Основные правила нотариального делопроизводства и регистрация нотариальных действий. Выдача дубликатов нотариально удостоверенных документов.

Делопроизводство в нотариальных конторах осуществляется в соответствии с правилами, утверждаемыми Министерством юстиции РФ совместно с Федеральной нотариальной палатой. Контроль за нотариальным делопроизводством нотариусов, работающих в государственных нотариальных конторах, осуществляют органы юстиции, а за делопроизводством нотариусов, занимающихся частной практикой — органы юстиции совместно с нотариальной палатой.

Нотариальное производство состоит из нескольких частей:

А) регистрация нотариальных действий, предполагающая строгое соблюдение порядка ведения реестров для регистрации нотариальных действий;

Б) заполнение нотариальных свидетельств и совершение удостоверительных надписей;

В) ведение делопроизводства, включающее в себя оформление журналов, нарядов, книг, предусмотренных Инструкцией по делопроизводству в государственных нотариальных конторах РСФСР от 19.08.1976 г., сохраняющей юридическую силу в настоящее время и применяемой как государственными нотариусами, так и нотариусами, занимающимися частной практикой.

Все нотариальные действия, совершаемые нотариусами, регистрируются в реестре для регистрации нотариальных действий. Каждому нотариальному действию присваивается отдельный порядковый номер, который указывается на каждом экземпляре оформляемого нотариусом документа и в удостоверительных надписях. Реестры должны быть прошнурованы, а листы пронумерованы. Количество листов реестров у государственных нотариусов должно быть заверено подписью уполномоченного должностного лица соответствующего нотариальному округу органа юстиции субъекта федерации, которая скрепляется печатью этого органа юстиции, а у нотариусов, занимающихся частной практикой, — заверяется и скрепляется печатями уполномоченного должностного лица нотариальной палаты, членом которой является данный нотариус, и налоговой инспекции, соответствующей месту деятельности нотариуса.

Запись нотариального действия в реестре производится нотариусом или иным работником нотариальной конторы в строго хронологическом порядке, после проверки всех необходимых оснований и условий совершения действия и только после того, как удостоверительная надпись или выдаваемый документ подписаны нотариусом.

Реестр содержит 7 граф:

В первой графе указывается порядковый номер нотариального действия с нового года.

Во второй графе номер, за которым зарегистрировано нотариальное действие и дата. Они должны совпадать с теми, что указываются в документах.

В третьей графе наименование и место жительства лиц, обратившихся за нотариальным действием, или их представителей.

В четвертой графе указываются реквизиты документа, удостоверяющего личность, и дата рождения лица, обратившегося к нотариусу.

В пятой графе описывается содержание нотариального действия. Если в делах нотариуса остается экземпляр нотариально оформленного документа, то его содержание в реестре не описывается, а указывается совершенное нотариальное действие.

В шестой графе указывается сумма государственной пошлины, причем отдельно указывается сумма за совершение нотариальных действий и за составление проектов документов. Если лицо освобождается от уплаты пошлины, то указывается основание.

В седьмой графе подпись лица, которому выдается нотариально оформленный документ.

Реестры должны вестись аккуратно, подчистки и заштрихование не допускаются. Исправления должны быть оговорены нотариусом. В случае ошибок в нумерации нотариальных действий в реестре, составляется акт и приобщается к данному реестру. Все свободные строки в реестре подчеркиваются, оставление пустых мест не допускается.

Для учета документов и контроля за их исполнением в нотариальной конторе должны вестись следующие книги и журналы:

Журнал входящей корреспонденции, журнал исходящей корреспонденции, разносная книга для местной корреспонденции, книга жалоб и предложений, контрольная картотека и папка.

На всех входящих документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп.