Следующее направление сокращения документооборота — уменьшение физического размера документа.

При переписке необходимо применять стандартные блан­ки, которые экономят примерно 1/5 часть площади листа, же­лательно использовать также бланки формата А5. Внедрение этого требования связано с преодолением сложившегося пред­ставления о престижности продольного бланка, широких по­лей, увеличенных интервалов и т.п. Размер бланка должен со­ответствовать объему текста.

Объемные документы справочного характера и долговре­менного пользования следует изготовлять с заменяемыми стра­ницами, что позволит при внесении изменений не перепеча­тывать весь документ. При подготовке оперативных докумен­тов рекомендуется использовать телеграфный стиль. Практи­куются ответы на самом запросе при помощи штампа или под­писи от руки. В этом случае сведения о документе сохраняются в организации-получателе на регистрационно-контрольной карточке, которая должна содержать соответствующую инфор­мацию.

Конечно, экономия бумаги не является главной в сокра­щении документооборота. Основное — удобство работы и лик­видация излишних документов. Унифицированная форма до­кумента должна быть удобна для заполнения и чтения, содер­жать достаточно места для размещения нужной информации.

Еще один реальный способ сокращения объемов доку­ментации — построение эффективных информационно-поис­ковых систем (ИПС). Возьмем такой пример. Приказ по лич­ному составу печатается в нескольких экземплярах и подшива­ется в дело с приказами, в личных делах, в бухгалтерии. При­чина такого "тиража" — создать возможность обнаружить доку­мент в необходимый момент. В результате создаются дублет­ные дела, которые включаются в номенклатуры и затем пере­даются в архивы. По сути же это удвоенная или утроенная до­кументация и, соответственно, увеличенный документооборот. Научно обоснованная поисковая система исключает необходи­мость дублирования документов. Определяется степень центра­лизации ИПС, состав регистрируемых документов, структура их описания, места хранения и др.

Резервы сокращения объемов документооборота имеются и при размножении и копировании документов. Множитель­ная техника создает удобства для работы: ускоряет обработку информации и процесс исполнения решений. Поэтому каждая организация стремится приобрести совершенную множитель­ную машину и увеличивает тиражирование, часто без доста­точных оснований. Для оптимального использования множи­тельной техники рекомендуется: копировать документы с умень­шением формата и использовать обе стороны листа, применять выборочное копирование типа "выписок".

9. Дело. Формирование дел. Основные признаки заведения дел.

Дело- это совокупность документов по одному вопросу.

Формирование дел- это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

Номенклатура дел — это систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, утвержденный в установленном порядке.

Признаки заведения дел (отражаются в заголовках дел):

1. Номинальный- соединение в дела документов, имеющих одно и то же название вида (приказы, протоколы, отчеты, акты и др.).

Например:

"Приказы директора предприятия по основной деятельности",

"Протоко­лы заседания экспертной комиссии предприятия",

"Акты проверок кассы".

2. Предметно-вопросный - объединение в дело документов одного содержания, то есть при формировании документов в дело за основу берут их содержание. Например:

"Документы по инвентаризации мате­риальных ценностей (инвентарные описи, акты, сличительные ведомости и др.)",

"Анализы финансово-хозяйственной деятельности предприятия".

3. Авторский - формирование в деле документов одного автора.

Например:

"Протоколы заседаний квалификационной комиссии предприятия",

"Протоколы заседаний аттестационной комиссии предприятия»

Правила внутреннего трудового распорядка предприятия",

"Планы предприятия по труду".

4. Хронологический -формирование в деле документов за определенный период.

Например: "Отчеты предприятия о работе с кадрами за 2001 год",

"Штатное расписание предприятия на 2002 год".

5. Корреспондентский - объединение в одном деле переписки с определенным корреспондентом (или с несколькими корреспондентами). При этом необходимо учитывать некоторые требования.

При переписке с несколькими разнородными корреспондентами (как правило, более трех) их названия в заголовке дели не перечисляются.

Например:

"Переписка о резерве кадров на выдвижение по должности и о замещении вакантных должностей",

"Переписка по вопросам основ­ной деятельности".

При переписке с группой однородных корреспондентов их названия в заголовке дел указываются обобщенно.

Например: "Переписка с иностранными фирмами о сотрудничестве",

"Переписка с финансовыми органами о ведении оперативно-бухгалтерского учета".

При формировании в деле переписки с одним - тремя корреспондентами они все перечисляются в заголовке.

Например:

"Переписка с Ми­нистерством по налогам и сборам Республики Беларусь о применении налогового законодательства".

6. Географический - формирование в одном деле переписки или другой группы документов, содержание, авторы, корреспонденты кото­рых связаны с определенной территорией.

Например:

"Отчеты пред­приятий Брестской области о работе с кадрами за 2001 год", "Переписка с предприятиями-поставщиками Витебской области о поставке комплектующих изделий",

"Документы об участии в торгово-промышленной выставке в г. Москве (переписка, программы, обзоры и др.)".

10. Основные требования к формированию дел.

При формировании дел в делопроизводстве организации необходи­мо также соблюдать и определенные правила.

1. Помещать в дело документы, которые но своему содержанию соответствуют наименованию дела по номенклатуре.

Если документы, образующиеся в течение делопроизводственного года, не могут быть включены в имеющиеся дела, необходимо заводить новые дела с внесением их в номенклатуру дел (для этих целей в номен­клатуре дел предусматриваются в каждом структурном подразделении резервные индексы).

2. Документы постоянного и временного хранения формиру­ются в отдельные дела.

Наиболее наглядно это требование прослеживается на примере фор­мирования дел с приказами. В номенклатуру дел организации, как пра­вило, включается несколько дел с приказами в зависимости от сроков их хранения. Так, предусматривается отдельное формирование дел с при­казами руководителя по основной деятельности и по администра­тивно-хозяйственным вопросам.

Например:

"Приказы директора предприятия по основной деятельности" постоянно,

"Приказы директора пред­приятия по административно-хозяйственным вопросам" 5 л.,

Это требование относится и к приказам по личному составу (срок хранения которых 75 лет или 3 года).

Например:

"Приказы директора предприятия по личному составу (прием, перемещение, увольнение, поощрение, премирование, длительные и зарубежные командировки)" -75 лет, ст.

3. Рабочие варианты (проекты) документов формируются в са­мостоятельные дела отдельно от их подлинников.

4. В дело формируется только по одному экземпляру каждого документа.

Не допускается включение в дело не относящихся к нему докумен­тов, а также черновиков, вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату.

5. В деле формируются документы только одного делопроиз­водственного (календарного) года.

Исключение составляют так называемые переходящие дела. Такие дела могут вестись в течение нескольких делопроизводственных лет. К ним относятся учетно-регистрационные книги, журналы, которые ведутся до окончательного их заполнения.

Например:

"Журнал регист­рации входящих документов",

"Книга учета проверок (ревизий)",

"Кни­га учета инструктажа по технике безопасности" и др.

Переходящими могут быть дела и с инструктивно-методическими документами, если они имеют небольшой объем, а также дела, в которые формируются документы за несколько лет до разрешения данного вопро­са. Переходящими являются и личные дела работников, формирующи­еся в течение всего периода работы данного лица в организации.

6. В каждом деле должно быть сформировано не более 250 лис­тов. Допустимая толщина дела - 30-40 мм.

В том случае, если включенное в номенклатуру дело будет иметь более 250 листов, заводится второй, третий, а при необходимости - и последующие тома этого дела. При этом все тома данного дела будут иметь один и тот же индекс по номенклатуре дел.

Например:

Дело № 3-4. Т. 1
Переписка о защите прав потребителей
Начато 02.01.2005
Окончено 30.08.2005
Дело № 3-4. Т. 2
Переписка о защите прав потребителей
Начато 01.09.2005
Окончено 31.12.2005.

По окончании делопроизводственного года в номенклатуре дел в графе "Количество дел (томов, частей)" указывается количество то­мов заведенного дела (2 тома; 3 тома и т.д.).

7. Приложения к документам, независимо от их дат, присоеди­нится к документам тех дел, к которым относятся.

8. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с действующими в стране правилами оформления документов, в том числе СТБ 6.38-2004 "

9. В дела должны формироваться только исполненные документы.

При этом на каждом документе в соответствии с СТБ 6.38-2004 оформляется реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело".