Информационный менеджер – «электронный секретарь»
Сотрудники секретариата в повседневной работе используют офисную программу «Информационный менеджер - «электронный секретарь» (рис.6.1 прило-жения №33). С помощью данной программы секретарями реализуются разнообразные задачи. Информационный менеджер заменяет блокноты, телефонные книжки, еженедельники, календари. Планирование встреч и собраний, управление контактами и задачами, организация общего доступа к информации, совместное создание документов, организация работы с клиентами, отправка и получение электронной почты, многие другие задачи решаются с использованием «электронного секретаря».
Представителем этого класса программного обеспечения в MS Office является пакет Microsoft Outlook. Microsoft Outlook - настольный информационный менеджер, основанный на продуктах MicrosoftExchangeClient (клиент электронной почты) и MicrosoftSchedule+ (персональный менеджер расписаний).
Outlook реализует следующие функции: электронная почта; персональный календарь и групповое планирование персональная информация (книга контактов и список заданий); журнал выполненных и планируемых действий; просмотр и совместное использование документов, файлов и общих папок; приложения коллективной работы. Сотрудники секретариата с помощью программы Outlook набирают телефонные номера, посылают почтовое сообщение, факсограмму, переходят на личную Web-страницу. Outlook предоставляет возможность планировать встречи и посылать запросы на их проведение через Интернет другим пользователям Outlook.
Информация, с которой пользователь работает в среде Outlook, организована в виде папок, которые по назначению аналогичны традиционным бумажным папкам. Основные объекты программы представляют собой папки с информацией определенного типа, сгруппированные в разделы: Outlook (Ярлыки), Почта (Мои ярлыки), Другие папки (Другие ярлыки).
Основные элементы информации, с которыми работает Outlook, называются:
Контакты | Данные о людях, с которыми поддерживаются деловые и личные отношения: Адрес электронной почты, почтовый адрес, несколько номеров телефонов, день рождения или годовщину какого-либо события и другие сведения, относящиеся к контактному лицу.На основе папки Контакты формируется Адресная книга для пересылки электронной почты |
Календарь | Планирование рабочего времени осуществляется в папке Календарь. При активизации папки Календарь раскрывается окно Ежедневника, в котором можно записывать встречи, собрания, события |
Задачи | Создание записи о новой задаче осуществляется с помощью Панели задач в папке Календарь, при этом можно установить следующие параметры задачи: тема задачи; дата начала и срок исполнения; стадия завершенности: не началась, выполняется, завершена, отложена, в ожидании; процент выполнения задачи; поручить задачу другому исполнителю; связать задачу с контактом; прикрепить файл; записать заметки. |
Заметки | Небольшая запись на память, электронный аналог отрывного листа бумажного блокнота. Заметки хранятся в специальной папке с тем же названием. Outlook поддерживает следующие действия с заметками: создание и сохранение, связывание заметки с контактом, отправление по почте, печать. |
Дневник | Электронный аналог традиционного дневника, в котором описываются различные события, произошедшие в жизни. В папке Дневник автоматически регистрируются ссылки на все информационные элементы, с которыми производилась работа: встречи и события из папки Календарь, Задачи, Заметки, телефонные звонки. Для каждого элемента автоматически создается запись, в которой указываются: дата и время начало работы; время, затраченное на работу с данным элементом. Информацию в дневник можно также вносить вручную с клавиатуры. В дневник можно вставлять документы, созданные в других приложениях MS Office. |
В Outlook введена определенная терминология для обозначения мероприятий различного вида. Все мероприятия подразделяются на несколько групп: встречи, собра-ния, события, задачи, телефонные звонки:
Встреча | Любое мероприятие, для которого в календаре делается запись и для проведения которого не привлекаются ресурсы. Под ресурсами понимается выделение специального помещения, временные затраты, связанные с подготовкой, материальные расходы. Встречей можно назвать доклад руководителю, телефонный звонок, прием посетителя. |
Собрание | Мероприятие с приглашением многих людей. Для проведения собрания привлекаются ресурсы. Производственное совещание в Outlook называется собранием. Проведение собрания должно согласовываться со всеми участниками. Собрание имеет определенную дату, время начала и окончания. |
Событие | Мероприятие, которое длится не менее одного рабочего дня, например проведение конференции. Событие предполагает составление плана мероприятий и отдельной подготовки каждого из них. Событие может сопровождаться рассылкой приглашений. |
Задача | Дело, которое нужно выполнить к определенному сроку. Сведения о задаче (тема и срок выполнения) хранятся в папке Задачи. Например, задачи, которые может выполнять секретарь, - это работа с документами, составление плана мероприятия и т. п. |
Телефонный звонок | Мероприятие, связанное с решением вопроса по телефону. Телефонные звонки фиксируются в папке Дневник. |
Раздел Почта (Мои ярлыки) предназначен для организации обмена электронной почтой. Основной составляющей этих папок являются: Сообщения - Документы, отправленные или полученные по электронной почте. Сообщения представлены в папках: Входящие, Черновики, Исходящие. Программная среда Outlook предлагает три режима работы с почтой: только Интернет; корпоративная или для рабочих групп; нет электронной почты.
Возможности Outlook позволяют также организовать групповую работу сотрудников с документами, для чего на предприятии организована локальная сеть ASODU и установлены общие правила адресации и пересылки файлов по сети от одного сотрудника к другим
На основе Outlook на исследуемом предприятии создана компьютерная система, использование которой позволило существенно повысить эффективность работы сотрудников секретариата. Работа с Outlook - это преимущество безбумажной технологии: оперативность, исключение потерь информации, быстрый поиск необходимой информации, существенное повышение производительности и качества труда [1, 37].
Интернет в работе секретаря
Глобальная компьютерная сеть Интернет объединяет десятки тысяч компьютерных сетей и миллионы пользователей во всем мире. Наличие сети Интернет на исследуемом предприятии позволяет использовать технологию Интернет для эффективного решения целого ряда задач, прежде всего для покупки товаров и услуг, продвижения товаров и услуг, маркетинга, рекламы, информационного поиска.
Системы Web построены на основе архитектуры «клиент-сервер». WWW-сервер - это часть сети (ее узел), которая дает возможность пользователям сети получать доступ к гипертекстовым документам, расположенным на данном сервере, и отвечает за предоставление такой информации по запросам пользователей. Программа клиент (браузер, программа просмотра, навигатор) выполняет функцию интерфейса пользователя.
На ООО «Практика» информация распределена по множеству компьютеров и хранится в виде разнообразных файлов, отчетов и сообщений электронной почты. Web-серверы предоставляют сотрудникам предприятия доступ к самым различным видам информации. Несколько начальных страниц служат гипертекстовыми связями со всеми видами документов и данных. С помощью интранет-системы создана информационная инфраструктура корпорации, объединившая различные информационные ресурсы и предоставив к ним единообразный доступ.
Web-ресурсы представляют собой совокупность документов, соединенных ссылками. При просмотре этой информации пользователь переходит от узла к узлу гипертекстовой сети. MS Internet Explorer сохраняет адреса Web-узлов, к которым пользователь обращался ранее, что позволяет секретарю быстро находить нужные документы, не вводя вновь их адреса в адресную строку.
Электронная почта
Система электронной почты позволяет быстро доставлять сообщение на любой компьютер, подключенный к Интернет/Интранет. Электронная почта используется для информационного обеспечения деловой деятельности. Грамотное использование возможностей электронной почты - важный ресурс повышения производительности и качества работы офисного работника. С помощью электронной почты сотрудники секретариата посылают сообщения - текстовые, графические, отвечают на письма корреспондентов, рассылают копии письма сразу нескольким получателям, пересылают полученную корреспонденцию другим адресатам.
Е-mail-сообщения - это документированные сообщения, поэтому при состав-лении электронных писем секретари соблюдают правила деловой переписки и конфиденциальности. Фильтрация входящей почты позволяет автоматически упорядочить поток входящей корреспонденции и отсекать входящую корреспонденцию по адресу, теме или содержанию письма.
Поисковые системы
В настоящее время Web содержит сотни миллионов страниц, а по некоторым оценкам - несколько миллиардов документов. Очевидно, что для нахождения нужной информации в этом громадном хранилище необходимы специальные, очень мощные поисковые инструменты. В качестве таких инструментов выступают поисковые системы Интернета. Поисковая система отыскивает в своем индексе документы, соответствующие (релевантные) запросу на основе критерия релевантности (критерия выдачи, критерия смыслового соответствия). Список найденных документов упорядочивается по степени релевантности или другому критерию, например дате, и выдается на экран пользователя. По степени охвата информации поисковые системы разделяют на глобальные, локальные и специализированные. Специализированные поисковые системы осуществляют поиск информационных ресурсов по определенной тематике. Поисковые системы Google, Яндекс (www.yandex.ru) Рамблер (www.rambler.ru) в отличие от других глобальных поисковых систем, также хорошо индексируют и русскоязычные Web-ресурсы [1, 28].