Глава 13. информатизация службы управления персоналом

Процесс управления персоналом можно представить в виде множества согла­сованных, постоянно принимаемых и реализуемых решений. Разработка каждого из этих решений должна быть инфор­мационно обеспечена. По разным оценкам, от 30 до 80% рабочего времени субъектов управ­ления расходуется на работу с информацией, что вполне закономерно. Без информационной системы, обеспечивающей комплексность, опе­ративность, систематичность и достоверность необходимых данных, практически невозможно эффективно управлять любым процессом.

1. Основные понятия и содержание информатизации

Большой объем информационных потоков и потребность в выполнении многочисленных повторяющихся операций по сбору, накопле­нию, хранению, обработке и использованию различных данных приводят к необходимости не просто использовать современные информационные технологии и средства, а создать оптимальные условия для удовлетворения возникающих при управлении персоналом информационных потребностей.

Понятие информатизации. ВФедеральном законе от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных техноло­гиях и о защите информации»¹ понятие «информация» определя­ется как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления». Информатизация определяется как поиск, получение, передача, производство и распространение инфор­мации с применением информационных технологий. Информа­тизация — это организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав отдельных граждан, организаций, общественных объедине­ний, а также органов государственной власти, органов местного самоуправления на основе формирования и использования ин­формационных ресурсов.

Процесс информатизации включает:

— автоматизацию интеллектуального труда на базе примене­ния ЭВМ, объединенных в локальные и корпоративные сети;

— создание «дружественного» интерфейса общения пользова­телей как с самим программным комплексом, используемым в их профессиональной деятельности, так и между собой;

— предоставление возможности информационно-логического моделирования;

— формирование информационных ресурсов, объединенных в электронные базы данных;

— предоставление пользователям программных комплексов разнообразных услуг и сервиса.

Естественно, что реализация проекта информатизации управ­ления персоналом в организации создает более благоприятные возможности для решения задач формирования и развития ее кад­рового потенциала, создания творческой обстановки для субъекта управления персоналом. Важным условием успешного выполне­ния такого проекта является системный подход к оптимизации существующих информационных процессов и создание комплек­сной информационной системы.

Информатизация управления персоналом не является крат­ковременной акцией, а рассматривается как процесс, направ­ленный на повышение качества использования кадровых техно­логий, регулярное проведение соответствующих исследований, их внедрение, сопровождение и развитие, обоснованную и це­лесообразную замену традиционных информационных проце­дур более эффективными во всех видах деятельности кадровой службы организации.

Приведем ряд других определений, важных для понимания сути рассматриваемой проблемы¹:

— информационные технологии— процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения ин­формации и способы осуществления таких процессов и методов;

— информационная система— совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку ин­формационных технологий и технических средств;

— информационно-телекоммуникационная сеть— технологи­ческая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники;

— электронное сообщение— информация, переданная или по­лученная пользователем информационно-телекоммуникацион­ной сети;

— оператор информационной системы— гражданин или юриди­ческое лицо, осуществляющие деятельность по эксплуатации ин­формационной системы, в том числе по обработке информации, содержащейся в ее базах данных.

Миссия и статус информатизации.Основной миссиейинформа­тизации управления персоналом является обеспечение устойчиво­го функционирования и развития организации путем оптимиза­ции кадровых процессов и внедрения эффективного управления возможностями человека. При этом статусинформатизации, кото­рый обычно связывается с конкретной организацией, на практи­ке варьируется от простой компьютеризации в рамках отдельных сотрудников кадровой службы до глобальной системы управления кадровым потенциалом в рамках отдельной отрасли. Объектоминформатизации управления персоналом, как правило, является вся кадровая информация организации, а ее предметом— соответству­ющие информационные потоки.

Цель и задачи информатизации. Цельюинформатизации явля­ется упорядочение информационных процессов в соответствии с результатами комплексного анализа для обеспечения оптимальных условий удовлетворения информационных потребностей как спе­циалистов кадровой службы, руководства организации, так и всего персонала.

К основным задачаминформатизации управления персона­лом относятся:

— диагностическое исследование комплекса процессов для выявления возможностей их упорядочения и развития с учетом современных подходов к решению подобных проблем;

планирование и реализация необходимых коррекционных ме­роприятий;

— анализ состояния и прогнозирование возможностей раз­вития информационных процессов и соответствующих потоков информации, их технологического и аппаратного обеспечения, способностей специалистов службы управления персоналом к использованию современных информационных технологий и средств автоматизации;

— создание перспективной модели комплексной автоматиза­ции и необходимой компьютеризации, внедрение других аппа­ратных устройств для оптимизации информационного обеспече­ния управления персоналом;

— разработка проекта (программы) информатизации управле­ния персоналом, проведение мероприятий по его реализации;

— внедрение информационной системы управления персона­лом.

Функции информатизации.При рассмотрении основных функ­цийинформатизации, отражающих решение перечисленных задач, следует на всех указанных этапах соблюдать принцип адекватности автоматизируемых процедур особенностям реальной деятельности кадровой службы и ее действующего нормативно-методического обеспечения.

Информатизация управления персоналом выполняет специ­фические организационно-управленческие функции: во-первых, обеспечивает упорядочение и развитие системы управления персоналом; во-вторых, приводит к гармонизации и оптимизации соответствующих информационных процессов; в-третьих, на ее основе формируется эффективное информационное обеспечение управления персоналом.

Информатизация, автоматизация, компьютеризация.Одним из важных элементов информатизации является автоматизация про­цесса управления персоналом, которая заключается в применении технических средств и специальных систем управления, частично или полностью освобождающих человека от непосредственного участия в информационных процессах. Существенную роль при этом играют компьютерные технологии обеспечения процесса управления персоналом, т. е. технологии, связанные с компьюте­ром, свойственные компьютеру, размещаемые в компьютере спо­собы сбора, накопления, хранения, переработки документов (ин­формации), формирования текстовых и графических материалов и документов. Кроме того, с компьютером связаны процессы, со­провождающие эти виды работ, смоделированные и осуществляе­мые посредством программных и аппаратных средств, гарантиру­ющих надежность и оперативность их исполнения, обеспеченные необходимыми инструктивно-методическими материалами, на­правленными на автоматизацию рутинных формализованных операций с информацией (документами в электронной форме) и обеспечивающими эффективное управление персоналом.

Актуальность информатизации.Актуальность информати­зации управления организацией определяется современными возможностями автоматизации многих процессов, соответству­ющих функциям управления персоналом, а также новыми ин­формационными технологиями и компьютерными средствами, доступными для кадровых служб. При этом процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей предполагает исследование системы управления с целью разработки долгосрочных мероприятий по совершенство­ванию организации, ее структуры, моделей и методов управле­ния и осуществляется на основе системного подхода.