Выводы сертификационного аудита: значительные и малозначительные несоответствия, уведомления, последующие действия с несоответствиями.
В ходе сертификационного аудита собирается и проверяется информация, касающаяся области и объектов аудита. Данная информация сопоставляется с критериями аудита для формирования выводов.
Последний этап аудита – это этап последующих действий. Последующие действия подразумевают оформление результатов аудита и закрытие корректирующих действий.
Результатами аудита могут быть факты соответствия, несоответствия, области улучшения.
Оформление результатов аудита принято относить к этапу последующих действий в связи с тем, что это мероприятие может быть растянуто по времени. Не всегда есть возможность по завершении проверок на месте окончательно оформить результаты аудита. Например, такая ситуация возникает когда в протоколах регистрации несоответствий отмечается результат выполнения корректирующих действий. В таком случае, окончательно оформить протокол регистрации несоответствий возможно только после завершения корректирующих действий, а выполнение этих действий может потребовать нескольких месяцев.
Оформление результатов аудита включает в себя подготовку итогового отчета по аудиту, оформление всех протоколов несоответствий, подготовку предложений по улучшению системы качества.
В итоговом отчете по аудиту указываются все выполненные мероприятия по аудиту, состав всех проверенных подразделений, выявленные несоответствия, общая оценка работы системы качества.
В протоколах несоответствий регистрируются выявленные несоответствия, указывается их категория. Также в протоколах регистрации несоответствий могут указываться корректирующие действия по устранению выявленных несоответствий.
Предложения по улучшению системы качества могут включаться в состав итогового отчета по аудиту.
Целью сертификационного аудита системы управления на втором этапе является оценка степени внедрения системы управления организации-заявителя, включая ее результативность. Второй этап аудита должен проходить непосредственно в организации-заявителе.
Сертификационный аудит системы управления на втором этапе включает:
- предварительное совещание в начале аудита;
- сбор и верификацию информации;
- получение свидетельств аудита и подготовку выводов;
- подготовку заключения по результатам аудита;
- заключительное совещание по итогам второго этапа аудита;
- подготовку отчета по второму этапу аудита.
Команда по аудиту должна проанализировать свидетельства аудита и решить, какие из них должны быть представлены как свидетельствующие о несоответствиях, а также определить категорию несоответствий. Команда по аудиту может выявлять аспекты для улучшения деятельности организации-заявителя. Наблюдения аудита, которые являются несоответствиями, не должны представляться как аспекты для улучшения.
На основании результатов анализа выявленных несоответствий командой по аудиту подготавливается заключение о степени соответствия (несоответствия) системы управления требованиям на систему управления.
В результате аудита системы управления возможны следующие выводы:
- система управления соответствует требованиям на систему управления;
- система управления не соответствует требованиям на систему управления.
Система управления признается соответствующей требованиям на систему управления, если:
– несоответствия отсутствуют;
– имеются несущественные несоответствия, которые могут быть устранены в процессе работы команды по аудиту или в течение 30 дней со дня их выявления.
Система управления признается не соответствующей требованиям, если обнаружено хотя бы одно существенное несоответствие и несущественные несоответствия. В этом случае принимается отрицательное решение по результатам сертификации системы управления. Организация-заявитель вправе подать повторно заявку на проведение сертификации системы управления после устранения несоответствий. При этом сертификационный аудит проводится в полном объеме.
По результатам аудита системы управления с учетом результатов заключительного совещания руководитель команды по аудиту обеспечивает подготовку отчета по второму этапу аудита.
Один экземпляр отчета остается в Органе по сертификации, второй передается организации-заявителю не позднее 15 рабочих дней после завершения второго этапа аудита.
В случае неустранения организацией-заявителем несущественных несоответствий в течение 30 дней со дня окончания второго этапа аудита система управления организации-заявителя признается Органом по сертификации не соответствующей требованиям на систему управления. Организация-заявитель вправе подать повторно заявку на проведение сертификации после устранения несоответствий. При этом сертификационный аудит системы управления проводится в полном объеме.
После устранения выявленных несоответствий организация-заявитель уведомляет об этом Орган по сертификации. Команда по аудиту анализирует коррекции и корректирующие действия, предпринятые организацией-заявителем по устранению выявленных несоответствий и их причин, с документальным подтверждением факта проверки в протоколах несоответствий.
Решение о выдаче сертификата соответствия принимается Советом органа по сертификации в срок, не превышающий 14 дней с момента предоставления организацией-заявителем свидетельств об устранении несоответствий.
При положительном решении Совета органа по сертификации Орган по сертификации обеспечивает оформление сертификата соответствия на систему управления.
Дата вступления в силу сертификата соответствия не должна быть ранее даты принятия решения о сертификации Советом органа по сертификации.
При выдаче сертификата соответствия Орган по сертификации заключает с организацией-заявителем соглашение по сертификации, в котором устанавливаются обязательства организации-заявителя и Органа по сертификации.