Оформление прекращения трудового договора

В последний день работы работника работодатель обязан издать приказ о его увольнении, произвести с работником полный рас­чет и выдать ему трудовую книжку. Согласно новому пенсионному законодательству работнику выдается также полис об обязатель­ном страховании в Пенсионном фонде РФ.

В приказе указывается конкретное основание увольнения ра­но тика и дается ссылка на соответствующую статью ТК РФ. Во исполнение приказа бухгалтерия производит с работником пол­ный расчет. Затем кадровая служба оформляет трудовую книжку, где воспроизводится запись о причинах увольнения в точном соответствии с формулировкой приказа.

Трудовая книжка выдается в день увольнения. Днем увольне­ния считается последний день работы. Например, работник про­ст уволить его 10 декабря 2005 г. Этот день (10.12) и будет последним днем его работы в организации. Именно эта дата должна указываться в трудовой книжке работника. На практике возникают ситуации, когда работник в день увольнения не может (или не хочет) получить трудовую книжку лично. Это возможно в случаях выполнения им в последний рабочий день трудовой функции в другом месте либо при отказе от получения трудовой книжки на руки, если он считает увольнение незаконным. Трудовой кодекс 1'Ф закрепил оптимальный механизм разрешения возникающих коллизий. Согласно ст. 62 ТК РФ работодатель в подобных случаях направляет работнику письменное уведомление с просьбой явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по­чтой. Во избежание возможных недоразумений информация на­правляется заказным письмом с уведомлением о вручении.

После отправки такого письма работодатель освобождается от ответственности за задержку трудовой книжки. При этом не имеет значения, через какой промежуток времени работник лично полу­чит трудовую книжку или пришлет письменное согласие об от­правке ее почтой на домашний адрес. Из этого следует, что до получения согласия работника пересылать трудовую книжку по инициативе кадровой службы нельзя. При задержке трудовой книжки по вине администрации работодатель обязан возместить работ­нику не полученный за все время задержки заработок. В таких случаях о новом дне увольнения работника издается приказ, а в тру­довую книжку вносится соответствующая запись. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной.

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

Помимо трудовой книжки работодатель по письменному заяв­лению работника обязан выдать ему копии документов, связанных с его работой. Вот их перечень: приказы о приеме на работу, о пере­водах на другую работу, об увольнении с работы; выписки из тру­довой книжки; справки о заработной плате и периоде работы у данного работодателя, а также другие документы, если они необ­ходимы для реализации тех или иных прав (например, характери­стика для участия в конкурсе).

Документы заверяются подписью руководителя и печатью орга­низации с указанием номера регистрации и даты выдачи. Доку­менты предоставляются работнику безвозмездно (ст. 62 ТК РФ).

Порядок ведения трудовых книжек.Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работников. По записям в трудовой книжке устанавливается об­щий, непрерывный и специальный трудовой стаж, с которым законы, иные нормативные правовые акты, а также трудовой до­говор связывают реализацию работниками своих прав, льгот и преимуществ.

Однако необходимо отметить, что в настоящее время трудовой стаж для целей государственного пенсионного страхования опре­деляется в порядке, установленном двумя федеральными закона­ми¹. Страховой пенсионный стаж подтверждается поступивши­ми на лицевой счет работника взносами в Пенсионный фонд РФ. В состав страхового стажа включается также и работа по догово­рам гражданско-правового характера.

Правила ведения и хранения трудовых книжек регламентируют­ся постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О тру­довых книжках»².

Работодатель ведет трудовые книжки на всех постоянных ра­ботников, На лиц, работающих у работодателя — физического лица, трудовые книжки не оформляются. Их трудовой стаж подтвержда­ется непосредственно трудовым договором, зарегистрированным в органе местного самоуправления.

Сведения о трудовом стаже совместителя могут вноситься в трудовую книжку по желанию работника только по месту основ­ной работы на основании приказа об увольнении с совмещаемой работы.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на рабо­ту впервые; осуществляется работодателем в присутствии работ­ника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую посто­янную работу, квалификации, увольнении, а также о награжде­нии, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа. Записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах со­ответствующего раздела свой порядковый номер. С каждой вноси­мой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

В трудовую книжку вносятся сведения о награждении госу­дарственными наградами, в том числе о присвоении государст­венных почетных званий, о награждении почетными грамотами и нагрудными знаками, значками, дипломами, а также о других видах поощрения, предусмотренных законодательством России, коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисципли­не труда. В трудовую книжку вносятся также записи о премиях, выплачиваемых только в виде поощрения. Не должны вноситься в трудовую книжку сведения о примененных взысканиях, за исклю­чением случаев увольнения в порядке дисциплинарного взыскания (ст. 192ТКРФ).

В случае выявления неправильной или неточной записи в трудо­вой книжке исправление ее производится по месту прежней рабо­ты либо по новому месту работы на основании официального до­кумента работодателя, допустившего ошибку. Новый работодатель обязан в этом случае оказать работнику необходимую помощь.

Если организация, которая произвела неправильную или не­точную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации — работо­дателем по новому месту работы на основании соответствующего документа. Свидетельские показания не могут служить основани­ем для исправления внесенных ранее записей, за исключением текста, подтвержденного судебным решением.

Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно за­явить об этом работодателю по последнему месту работы. Работо­датель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:

— сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы ра­ботника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

— сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указыва­ется общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи втрудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в про­шлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнем; месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключение записи, признанной недействительной.

Трудовая книжка оформляется в установленном порядке возвращается ее владельцу. В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла и негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее в организациях ведутся:

— приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книж­ки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, ре­гистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также все трудовые книжки и вклады­ши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудо­вых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скрепле­ны сургучной печатью или опломбированы.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в органи­зации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, от­ветственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение (рудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организа­ции отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее но суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организа­ции. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не получен­ные работниками при увольнении либо в случае смерти работни­ка его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется суммой расходов на их приобретение.

Глава 11