Организационные формы делопроизводства

От правильной постановки делопроизводства в организа­ции зависит оперативность, экономичность, надежность функ­ционирования аппарата управления, организация и культура труда персонала, уровень механизации управления и др.

Делопроизводство — деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий. Она включает в себя как все операции по составлению и оформлению документов, так и весь комплекс работ с документами (ведение переписки, исполнение и контроль исполнения, учет документов, их систематизация, хранение, использование, порядок сдачи законченных производством документов в архив учреждения и т.д.).

Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях имеет три основные системы организации:

-цен­трализованную,

- децентрализованную

- и смешанную.

Выбор системы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры учрежде­ния, объема документооборота и др.

При централизованной системе все операции, связанные с документационным обеспечением управления сосредоточи­ваются в одном месте, в единой для всего учреждения службе ДОУ или у секретаря (прием документов, их регистрация, кон­троль исполнения, хранение дел и др.). Достоинства этой фор­мы делопроизводства заключаются в освобождении основных структур подразделений от вспомогательных операций с доку­ментами, обеспечении работников делопроизводственных служб полной и равномерной загрузкой. При централизации опера­ций с документами значительно повышается качество их обра­ботки. Централизованная форма делопроизводства чаще всего применяется в учреждениях, небольших по объему работы с документами.

При децентрализованной форме организации делопроиз­водства все виды работ с документами производятся непосред­ственно в структурных подразделениях учреждения, то есть каждая структурная часть в этом случае ведет делопроизводство самостоятельно.

При смешанной системе делопроизводства одни операции (прием, отправка корреспонденции) осуществляются- службой ДОУ, а другие (регистрация, оформление и составление доку­ментов, формирование дел) производятся как в службе ДОУ, так и в других структурных подразделениях.

Смешанная форма организации делопроизводства при­меняется обычно в крупных учреждениях со значительным объемом обрабатываемой документации. В этих учреждениях работники по делопроизводственному обслуживанию имеются, как правило, в каждой структурной части. Но наиболее трудо­емкие процессы по приему, учету, отправке корреспонденции и в этом случае целесообразно сосредоточить в одной струк­турной части учреждения.

Смешанная форма организации делопроизводства позво­ляет полностью механизировать работу с документами, более рационально использовать предназначенные для этих целей технические средства.

Документационное обеспечение управления в организа­ции осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчи­ненного непосредственно руководителю организации. В зави­симости об объема документооборота и типовых структур мо­гут быть следующие службы ДОУ: управление делами, канце­лярия, общий отдел и др.

В состав управления делами включаются канцелярия (бюро правительственной переписки, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро), инспекция при руководителе, секретариат (приемная, секретариат руководите­ля, секретариаты заместителей руководителя, секретариат кол­легии, протокольное бюро), отдел совершенствования работы с документами, отдел писем (жалоб) и центральный архив.

В организациях, не имеющих службы ДОУ, ее функции выполняет секретарь руководителя или другое специально на­значенное должностное лицо.

Работа службы ДОУ регламентируется положением об этой службе, а деятельность работников службы ДОУ — долж­ностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку со­трудников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разра­батываются руководителем ДОУ и утверждаются руководите­лем организации. По мере надобности должностные инструк­ции могут пересматриваться.

Служба ДОУ осуществляет следующие основные функ­ции:

-внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования;

-разработку и внедре­ние рациональных форм документов и организацию работы с документами с учетом ведомственной специфики;

- контроль за соблюдением стандартов на документы;

-экспедиционную обра­ботку и доставку документов исполнителям;

-регистрацию до­кументов и учетно-справочную работу;

- контроль исполнения документов;

-формирование, оформление, хранение дел и выда­чу их для использования;

-оформление, издание и рассылку до­кументов;

-машинописное изготовление, копирование и раз­множение документов;

- организационное и методическое руко­водство, контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации.