Управление как информационный процесс

Информация является непреложным спутником любой коллективной трудовой деятельности людей в связи с экономическими выгодами разделения и специализации труда, необходимостью координации действий работников и обмена опытом.

В коммерческой компании информация занимает особое место в целях налаживания горизонтальных взаимовыгодных хозяйственных связей с поставщиками, партнерами и потребителями, органами государственной и муниципальной власти, потребности в материально-технических, финансовых и человеческих ресурсах, отзывах потребителей о качестве продукции, работ и услуг.

Управленческий труд на 50-90% связан с прямыми и обратными потоками информации, а также с вертикальными и горизонтальными коммуникациями. В настоящее время в управленческой практике продолжают широко использовать устные информационные потоки, позволяющие в кратчайшие сроки передавать заинтересованным лицам задачи по социальной работе, оперативно проверять правильность их понимания и в реальном масштабе времени устранять информационные и другие барьеры.

Вместе с тем исторический опыт показал, что наиболее важные вопросы необходимо документировать и обмениваться официальными документами, ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче, или не так понято. Со внедрением в практике управления с использованием компьютерных систем стало применяться понятие "документационное обеспечение управления", которое включает создание документов управления специалистами (документирование) и организацию движения документов (делопроизводство).

Документирование информации в коммерческой компании имеет свою специфику, а правила ведения делопроизводства сравнительно универсальны, поэтому ответственность за содержание и качество документов несут должностные лица - руководители всех уровней управления и специалисты, а за учет, движение и сохранность документов - работники делопроизводства.

Проблемы в управлении возникают из-за недостатка и неточности информации или же ее избытка и трудности поиска необходимых сведений в многочисленных документах, которые нередко страдают избыточностью данных или даже противоречат друг другу. Поэтому документов в коммерческой компании должно быть минимальное количество, но достаточное для качественного управления. Избыточность информации подтверждается известным на западе законом Эйзенхауэра [49, с. 128], согласно которому руководителю рекомендуется:

лишь одну шестую часть поступающей информации (15%) считать наиболее важной и срочной, поэтому он должен принимать по ней решения лично и срочно;

треть информации (33%) является важной, но менее срочной, поэтому ее нужно адресовать подчиненным с указанием сроков исполнения;

половину информации (50%) справочного или второстепенного характера считать информационным шумом, отвлекающим органы управления и должностных лиц от полезной работы.

Документирование (от лат. documentum – доказательство) – это процесс создания и оформления документов, к которому предъявляются требования ясности, четкости, краткости и грамотного изложения сущности сообщений. Одним из основных требований к служебным документам является необходимость придания им юридической силы. Считается, что юридическая сила документа обеспечивается при трех основных условиях:

документ должен быть издан лицом или органом управления, который обладает соответствующими полномочиями, а превышение полномочий является одним из должностных преступлений;

содержание документа не противоречит законодательству, незаконные действия могут быть оспорены в административном или обжалованы в судебном порядке;

документ, связанный с персональными данными, имущественными и финансовыми правами должен быть оформлен надлежащим образом, иначе он может быть признан ничтожным.

Документирование охватывает все этапы работы должностных лиц: подготовку предложений, выработку и оформление решений, разработку планов, приказов и распоряжений, представление докладов и отчетов, прием на работу, перемещение и повышение в должности, поощрение и наказание работников. На каждом этапе управления (Табл. 26.1) работа должностных лиц с документами имеет свои особенности.

С получением приказа (распоряжения) на выполнение какой-либо задачи рекомендуется вначале проверить его правомочность, так как согласно принципу единоначалия они должны отдаваться только по подчиненности. Задачи, поставленные непосредственным начальником, подлежат неукоснительному выполнению.

При возникновении сомнений в законности действий следует получить квалифицированную юридическую консультацию о возможных негативных последствиях деятельности, незаконные задачи могут быть оспорены в административном порядке старшему начальнику или обжалованы в прокуратуру.

Каждый документ как информационный ресурс в зависимости от целевого назначения, общественной роли и социальной значимости выполняет вполне определенные функции: информационную, коммуникативную, познавательную, управленческую, правовую, общекультурную, мемориальную.

Таблица 26.1.