Технология движения документов управления
Документированная управленческая информация, независимо от источника происхождения и целевого назначения, подлежит обработке в соответствии с установленным документооборотом. Под документооборотом понимается движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Технологическая цепочка обработки и движения документов в службе делопроизводства включает: прием и первичную их обработку; предварительное рассмотрение и распределение документов; регистрацию документов; контроль за исполнением; информационно-справочную работу; отправку документов. На всех входящих документах проставляется отметка об их поступлении и дата. Первичная обработка документов завершается их сортировкой на три группы:
личные документы и письма сразу передаются адресатам;
нерегистрируемые документы сортируются по исполнителям или отделам для доставки. В каждой коммерческой компании должен составляться список документов, не подлежащих регистрации в виде приложения к инструкции по делопроизводству;
остальные документы перед регистрацией подлежат предварительному рассмотрению и распределению: руководителю направляются только документы, которые касаются коммерческой -компании в целом и содержат принципиальные вопросы, несут новую информацию, а также распорядительные документы вышестоящих инстанций.
Другие документы передаются непосредственно в структурные подразделения или конкретным специалистам, что сокращает срок доставки документа исполнителям. Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям завершается в день поступления документов. Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или должностным лицам, то устанавливается очередность их исполнения.
Регистрация документов представляет собой фиксацию факта их создания или получения путем присвоения порядкового номера и записи кратких установленных сведений о них. Регистрация является одним из способов придания документу юридической силы.
Кроме того, регистрация документов преследует цели их учета, контроля за сроками исполнения и ведения справочно-информационной работы путем создания базы данных о документах. При этом регистрация документов проводится отдельно: бухгалтерских – в бухгалтерии, кадровых – в кадровой службе, всех других – в канцелярии.
Контроль за исполнением документов распределяется: по существу выполнения поручений или качества решения вопросов контроль осуществляет руководитель или специально уполномоченные лицо. Контроль за сроками исполнения документов ведется работниками службы делопроизводства.
Служба делопроизводства в зависимости от уровня коммерческой компании может быть в виде: управления делами; общего отдела; канцелярии; секретариата; секретаря-референта. Структурные подразделения службы делопроизводства: секретариат; экспедиция (отдельные группы могут быть по входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальным документам, курьерская группа); отдел учетно-справочной работы (группа регистрации, информационно-справочного обслуживания); отдел контроля; отдел писем и приема граждан; группа печати и размножения документов; отдел автоматизации; архив.
Работники делопроизводства выполняют многочисленные функции: получение, передача, обработка, учет, регистрация, хранение, информационно-справочная работа, экспертиза ценности документов, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение документов, потерявших ценность информации, обеспечение типовыми стандартными бланками документов, контроль сроков исполнения документов.
Информационно-справочная работа заключается в поиске ответов на два основных вопроса: в каком структурном подразделении, у какого специалиста и в какой стадии решения находится документ; в каких документах можно найти необходимую информацию по конкретному вопросу.
В состав типовых функций службы делопроизводства входят различные виды работ (Рис. 26.2), которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные функции.
К внутренним технологическим функциям делопроизводства следует отнести отладку единой технологии работы с документами в самых различных сферах деятельности: осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов; регистрация входящих, исходящих и внутренних документов; передача документов руководству и исполнителям; ведение информационно-справочной работы по документам организации.
Виды работ
| Технологические | Организационные | Методические | Контрольные |
Цель выполнения работ
| Отладка единой технологии работ с документами. | Регулирование движения докумен-тов, формирование документооборота | Оказание помощи руководству в создании системы делопроизводства. | Соблюдение уста-новленных стан-дартов оформления и документов. |
Содержание функций
| Прием и регистра-ция документов, информационно-справочная работа. | Взаимодействие с исполнителями документов управле-ния. | Разработка методических доку-ментов, консульта-ции исполнителей. | Контроль пред-ставляемых руковод-ству документов и оформления дел. |
Рис. 26.2. Функции делопроизводства
Среди внешних организационных функций делопроизводства выделяются работы по регулированию движения документов и созданию рационального документооборота: подготовка к докладу руководству поступающих документов; организация своевременного рассмотрения документов руководством; регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок; организация хранения документов в структурных подразделениях; организация делопроизводства по обращениям граждан.
Методические функции делопроизводства сводятся к оказанию помощи в создании системы делопроизводства в организации: разработка номенклатуры дел организации, инструкций по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства; проведение экспертизы научной и практической ценности документов; организация методических совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.
Качественная реализация функций делопроизводства возможна при постоянном совершенствовании работы с документами путем: инструктажа новых работников делопроизводства; организации повышения квалификации всего персонала в сфере работы с документами; методического руководства постановкой делопроизводства в структурных подразделениях; совершенствования делопроизводства, внедрения новейших компьютерных технологий.
К контрольным функциям делопроизводства относятся работы: контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящих и внутренних документов); контроль за сроками исполнения документов; осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив; организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.
Контроль исполнения документов подразделяется на текущий, предупредительный и итоговый. Текущий контроль включает ежедневную проверку хода исполнения документов, срок которых истекает сегодня, напоминание исполнителям производится с утра. Предупредительный контроль проводится по документам, срок исполнения которых истекает через 2–3 дня, итоговый контроль заключается в аналитической работе по обобщению исполнительской дисциплины, проводится еженедельно, ежемесячно, ежеквартально.
Комплекс функций делопроизводства (Рис. 26.3) можно условно разделить по четырем основным направлениям работы с документами: организация документооборота; оказание помощи руководителю по работе с документами, включая информационно-справочную работу, а иногда и секретарское обслуживание руководителя компании; организация процедуры экспертизы ценности документов и отбор документов на уничтожение; подготовка документов к архивному хранению и организация работы архива.
Рациональный документооборот предполагает исключение неоправданных потоков документов, для этого требуется: обеспечение подразделений и отдельных сотрудников бланками документов (разработка, тиражирование, выдача), учет бланков строгой отчетности; разработка отдельных документов по поручению руководства, включая особые правила работы с конфиденциальными документами; прием, отправка и первичная (экспедиционная) обработка документов; регистрация документов; предварительное рассмотрение документов, отбор и подготовка документов к докладу руководству; доставка документов исполнителям в соответствии с указаниями руководства; контроль прохождения документов между подразделениями и отдельными сотрудниками; контроль сроков исполнения документов; контроль правил оформления документов, представляемых на подпись руководству или отправке.