Управление архивами Свердловской области

Государственное казенное учреждение Свердловской области

«Государственный архив Свердловской области»

Выявление собственников (владельцев) документов личного происхождения и составление списка граждан – возможных источников комплектования в Государственном казенном учреждении Свердловской области

«Государственный архив Свердловской области»

Памятка

Составитель: зав. отделом ГКУСО «ГАСО» комплектования и упорядочения аудиовизуальных, электронных документов и документов личного происхождения О.Ю. Сарафанов

Екатеринбург

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ
I. ВИДЫ И ОСОБЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ
II. ВЫЯВЛЕНИЕ ВЛАДЕЛЬЦЕВ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ
III. УЧЁТ ВЛАДЕЛЬЦЕВ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ
IV. СОСТАВЛЕНИЕ СПИСКА ГРАЖДАН - ВОЗМОЖНЫХ ИСТОЧНИКОВ КОМПЛЕКТОВАНИЯ В ГОСУДАРСТВЕННОМ КАЗЕННОМ УЧРЕЖДЕНИИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ»
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
ПРИЛОЖЕНИЕ № 3
ПРИЛОЖЕНИЕ № 4

ВВЕДЕНИЕ

Государственное казенное учреждения Свердловской области «Государственный архив Свердловской области» (далее - ГКУСО «ГАСО», архив) комплектуется не только документами учреждений и организаций источников комплектования, но и документами личного происхождения.

Процесс комплектования ГКУСО «ГАСО» документами личного происхождения включает выявление источников комплектования, поиск контактной информации и биографических сведений о фондообразователе (юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд)[1], ведение переговоров, определение состава документов и их прием.

Целью данной памятки является организация работы по выявлению собственников (владельцев) документов личного происхождения комплектования ГКУСО «ГАСО».

Подготовленные рекомендации состоят из следующих разделов:

- введение;

- виды и особенности документов личного происхождения;

- выявление владельцев документов личного происхождения;

- учет владельцев документов личного происхождения;

- составление списка граждан – возможных источников комплектования в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Государственный архив Свердловской области»;

-заключения и приложений.

Задачей данной памятки является изложение этапов описания подготовительной работы по выявлению и учету владельцев документов личного происхождения, ознакомление с особенностями выявления владельцев архивных документов.

Памятка разработана в соответствии с Методическими рекомендациями по работе с документами личного происхождения (литература и искусство) (М., 1990); Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007); Методическими рекомендациями по приёму, учёту и описанию документов личного происхождения (Чебоксары, 2012).

Памятка предназначена для использования специалистами отдела комплектования и упорядочения аудиовизуальных, электронных документов и документов личного происхождения ГКУСО «ГАСО» при проведении работы по выявлению собственников (владельцев) документов личного происхождения и составление списка граждан – возможных источников комплектования в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Государственный архив Свердловской области».

IV. СОСТАВЛЕНИЕ СПИСКА ГРАЖДАН - ВОЗМОЖНЫХ ИСТОЧНИКОВ КОМПЛЕКТОВАНИЯ В ГОСУДАРСТВЕННОМ КАЗЕННОМ УЧРЕЖДЕНИИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ»

На основании учетных карточек составляется список граждан (собственников или владельцев архивных документов) – источников комплектования государственного архива, в котором указываются: фамилия, имя, отчество фондообразователя; даты жизни (если таковые известны); основные места работы и занимаемые должности; ученая степень, звания, правительственные награды; адреса места жительства гражданина; сведения о наследниках; юридически обоснованные возможности передачи документов в архив, т.е. сведения о заключении договора.

Форма описи представляет собой таблицу, состоящую из 7 граф (Приложение 4).

Графа 1. Порядковый номер.

Графа 2. Фамилия, имя, отчество владельца документов личного происхождения.

Графа 3. Место работы, должность.

Графа 4. Домашний адрес, телефон (по желанию фондообразователя). При нахождении фондообразователя за пределами г.Екатеринбурга указывается почтовый адрес, при желании дополняется адресом электронной почты.

Графа 5. Отметки о работе с фондообразователем.

Графа 6. Состав документов фонда личного происхождения.

Графа 7. Примечания. Отметки о заключении договора о передаче документов личного происхождения, исключении из списка.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

При организации работы по выявлению собственников (владельцев) документов личного происхождения должны быть решены следующие задачи:

- обеспечение полноты комплекса документов личного происхождения;

- информационная насыщенность документов личного происхождения;

- возможность использования документов личного происхождения в информационной деятельности архива;

- исключение документов с повторяющейся информацией.

Работа по выявлению собственников (владельцев) документов личного происхождения может быть успешной только при условии несменяемости кадров, профессионализма сотрудников отдела комплектования и упорядочения аудиовизуальных, электронных документов и документов личного происхождения обеспечивающих данное направление работы.

Данная работа может быть использована при работе в государственных и муниципальных архивах при организации работы по выявлению собственников документов личного происхождения.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Гражданский кодекс Российской Федерации Часть четвертая от 18 декабря 2006 г. N 230-ФЗ // Принята Государственной Думой 24 ноября 2006 года // Собрание законодательства Российской Федерации от 25 декабря 2006 г. № 52 (часть I) ст. 5496.

2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, М. 2007.

3. Комплектование документами личного происхождения в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Центр документации общественных организаций Свердловской области», методические рекомендации, Екатеринбург, 2012.

4. Методические рекомендации по приёму, учёту и описанию документов личного происхождения (Чебоксары, 2012).

5. Методические рекомендации по работе с документами личного происхождения (литература и искусство). М., 1990.

6. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"

Приложение № 1

Управление архивами Свердловской области государственное КАЗЕННОЕ Учреждение свердловской области «Государственный архив Свердловской области» (ГКУСО «ГАСО») 620014, Екатеринбург, ул. Вайнера, 17 Тел./факс: 376-31-03. E-mail: [email protected] р/с 40603810000001000001 ГРКЦ ГУ Банка России по Свердловской области г. Екатеринбурга ИНН 6661018287, БИК 046577001 КПП 666101001	Руководителям организаций-источников комплектования ГАСО
		№№
На №	__________	о от	___________	-

В соответствии с решением коллегии Управления архивами Свердловском области №1 от 15.07.2011 просим Вас проинформировать о наличии в Вашей организации сотрудников: руководителей, ветеранов, изобретателей, рационализаторов, участников военных конфликтов, документы (автобиографии, воспоминания и др.) которых представляют научно-исторический и общественный интерес и могли бы быть использованы в научных, информационных и воспитательных целях.

Дополнительно просим Вас проинформировать архив о документах личного происхождения данной категории лиц, хранящихся в ведомственных архивах, музеях.

Заранее благодарим за оказанную помощь.

Директор архива	А.А. Окунев

Приложение № 2

Управление архивами Свердловской области государственное КАЗЕННОЕ Учреждение свердловской области «Государственный архив Свердловской области» (ГКУСО «ГАСО») 620014, Екатеринбург, ул. Вайнера, 17 Тел./факс: 376-31-03. E-mail: [email protected] р/с 40603810000001000001 ГРКЦ ГУ Банка России по Свердловской области г. Екатеринбурга ИНН 6661018287, БИК 046577001 КПП 666101001	Плотников И. Ф. ул. Студенческая, 45-78, г. Екатеринбург,
		№№
На №	_________	оот	___________

Уважаемый (ая)______________!

Государственное казённое учреждение Свердловской области «Государственный архив Свердловской области» обращается к Вам с предложением о передаче документов, собранных Вами и образовавшихся в результате Вашей жизни и деятельности, на постоянное хранение.

«Государственный архив Свердловской области» комплектуется документами личного происхождения, отражающими материальную и духовную жизнь историко-культурного наследия народов Российской Федерации, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение. ГКУСО «ГАСО» обеспечивает полную сохранность документов. Порядок пользования Вашими документами будет осуществляться только с Вашего согласия. Вы сами можете обращаться к своим документам в любое время, получать копии документов, работать научно-справочным аппаратом Вашего личного фонда.

«Государственный архив Свердловской области» надеется на положительное решение вопроса о создании Вашего личного фонда. О Вашем согласии просим известить ГКУСО «ГАСО» в устной или письменной форме.

Директор архива А.А.Окунев

Приложение № 3

Государственный архив Свердловской области

Приложение № 4

Список граждан – возможных источников комплектования ГКУСО «ГАСО»

№ п\п	Фамилия, имя, отчество	Место работы, должность	Домашний адрес, телефон	Отметки о работе с фондообразователем	Состав документов фонда личного происхлждения	Примечания

	Плотников Иван Фёдорович	Уральский государственный университет		20.05.03 проведены переговоры	Рукописи Плотникова И.Ф., выписки, монографии

Форма списка граждан – возможных источников комплектования ГКУСО «ГАСО»

[1]Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", Дата введения в действие - 1 января 1999 г.

[2]Собрание законодательства Российской Федерации от 25 декабря 2006 г. N 52 (часть I) ст. 5496

Управление архивами Свердловской области

Государственное казенное учреждение Свердловской области

«Государственный архив Свердловской области»

Памятка

Екатеринбург

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ
I. ВИДЫ И ОСОБЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ
II. ВЫЯВЛЕНИЕ ВЛАДЕЛЬЦЕВ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ
III. УЧЁТ ВЛАДЕЛЬЦЕВ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ
IV. СОСТАВЛЕНИЕ СПИСКА ГРАЖДАН - ВОЗМОЖНЫХ ИСТОЧНИКОВ КОМПЛЕКТОВАНИЯ В ГОСУДАРСТВЕННОМ КАЗЕННОМ УЧРЕЖДЕНИИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ»
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
ПРИЛОЖЕНИЕ № 3
ПРИЛОЖЕНИЕ № 4