Порядок предоставления персональной информации
Требования к предоставлению той или иной информации о человеке зависят от уровня политической культуры государства и особенностей протекающих в нем социальных процессов. Помимо объема и характера этих сведений важно и то, как именно собираются персональные данные. Система предоставления данных о себе лично кандидатом на должность в СССР содержалась в таком документе, как автобиография. Ныне при поступлении на работу как в государственных, так и в коммерческих учреждениях ей на смену приходит резюме, которое не только и не столько отражает основные вехи трудовой биографии человека, сколько создает положительный имидж кандидата при поступлении на работу.
В советское время другой важной «бумагой» для оценки человека была характеристика — она отражала деловые и моральные качества работника (учащегося) и заверялась представителями коллектива и руководителем. Сегодня в системе государственной службы используется отзыв, который готовится руководителем перед проведением квалификационного экзамена или аттестации. В указах Президента Российской Федерации, регламентирующих эти важные процедуры, четко оговорено назначение и содержание отзыва; в нем должны содержаться следующие сведения о гражданском служащем: фамилия, имя, отчество; замещаемая должность гражданской службы на момент проведения аттестации и дата назначения на эту должность; перечень основных вопросов (документов), в решении (разработке) которых гражданский служащий принимал участие; мотивированная оценка профессиональных, личностных качеств и результатов профессиональной служебной деятельности гражданского служащего.
При трудоустройстве, особенно в негосударственных организациях и учреждениях, практикуется также запрос сведений о человеке с прежнего места работы. Такие запросы делаются только с согласия самого кандидата на должность и оформляются как письменная или устная рекомендация прежнего работодателя (нанимателя). Получение рекомендации (рекомендательного письма) стало неотъемлемой частью деятельности кадровых агентств, заинтересованных в сборе подробных сведений о профессиональных и личных качествах человека. Рекомендация — своего рода характеристика, выданная, однако, не коллективом, в котором ранее работал сотрудник, а его прежним начальником.
И отзыв, и рекомендация, в отличие от характеристики, свидетельствуют об изменении трудовых отношений в Российской Федерации за последние 15—20 лет: теперь это отношения только работника и работодателя, служащего и нанимателя.
В системе государственной службы объем сведений о человеке, форма и вид документов, которые представляются при зачислении на должность, определены Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. № 609. В соответствии с ним к личному делу приобщается более 25 документов, включая письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации; собственноручно заполненную и подписанную гражданином Российской Федерации анкету установленной формы с приложением фотографии; документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса) и т. д.
В личное дело гражданского служащего вносятся также письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела. К личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Учетные данные гражданских служащих в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, хранятся кадровой службой государственного органа на электронных носителях. Кадровая служба обеспечивает их защиту от несанкционированного доступа и копирования.
Все это служит ориентиром и для коммерческих организаций при комплектовании личных дел работников.