Информационный менеджер – «электронный секретарь»

Сотрудники секретариата в повседневной работе используют офисную программу «Информационный менеджер - «электронный секретарь» (рис.6.1 прило-жения №33). С помощью данной программы секретарями реализуются разнообразные задачи. Информационный менеджер заменяет блокноты, телефонные книжки, еженедельники, календари. Планирование встреч и со­браний, управление контактами и задачами, организация общего доступа к информации, совместное создание документов, организация работы с кли­ентами, отправка и получение электронной почты, многие другие задачи решаются с использованием «электронного секретаря».

Представителем этого класса программного обеспечения в MS Office является пакет Microsoft Outlook. Microsoft Outlook - настольный ин­формационный менеджер, основанный на продуктах MicrosoftExchangeClient (клиент электронной почты) и MicrosoftSchedule+ (персональный менеджер расписаний).

Outlook реализует следующие функции: электронная почта; персональный календарь и групповое планирование персональная информация (книга контактов и список заданий); журнал выполненных и планируемых действий; просмотр и совместное использование документов, файлов и общих папок; приложения коллективной работы. Сотрудники секретариата с помощью программы Outlook набирают телефонные номера, посылают почтовое со­общение, факсограмму, переходят на личную Web-страницу. Outlook предоставляет возможность планировать встречи и посылать запросы на их проведение через Интернет другим пользователям Outlook.

Информация, с которой пользователь работает в среде Outlook, орга­низована в виде папок, которые по назначению аналогичны традицион­ным бумажным папкам. Основные объекты программы представля­ют собой папки с информацией определенного типа, сгруппированные в разделы: Outlook (Ярлыки), Почта (Мои ярлыки), Другие папки (Дру­гие ярлыки).

Основные элементы информации, с которыми работает Outlook, на­зываются:

Контакты	Данные о людях, с которыми поддер­живаются деловые и личные отношения: Адрес электронной почты, почтовый адрес, несколько номеров телефонов, день рожде­ния или годовщину какого-либо события и другие сведения, от­носящиеся к контактному лицу.На основе папки Контакты фор­мируется Адресная книга для пересылки электронной почты
Календарь	Планирование рабочего времени осуществляется в папке Календарь. При активизации папки Календарь раскрывается окно Ежедневника, в ко­тором можно записывать встречи, собрания, события
Задачи	Создание записи о новой задаче осуществляется с помощью Панели задач в папке Календарь, при этом можно установить следующие пара­метры задачи: тема задачи; дата начала и срок исполнения; стадия завершенности: не началась, выполняется, завершена, отло­жена, в ожидании; процент выполнения задачи; поручить задачу другому исполнителю; связать задачу с контактом; прикрепить файл; записать заметки.
Заметки	Небольшая запись на память, электронный аналог от­рывного листа бумажного блокнота. Заметки хранятся в специальной папке с тем же названием. Outlook поддерживает следующие действия с заметка­ми: создание и сохранение, связывание заметки с контактом, отправление по почте, печать.
Дневник	Электронный аналог традиционного дневника, в кото­ром описываются различные события, произошедшие в жизни. В папке Дневник автоматически регистрируются ссылки на все информационные элементы, с которыми производилась работа: встречи и события из папки Календарь, Задачи, Заметки, телефонные звонки. Для каждого элемента автоматически создается запись, в которой указываются: дата и время на­чало работы; время, затраченное на работу с данным элементом. Инфор­мацию в дневник можно также вносить вручную с клавиатуры. В дневник можно вставлять документы, созданные в других приложениях MS Office.

В Outlook введена определенная терминология для обозначения ме­роприятий различного вида. Все мероприятия подразделяются на несколько групп: встречи, собра-ния, события, задачи, телефонные звонки:

Встреча	Любое мероприятие, для которого в календаре делается за­пись и для проведения которого не привлекаются ресурсы. Под ресурсами понимается выделение специального помещения, временные затраты, свя­занные с подготовкой, материальные расходы. Встречей можно назвать доклад ру­ководителю, телефонный звонок, прием посетителя.
Собрание	Мероприятие с приглашением многих людей. Для прове­дения собрания привлекаются ресурсы. Производственное совещание в Outlook называется собра­нием. Проведение собрания должно согласовываться со всеми участниками. Собрание имеет определенную дату, время нача­ла и окончания.
Событие	Мероприятие, которое длится не менее одного рабочего дня, например проведение конференции. Событие предполагает составле­ние плана мероприятий и отдельной подготовки каждого из них. Событие может сопровождаться рассылкой приглашений.
Задача	Дело, которое нужно выполнить к определенному сроку. Сведения о задаче (тема и срок выполнения) хранятся в папке Задачи. На­пример, задачи, которые может выполнять секретарь, - это работа с доку­ментами, составление плана мероприятия и т. п.
Телефонный звонок	Мероприятие, связанное с решением вопроса по телефону. Телефонные звонки фиксируются в папке Дневник.

Раздел Почта (Мои ярлыки) предназначен для организации обмена электронной почтой. Основной составляющей этих папок являются: Сообщения - Документы, отправленные или полученные по электрон­ной почте. Сообщения представлены в папках: Входящие, Черновики, Ис­ходящие. Программная среда Outlook предлагает три режима работы с почтой: только Интернет; корпоративная или для рабочих групп; нет электронной почты.

Возможности Outlook позволяют также организовать групповую работу сотрудников с документами, для чего на предприятии организована локальная сеть ASODU и ус­тановлены общие правила адресации и пересылки файлов по сети от од­ного сотрудника к другим

На основе Outlook на исследуемом предприятии создана компьютерная система, ис­пользование которой позволило существенно повысить эффек­тивность работы сотрудников секретариата. Работа с Outlook - это преимущество безбумажной технологии: оператив­ность, исключение потерь информации, быстрый поиск необ­ходимой информации, существенное повышение производи­тельности и качества труда [1, 37].

Интернет в работе секретаря

Глобальная компьютерная сеть Интернет объединяет десятки тысяч компьютерных сетей и миллионы пользователей во всем мире. Наличие сети Интернет на исследуемом предприятии позволяет использовать техноло­гию Интернет для эффективного решения целого ряда задач, прежде всего для покупки товаров и услуг, продвижения товаров и услуг, маркетинга, рек­ламы, информационного поиска.

Системы Web построены на основе архитектуры «клиент-сервер». WWW-сервер - это часть сети (ее узел), которая дает возможность пользователям сети получать доступ к гипертекстовым документам, рас­положенным на данном сервере, и отвечает за предоставление такой ин­формации по запросам пользователей. Программа клиент (браузер, программа просмотра, навигатор) вы­полняет функцию интерфейса пользователя.

На ООО «Практика» информация распределена по множеству компьютеров и хранится в виде разно­образных файлов, отчетов и сообщений электронной почты. Web-серверы предоставляют сотрудникам предприятия доступ к самым различным видам информации. Несколько начальных страниц служат гипертекстовыми связя­ми со всеми видами документов и данных. С помощью интранет-системы создана информационная инфраструктура корпорации, объединившая различные информационные ресурсы и предоставив к ним единообразный доступ.

Web-ресурсы представляют собой совокупность документов, соеди­ненных ссылками. При просмотре этой информации пользователь пере­ходит от узла к узлу гипертекстовой сети. MS Internet Explorer сохраняет адреса Web-узлов, к которым пользователь обращался ранее, что позво­ляет секретарю быстро находить нужные документы, не вводя вновь их адреса в ад­ресную строку.

Электронная почта

Система электронной почты позволяет быстро доставлять сообще­ние на любой компьютер, подключенный к Интернет/Интранет. Электронная почта используется для информационного обеспечения деловой деятельности. Грамотное исполь­зование возможностей электронной почты - важный ресурс повышения производительности и качества работы офисного работника. С помощью электронной почты сотрудники секретариата посылают сообщения - текстовые, графические, отвечают на письма корреспондентов, рассылают копии пись­ма сразу нескольким получателям, пересылают полученную корреспонден­цию другим адресатам.

Е-mail-сообщения - это документированные сообщения, поэтому при состав-лении электронных писем секретари соблюдают правила деловой переписки и конфиденциальности. Фильтрация входящей почты позволяет автоматически упорядочить поток входящей корреспонденции и отсекать входящую корреспонден­цию по адресу, теме или содержанию письма.

Поисковые системы

В настоящее время Web содержит сотни миллионов страниц, а по некоторым оценкам - несколько миллиардов документов. Очевидно, что для нахождения нужной информации в этом громадном хранилище необ­ходимы специальные, очень мощные поисковые инструменты. В качестве таких инструментов выступают поисковые системы Интернета. Поисковая система отыскивает в своем индексе документы, соот­ветствующие (релевантные) запросу на основе критерия релевантности (критерия выдачи, критерия смыслового соответствия). Список найден­ных документов упорядочивается по степени релевантности или друго­му критерию, например дате, и выдается на экран пользователя. По степени охвата информации поисковые системы разделяют на гло­бальные, локальные и специализированные. Специализированные поисковые системы осуществляют поиск ин­формационных ресурсов по определенной тематике. Поисковые системы Google, Яндекс (www.yandex.ru) Рамблер (www.rambler.ru) в отличие от других глобальных поисковых систем, также хорошо индексируют и русскоязычные Web-ресурсы [1, 28].