необходимы, чтобы улучшить ситуацию?

Задание 4.9

Управленческая ситуация: вы стали руководителем давно сформированной группы работников. Предыдущий руководитель считал, что людей надо жестко контролировать и что необходимо подчиняться начальнику и уважать его.

Несмотря на огромный опыт, работники выполняют свои обязанности посредственно. Они делают все, что вы от них требуете, но никогда не проявляют инициативу. Как с начальником, им удобно с вами общаться на определенной дистанции и только по работе. Их производительность снижается.

Вы пытались показать, что цените знания и опыт группы: спрашивали их мнения и предложения по поводу повышения эффективности труда. Сотрудники отмалчивались. Вы думаете, что группа все еще не доверяет вам и боится, что любые замечания или предложения будут рассмотрены как критика в ваш адрес. Они боятся стать вашей жертвой и быть обвиненными при первой же возможности.

Постановка задачи

Что нужно сделать, чтобы создать в группе обстановку доверия и свободного обмена идеями, без боязни репрессий?

Задание 4.10

Кроссворд «Методы управления»

&nb