Роль и место кадровой службы в системе управления персоналом

Основные задачи кадровой службы организации.Кадровая служ­ба организации реализует кадровую политику данного органа путем создания эффективной системы управления персоналом. Ее де­ятельность направлена на наиболее полное и рациональное исполь­зование способностей сотрудников. Она обеспечивает условия для инициативной и творческой деятельности работников с учетом их индивидуальных особенностей и профессиональных навыков.

Кадровая служба организации выполняет функции центра управления персоналом, конечной целью которого является ус­пешная работа с учетом повышения профессиональной и мате­риальной удовлетворенности работников, сохранения здоровья и обеспечения безопасности сотрудников.

Управление персоналом является главной, приоритетной функцией руководителя и кадровой службы организации. Со­вместными усилиями они призваны обеспечить проведение госу­дарственной и региональной кадровой политики в организации на основе типовой функциональной модели (структуры) кадро­вой службы организации.

Типовая функциональная модель (структура) задач кадровых служб организации включает:

— анализ кадрового состава, планирование потребности в кад­рах, подготовку предложений руководству о внесении изменений в штатное расписание в связи с потребностями в новых должнос­тях и специальностях;

— организацию работы по подбору, отбору, приему, перемеще­нию, освобождению специалистов и рабочих кадров при широ­ком применении контрактных форм найма;

— организацию работы по выбору, формированию и обучению резерва на выдвижение, внесение предложений по передвижению кадров;

— выбор учебных заведений и заключение с их руководством договоров на подготовку кадров массовых профессий, участие в контроле за обучением будущих специалистов;

— отбор молодых специалистов в учебных заведениях (выс­ших, средних, специальных, профессиональных) и оформление соответствующих документов по их трудовому устройству;

- отбор перспективных работников для направления на уче­бу за счет средств учреждения, оформление соответствующих документов, контроль за обучением направленных работников и определением их на работу после окончания;

- организацию работы по обучению, переподготовке и повы­шению квалификации кадров;

- организацию работы по оценке и аттестации кадров, подго­товку предложений руководству по результатам аттестации кад­ров, оплате труда;

- организацию работы с органами трудоустройства и другими органами по защите прав и интересов работников в связи с уволь­нением, сокращением, реорганизацией и ликвидацией предпри­ятий, учреждений, фирм;

- анализ причин увольнения работников и подготовку пред­ложений руководству по сокращению текучести кадров;

- организацию работы по оформлению пенсий, различных доплат и выплат работающим и их семьям;

- подготовку материалов для представления работников к го­сударственным наградам, почетным званиям;

- организацию и осуществление кадрового делопроизводства (документирование и организация работы с кадровыми докумен­тами), ведение статистической отчетности, разных видов учета, личных дел, личных карточек Т-2, трудовых книжек, графиков отпусков и др.;

- подготовку и сдачу документов по кадровой службе в архив. Перечень задач кадровой службы не закрыт. Это связано стем, что в Российской Федерации в экономике и других сферах общественной жизни происходит реформирование на рыночных началах.

С учетом этого структура и штаты кадровой службы организа­ции формируются дифференцированно, исходя из целей и задач, стоящих перед ней, ее структурных и технологических особен­ностей, объема полномочий, численности персонала, сложности и объема выполняемых работ.

Достижение целей и выполнение функций кадровой службы обеспечивается ее правами:

- получать информацию и взаимодействовать с другими подразделениями кадрового назначения и карьерного продвижения;

— участвовать в работе совещаний, совещательных и консуль­тативных органов по кадровым вопросам;

— принимать решения по вопросам технологии организации и проведения конкурсов на замещение вакантных должностей, аттестаций, квалификационных экзаменов, испытания при заме­щении должностей;

- информировать руководителя организации о кадровой ситу­ации, уровне профессиональной подготовки персонала и др.;

- контролировать работу подразделений по вопросам кадров, их поступления и служебного продвижения.

Реализация целей, функций и полномочий кадровой службы в пределах ее компетенции требует повышения статуса кадро­вой службы в организации и назначения руководителя кадровой службы одним из заместителей руководителя организации.

Повышение роли и места кадровых служб организации обус­ловлено тем, что существенно изменились условия, в которых они действуют. В период перехода к рынку и модернизации об­щества главным резервом повышения уровня государственного управления становится лучшее использование кадров, оптималь­ное их распределение по рабочим местам, возрастание нагрузки на каждого члена коллектива. Действенным рычагом повышения эффективности управленческой деятельности становится сокра­щение численности персонала, а уменьшение численности слу­жащих должно быть компенсировано большей интенсивностью труда, а значит, и более высокой квалификацией работников. В связи с этим возрастает роль и ответственность кадровых служб за формирование и профессиональное развитие персонала орга­низации на всех уровнях управления.

Элементами структуры кадровой службы организации явля­ются отдельные должности, подразделения кадровых служб, от­ношения между которыми поддерживаются благодаря вертикаль­ным и горизонтальным связям. Правильным считается подход, при котором структуры кадровых служб организации формиру­ются на основе общих принципов построения и проектирования организаций. Важнейшие из них — принципы научности, иерар­хичности, специализации, простоты, прогрессивности, автоном­ности и многоаспектности¹.

Принцип научноститребует, чтобы функционирование и построение структуры кадровой службы основывались на до­стижениях науки в области управления персоналом. Соглас­но принципу специализацииобеспечиваются разделение труда и профессиональная деятельность сотрудников, формирование отдельных подразделений, специализирующихся на выполне­нии однородных функций. При реализации принципа автоном­ностиобеспечивается рациональная автономность структурных подразделений. Временное выбытие отдельных работников не прерывает процесса кадровой работы. Поэтому каждый работ­ник должен уметь выполнять функции вышестоящего, нижесто­ящего сотрудника и одного-двух работников своего уровня. На основе принципа многоаспектностикадровые службы обеспечи­вают в пределах своей компетенции и полномочий управление персоналом как по вертикали, так и по горизонтали. Принцип иерархичностисостоит в том, что в любых вертикальных разре­зах структура кадровой службы обеспечивает иерархичность вза­имодействия структурных подразделений, отдельных руководи­телей или сотрудников.

Нынешний статус многих кадровых служб организации весьма невысок. Это свидетельствует о том, что целесообразно перехо­дить на новые организационно-структурные формы построения и управления персоналом предприятий, фирм, банков, органов власти и управления.

Важно, чтобы руководитель понимал роль и назначение кад­рового подразделения в управлении персоналом организации, строил свою работу с учетом его рекомендаций, опирался на мне­ние специалистов кадровых служб. Кадровые службы не должны быть лишь техническим придатком руководящих структур, зани­маясь в основном организационно-оформительской работой; они Должны активнее помогать руководству организации в определе­нии его кадровой политики, управлять служебным продвижением персонала, заниматься проблемами межличностных отношений, совершенствованием стиля деятельности сотрудников и многими Другими вопросами.

Сегодня кадровые службы уже не могут обходиться без научного обеспечения многогранной деятельности по управлению персоналом. Именно научный подход составляет тот резерв, который может превратить кадровую работу в мощное средство активизации профессиональных качеств персонала предприятий, фирм, банков, органов власти и управления.

Структура кадровой службы организации.Результаты деятель­ности кадровой службы организации во многом определяются ее структурой. Структура и штаты кадровой службы организации формируются дифференцированно, исходя из целей и задач, сто­ящих перед ней, ее структурных и технологических особенностей, численности аппарата, сложности и объема работ, выполняемых организацией.

Элементами структуры являются отдельные работники, под­разделения кадровых служб, отношения между которыми поддер­живаются благодаря вертикальным и горизонтальным связям. Структура кадровой службы отражает цели и задачи организации, а также функции и объем полномочий, которые определены положе­ниями, правилами и должностными инструкциями (см. рис. 14).

РУКОВОДИТЕЛЬ ОРГАНИЗАЦИИ

Руководитель кадровой службы организации

Подсистема планирования, прогнозирования и маркетинга персонала

Подсистема развития персонала

Подсистема обучения, переподготовки и повышения квалификации персонала

Подсистема учета, оформления и движения персонала

Подсистема разработки структуры организации

Подсистема анализа и развития средств стимулирования труда персонала

Подсистема нормативно-правового и юридического обеспечения кадровой службы

Рис. 14. Структура кадровой службы организации на основе функциональных подсистем