Прием, регистрация и учет обращений

ГЛАВА 1

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Законом Республики Беларусь от 18 июля 2011 года "Об обращениях граждан и юридических лиц" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2011 г., N 83, 2/1852), Указом Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 250, 1/8997), постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2011 г. N 1786 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2012 г., N 5, 5/35055).

2. Настоящая Инструкция определяет порядок организации работы и ведения делопроизводства по обращениям граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц (далее, если не указано иное, - обращения) в центральном аппарате Министерства юстиции Республики Беларусь (далее - Министерство юстиции).

3. Действие настоящей Инструкции не распространяется:

на обращения, подлежащие рассмотрению в соответствии с законодательством о конституционном судопроизводстве, гражданским, гражданским процессуальным, хозяйственным процессуальным, уголовно-процессуальным законодательством, законодательством, определяющим порядок административного процесса, законодательством об административных процедурах, обращения работника к нанимателю, а также иные обращения, в отношении которых законодательными актами установлен иной порядок их подачи и рассмотрения;

на переписку (запросы) государственных органов при выполнении ими функций, возложенных на них нормативными правовыми актами.

4. Делопроизводство по обращениям в Министерстве юстиции осуществляется отдельно от других видов делопроизводства.

Делопроизводство по замечаниям и предложениям граждан, внесенным в книгу замечаний и предложений, ведется отдельно от делопроизводства по обращениям граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц, поданным в письменной, устной или электронной форме.

Делопроизводство по обращениям граждан, в том числе внесенным в книгу замечаний и предложений, в Министерстве юстиции ведется централизованно, по обращениям юридических лиц и индивидуальных предпринимателей - децентрализованно.

ГЛАВА 2

ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И УЧЕТ ОБРАЩЕНИЙ

5. Все поступившие в Министерство юстиции письменные обращения принимают работники отдела делопроизводства и специальной работы главного управления делами (далее - отдел делопроизводства и специальной работы) в соответствии с требованиями Инструкции.

Отказ в приеме обращений не допускается.

6. В ходе приема письменных обращений непосредственно от заявителей в случае необходимости даются разъяснения по вопросам, относящимся к компетенции Министерства юстиции.

7. При приеме письменных обращений, поступивших по почте, работниками отдела делопроизводства и специальной работы проводится проверка правильности их доставки, целостности упаковки конвертов и сверка по реестрам заказной корреспонденции.

Конверты от поступивших письменных обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата на оттиске календарного штемпеля служит подтверждением даты их отправки и получения.

8. Все поступившие в Министерство юстиции обращения регистрируются в установленном порядке в отделе делопроизводства и специальной работы в день их поступления, а если обращения поступили в нерабочий день (нерабочее время) - в первый, следующий за ним рабочий день.

Обращения, ошибочно доставленные в Министерство юстиции, не регистрируются и направляются по назначению, а при невозможности установления адресата возвращаются заявителю с отметкой "Ошибочно доставлено".

При поступлении в Министерство юстиции электронных обращений создаются их бумажные копии, которые регистрируются в порядке, установленном для регистрации письменных обращений.

9. Устные обращения поступают в Министерство юстиции в ходе личных приемов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц, проводимых Министром, его заместителями, руководителями структурных подразделений, иными должностными лицами Министерства юстиции, уполномоченными проводить личный прием.

10. Регистрация обращений осуществляется с использованием автоматизированной регистрационно-контрольной карточки. Регистрационно-контрольная карточка обращений заполняется по форме согласно приложению 1 к настоящей Инструкции.

11. Регистрационный штамп на письменном обращении и (или) бумажной копии электронного обращения ставится на свободном от текста месте первой страницы обращения в правом нижнем углу или на другом свободном от текста месте указанной страницы. На регистрационном штампе указывается дата поступления и регистрационный индекс.

12. Регистрационный индекс обращениям присваивается в соответствии с принятой в Министерстве юстиции системой регистрации обращений.

Регистрационный индекс обращения гражданина состоит из первой буквы фамилии заявителя и порядкового регистрационного номера поступившего обращения (например, Л-145, где Л - первая буква фамилии заявителя, 145 - порядковый регистрационный номер поступившего обращения).

При регистрации коллективных обращений в их индекс включается буквенное обозначение "Кол" (например, Кол-15).

Регистрационный индекс обращения юридического лица состоит из буквенного обозначения "Юл" и порядкового регистрационного номера поступившего обращения (например, Юл-35).

Регистрационный индекс обращения, поступившего от индивидуального предпринимателя, дополняется обозначением "Ип" (например, Ип-72).

13. Регистрация устных обращений осуществляется работником отдела делопроизводства и специальной работы по данным, внесенным в книги учета личного приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц (далее - книга учета личного приема), оформленные согласно приложению 2 к настоящей Инструкции, а также по спискам лиц, принятых на личном приеме Министром, составленным в электронном виде начальником отдела организационной работы - помощником Министра.

Регистрация устных обращений, поступивших в ходе проведения личного приема работниками главного управления принудительного исполнения, ведется в книге учета личного приема, оформленной в электронной форме согласно приложению 2.

В регистрационный индекс устного обращения включается условное обозначение формы его подачи (например, Л-145-Уст).

14. Повторным обращениям при их поступлении в Министерство юстиции присваивается очередной регистрационный индекс и проставляется отметка "Повторно".

15. Обращения одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в Министерство юстиции, учитываются под регистрационным индексом первоначального обращения с добавлением дополнительного порядкового номера.

16. При подаче заявителем в Министерство юстиции нескольких идентичных обращений или обращений, содержащих уточняющие (дополняющие) документы и (или) сведения, до направления ответа (уведомления) на первоначальное обращение, такие обращения учитываются как одно обращение под регистрационным индексом первоначального обращения.

17. Письменные обращения при регистрации сканируются в системе электронного документооборота "ДЕЛО" (далее - СЭД "ДЕЛО").

18. При регистрации обращений работником отдела делопроизводства и специальной работы устанавливаются сроки их рассмотрения. Течение сроков, определяемых месяцами или днями, начинается со дня, следующего за днем регистрации обращения, внесения замечаний и (или) предложений в книгу замечаний и предложений Министерства юстиции.

ГЛАВА 3