Понятие документооборота и его характеристики

"Документооборот — движение документов в организации с момента их получения или создания до завер­шения исполнения или отправки".

Документооборот является составной частью ДОУ, цель ко­торого — информационное обеспечение деятельности учрежде­ния, ее документирование и хранение ранее созданной управ­ленческой информации.

Важное значение для изучения документооборота имеет знание параметров документооборота (качественных и количе­ственных).

К качественным параметрам документооборота относят характеристику документооборота в зависимости от используе­мой системы информационного обеспечения: автоматизиро­ванного типа, традиционного, смешанного; разделение доку­ментооборота на входящие, исходящие и внутренние документопотоки; основные характеристики документооборота как пространственно организованного процесса: маршруты движе­ния документов, этапы и инстанции их прохождения, стадии документооборота.

К качественным также относятся и те пара­метры, которые характеризуют особенности наполнения сис­темы информацией: состав и содержание документов, вклю­чаемых в документооборот, направленность движения доку­ментов, периодичность документопотока.

К количественным параметрам документооборота отно­сят показатели его объема и времени протекания. Объем документооборота определяется количеством входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за конкретный период (год, квартал, месяц, день). Помимо объе­ма документооборота, устанавливают "удельный вес" каждой группы документов или документопотоков, определяют "плот­ность" документопотока — объем документов, проходящих через подразделение за единицу времени. Выделяют и такие параметры, как "физический объем" конкретного документа, размер его текста.

К временным характеристикам документооборота отно­сят "продолжительность документооборота", то есть скорость прохождения отдельных документов в процессе документообо­рота. Эта характеристика понимается еще и как время, затра­чиваемое на маршрут прохождения документа. Временные ха­рактеристики могут являться временем полного цикла обраще­ния документа в учреждении или временем прохождения на выбранных отрезках пути, стадиях управленческого процесса.

В этом плане рациональная организация документообо­рота предусматривает учет следующих принципов: прямоточность, непрерывность, ритмичность, параллельность, пропор­циональность.

Принцип прямоточности движения документов требует, чтобы перемещение документов осуществлялось по наиболее короткому пути, без петель, возвратных перемещений. Этому поможет построение схем документооборота, маршрутных и технологи­ческих карт на управленческую документацию. Необходимо также продумать пространственное расположение структурных подразделений аппарата управления и отдельных рабочих мест. Наиболее простой форме движения потоков документов соответствует линейное расположение структурных подразделений. Неправильно, например, когда руководство учреждения разме­щается в одном конце здания, а канцелярия, связанная с руко­водством интенсивным обменом документов, — в противопо­ложном (канцелярия, как правило, располагается в середине линейной структуры).

Принцип непрерывности в документообороте — это не­прерывная подача документов на тот уровень, где по ним при­нимается решение. Этот принцип несовместим с "залеживани­ем" документов, их скоплением в одной инстанции. В этих це­лях рекомендуется разработка перечня документов, не подле­жащих регистрации службой делопроизводства, когда часть по­ступающих документов, минуя руководство, передается на ис­полнение непосредственно в структурные подразделения.

Этот принцип предполагает, прежде всего, равномерную загрузку сотрудников в работе с документами, требует устране­ния или уменьшения перерывов в процессах труда и докумен­тооборота.

Несвоевременное получение информации, содержащейся в документе, влечет за собой несвоевременное выполнение ра­боты по нему, вызывает задержку всех последующих работ.

Принцип ритмичности документооборота означает рав­номерность движения потоков документов, подчинение наи­более приемлемому ритму движения. Этот принцип тесно смыкается с принципом непрерывности: движение документопотоков не может быть ритмично, если нарушена непре­рывность движения.

Принцип параллельности означает выполнение отдель­ных операций по обработке документа в процессе его движе­ния. Основное назначение этого принципа состоит в сокраще­нии времени на прохождение документа. Параллельное выпол­нение отдельных операций значительно ускоряет как докумен­тооборот, так и исполнение документа в целом.

Принцип пропорциональности предполагает пропорцио­нальную, равномерную загрузку каналов движения документов. Возможности обслуживающих подразделений (как основных, так и вспомогательно-технических) должны соответствовать их потребностям. Несоблюдение этого требования приводит к появлению "узких мест" (диспропорций) в документооборо­те, когда одни каналы перегружены, а другие — недогружены.

Важным является принцип самостоятельности и ответст­венности в работе с документами. Этот принцип означает, что при всех действиях — направлении, распределении, согласова­нии, подписании и др. — необходимо строго руководствоваться функциями учреждения и его частей, компетенцией работни­ков. Выполнение этого правила способствует сокращению пути движения документов, устранению ненужных операций, осво­бождает руководителей учреждений от решения второстепен­ных вопросов.

Превышение должностным лицом или другим работником полномочий при тех или иных действиях с документами, также как их невыполнение, приводит к созданию излишних доку­ментов, прохождению излишних инстанций, не вызываемых деловой необходимостью, излишним согласованиям, утвержде­ниям и другим действиям, затрагивающим документооборот.

Все рассмотренные принципы взаимообусловлены, хотя и имеют самостоятельное значение. Если процесс документо­оборота построен на основе соблюдения данных требований, имеются все предпосылки для оптимизации управленческого труда и делопроизводства.