Справочно-информационные документы, их специфические черты и особенности.

Процесс управления пограничными органами ФСБ России состоит в сборе и обработке информации, принятии обоснованного решения и постановке задач исполнителями.

Информация об оперативно-служебной деятельности пограничных органов содержится в различных источниках. Основными из них являются справочно-информационные документы, которые составляют самостоятельную группу документов.

К справочно-информационным документам относятся:

- служебные письма;

- отчеты;

- акты;

- справки;

- обзоры;

- докладные записки;

- рапорты;

- донесения.

Этой группе документов присуща своя конкретная цель – обеспечение пограничных органов ФСБ России необходимыми сведениями, соответствующей информацией для осуществления руководства структурными подразделениями. Целевое предназначение этой группы документов обусловили характер этих документов, их специфические особенности, признаки и черты.

К специфическим чертам справочно-информационных документов относится их

- служебная роль по отношению к документам, составляемым на основе единоначалия, и документам, отражаемым деятельность коллегиальных органов. Эта роль проявляется не только в том, что содержащиеся в справочно-информационных документах сведения необходимы для принятия правильного, обоснованного решения, но и для побуждения к активным действиям органов управления.

- высокая информативность. Документы данной группы, как никакие, другие должны отвечать требования высокой информативности. Она обеспечивается путем подробной регламентации не только структуры, но и содержания составных частей этих документов. Для отдельных их видов, например, устанавливается табличная форма текста, трафарет. В частности, табличная форма используется при составлении актов, отчетов, справок, обзоров. Содержащиеся в таблицах графы подлежат заполнению необходимой информацией;

- нейтрально-официальный характер. В отличие от документов, составляемых на основе единоначалия, а также решений коллегиальных органов, которым присущ властно-распорядительный характер, справочно-информационные документы не содержат властное веление должностных лиц, командиров и начальников. Документы этой группы не обязывают действовать определенным образом, как, например, приказы, директивы или постановления. Информация, содержащаяся в справочно-информационных документах, является основанием к действию, побуждает к действию, либо может быть просто принята к сведению соответствующими компетентными должностными лицами.

Вместе с тем справочно-информационные документы имеют некоторые свои особенности, важнейшими из которых являются

- объективность содержащейся в справочно-информационных документах информации;

- полнота содержащихся в них сведений;

- строгое соответствие нормативным актам количества и содержания реквизитов каждого из документов.

Порядок расположения реквизитов рапорта. (Показать схемой).

Итак, основные реквизиты для:

Рапорта: - адресат – проставляется в правом верхнем углу документа; наименование вида документа – посередине листа ниже адресата; текст; подпись – в левом нижнем углу под текстом; дата.

Билет № 30

1. Порядок разработки и оформления справочно-информационных документов.

Объективность содержащихся в справочно-информационных документах информации означает строгое соответствие ее фактическим данным. Искажение информации недопустимо, в противном случае теряется смысл разработки документа. Необъективная информация, преднамеренное приукрашивание о состоянии дел на том или ином участке создает картину мнимого благополучия и не позволяет своевременно принять меры к устранению имеющихся недостатков.

Таким образом, необъективность данных справочно-информационных документов может быть причиной принятия несвоевременного или неправильного управленческого решения.

При составлении справочно-информационных документов особое внимание следует уделять обеспечению полноты содержащихся в них сведений. Каждый вид справочно-информационных документов в соответствии с его назначением содержит определенное количество данных.

Большое, значение имеет и строгое соблюдение соответствия количества реквизитов справочно-информационных документов. Нормативными актами, регламентирующими порядок составления документов, для определенных видов документов (в том числе и для справочно-информационных) установлено соответствующее количество реквизитов и определено их содержание. Невыполнение требований нормативных актов, как правило, влечет за собой потерю юридической силы документа.

Деятельность по разработке и оформлению справочно-информационных документов имеет много общего с разработкой и оформлением документов, составляемых на основе единоначалия, и документов, отражающих деятельность коллегиальных органов. Так же, как и создание указанных документов, процесс подготовки и составления справочно-информационных документов включает три основных этапа:

- изучение существа вопросов, подлежащих отражению;

- составление проекта документа;

- работа с проектом.

Однако и по наименованию, и по содержанию каждый из перечисленных этапов имеет некоторые особенности по сравнению с разработкой и оформлением документов, составляемых на основе единоначалия, и документов, отражающих деятельность коллегиальных органов. Отличия существуют и применительно к отдельным видам справочно-информационных документов.