Анализ бизнес-процессов компании

IDEF0 успешно использовалась и используется в разных секторах экономики как эффективное средство анализа, проектирования и представления бизнес-процессов. Она принята в качестве стандарта в ряде международных организаций.

С помощью этой методологии рассмотрим деятельность предприятия и проанализируем операции, из которых она состоит. Диаграмма деятельности всего предприятия в нотации IDEF0 представлена на рисунке 14. На рисунке 15 представлена декомпозиция бизнес-процесса на его составляющие.

Рисунок 14 – Контекстная диаграмма IDEF0

Рисунок 15 – Диаграмма декомпозиции IDEF0

Для моделирования бизнес процессов данного предприятия мною была выбрана нотация BPMN. На рисунке 16 изображена основная деятельность компании с использованием данной нотации.

Основной деятельностью компании является предоставление строительство и ремонт судов, а также посреднических услуг при оценке недвижимого имущества. На рисунке изображен полный цикл, который совершает компания в ходе своей деятельности. Все начинается с получения заказа от клиента и его оформления. Данные процессы являются очень объемными, поэтому они не расписаны полностью на данной схеме. Их декомпозиция представлена на рисунке 8. После заключения договора начинается составление сметы предстоящих работ и их согласование со всеми отделами и руководством. Все документы моментально заносятся в базу данных, после их подписания.

На рисунке 17 представлена более детальный процесс формирования заказа, его согласования с клиентом и всеми проблема, которые могут возникнуть на данном этапе деятельности.

На рисунке 18 изображена схема подбора и принятия на работу новых сотрудников. Стоит отметить, что из-за специфики своей деятельности предприятие заключает договора с оборонными предприятиями, поэтому подбор персонала проводиться очень тщательно с помощью служб безопасности.

Рисунок 16 – Основная деятельность компании

Рисунок 17 – Обработка заказа и выставление счета

Рисунок 18 – Подбор персонала

4.3 Формирование требований и выбор системы

После анализа, проведенного в предыдущих частях можно выявить следующие проблемы организации:

- большой документооборот очень сильно нагружает сотрудников компании, из-за чего возрастает количество ошибок и ухудшается их работоспособность;

- постоянные задержки и замедление работы из-за постоянного согласования различных документов и проектов;

- усложняется обучение новых кадров, по причине использования специализированного ПО собственные разработки;

- все важные документы и договоры создаются при помощи средств Microsoft Word и Microsoft Excel;

- используются разные программы для управления кадрами, финансами и бухгалтерским учетов, что усложняет их взаимодействия между собой.

Исходя из данных проблем сформулируем общие требования к информационной системе:

- иметь единый источник информации о‏ клиенте

- возможность интеграции с существующими системами;

- удобным способом вводить информацию о клиенте в базу данных использую заранее сделанные шаблоны;

- полная интеграция с телефонией, почтой и т.д;

- обеспечение высокого уровня безопасности данных;

- возможность формирование отчетов по различным критериям, сохранять и ранжировать полученную информацию в соответствии с заданными критериями;

- поддержка стандартов электронного документооборота.

Проанализировава текущее состояние предприятия, его слабые и сильные места, коньюнктуру рынка и выделив требования к информационной системе было принято решение выбрать сситему от компании 1С.

В таблице 6 представлены решения от компании 1С.

Таблица 6. Сравнения решений от компании 1С

	1С:CRM СТАНДАРТ Малый бизнес	1С:CRM ПРОФ Средний бизнес	1С:CRM КОРП Крупный бизнес
Количество рабочих мест	5 рабочих мест	10 рабочих мест	20 рабочих мест
Время установки	5 часов работы программиста	10 часов работы программиста	15 часов работы программиста
Срок внедрения	14 дней	30 дней	60 дней
Обслуживание	6 месяцев	6 месяцев	6 месяцев
Стоимость	60 000 руб.	150 000 руб.	300 000 руб.

Так как наша компания является средней по размеру и 10 рабочих мест будет досточно, то основимся на вариант 1С:CRM ПРОФ.

В ходе внерения данной CRM системы были поставлены следующие задачи:

1. Перенос клиентской базы из EXCEL в систему CRM

2. Настройка почтового клиента

3. Формирование и хранение клиентской базы

4. Анализ и сегментация, обработка клиентской базы;

5. Настройка подсистемы «Управление проектами», которая позволила компании вести учет по строительным объектам и привязывать к ним бизнес-процессы.

6. Настройка ролей бизнес-процесса. Первое обращение клиента фиксирует секретарь, заносит все данные о клиенте. После запуска бизнес-процесса клиент передаётся менеджерам в зависимости от загруженности сотрудника.

7. Интеграция 1С: CRM Корп с системой 1С: ERP Управление производственным предприятием.

В последствии планируется, что менеджеры будут вести все взаимодействия с клиентами в системе (планируют встречи и звонки), использовать почтовый клиент и формировать документы. Руководитель будет анализировать клиентскую базу и сможет выделять наиболее важных клиентов. За каждым проектом (строительным объектом) будет закреплён ответственный менеджер. Руководитель отдела может отследить на каком этапе взаимодействует менеджер с заказчиком.

На рисунке 5 представлен интерфейс CRM решения от компании 1С на котором изображен список планируемых событий, метоприятий, лица их исполняющие, клиенты и даты планируемых событий.

Рисунок 19– Меню событий в 1С: CRM