Должностные инструкции (далее ДИ)

4.4.3.1. Определение назначения документа:

ДИ устанавливают профессиональные требования к специалистам, определяют их функции, права, обязанности и ответственность. ДИ разрабатываются по каждой штатной должности, носят обезличенный характер.

4.4.3.2. Разработка и оформление документов:

ДИ разрабатываются руководителями структурных подразделений совместно со специалистами отдела кадров с функциями мобилизационного органа. ДИ разрабатывается не позднее 20 рабочих дней после внесении изменений в штатное расписание. Образец оформления титульного листа ДИ приведен в Ф 08 ДП 02.01.01.2014.

ДИ включают в себя следующие разделы:

- общие положения;

- должностные обязанности;

- права;

- ответственность;

- лист ознакомления с должностной инструкцией (Ф 09 ДП 02.01.01.2014).

Каждый лист документа в верхних колонтитулах содержит следующее: наименование учреждения, идентификационный код документа, нумерацию листов, общее количество листов, номер издания, дату введения.

Примером оформления колонтитула для внутренних документов системы менеджмента качества служит колонтитул Руководства по качеству.

4.4.3.3. Идентификационный номер документа:

ДИ
Должностная инструкция	Уровень документа	Номер подразделения	Номер инструкции	Номер издания	Год издания

4.4.3.4. Проверка, согласование, утверждение, регистрация и введение документа в действие:

ДИ проходят проверку у начальника отдела кадров с функциями мобилизационного органа и начальника юридического отдела. Процедуру согласования ДИ не проходят. ДИ утверждаются руководителем ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР». Дата введения в действие указывается на титульном листе.

ДИ вступают в силу с момента утверждения.

Специалисты отдела кадров с функциями мобилизационного органа знакомят каждого специалиста с ДИ под роспись («Лист ознакомления с должностной инструкцией»).

После введения в действие ДИ заведующие структурными подразделениями регистрируют ДИ в соответствующих реестрах (Ф 02 ДП 02.01.01.2014) и передают реестры начальнику отдела кадров с функциями мобилизационного органа.

4.4.3.5. Создание механизма рассылки бумажных копий внутренних документов:

Специалисты отдела кадров с функциями мобилизационного органа делают учтенные копии ДИ, указывают на титульном листе номер экземпляра, ставят штамп ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» «Копия верна», роспись, Ф. И. О. специалиста отдела кадров с функциями мобилизационного органа, дату создания копии и выдают под роспись каждому специалисту. Специалисты отдела кадров с функциями мобилизационного органа вносят записи в лист рассылки документов и управляют данными учтенными копиями (Ф 18 РК 01.01.01.2014).

4.4.2.6. Использование в работе и хранение:

Оригиналы ДИ на бумажном носителе оформляются в 1 экземпляре, хранятся в у начальника отдела кадров с функциями мобилизационного органа.

Электронные версии ДИ хранятся у заведующих структурными подразделениями в ПК и на внешних носителях (флеш-карте). Персональные компьютеры заведующих структурными подразделениями защищены паролем. Внешние носители хранятся в шкафу.

Электронные версии действующих в структурных подразделениях ДИ и их реестров заведующие структурными подразделениями передают для хранения начальнику отдела кадров с функциями мобилизационного органа после проведения актуализации. Начальник отдела кадров с функцией собилизационного органа хранит электронные версии на внешних носителях (флеш-карте). Персональный компьютер начальника отдела кадров с функцией собилизационного органа защищен паролем. Внешние носители хранятся в шкафу.

4.4.2.7. Актуализация и внесение изменений:

Актуализация ДИ проводится по мере необходимости внесения изменений, по результатам внутренних и внешних аудитов и т. д., но не реже 1 раза в год. Ответственность за актуализацию ДИ возложена на заведующих структурными подразделениями.

Данные о проведенной актуализации отражаются в реестрах ДИ (реестрах структурных подразделений и сводных реестрах ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР»).

В ДИ не допускается внесение изменений от руки, т. е. при необходимости внесения изменений ДИ переиздаются.

Обновление ДИ осуществляется путем пересмотра в целом, печатаются новые издания документов с включенными изменениями. Переизданные ДИ проходят процедуры согласования и утверждения. На титульных листах указывается дата введения нового издания ДИ.

4.4.2.8. Отмена:

На титульных листах отмененных оригиналов ДИ начальник отдела кадров с функцией мобилизационного органа вносит дату отмены, указывает свою должность, ставит роспись и Ф. И. О.

Все учтенные копии ДИ специалисты отдела кадров с функциями мобилизационного органа изымают у специалистов. Записи об изъятии специалисты отдела кадров с функциями мобилизационного органа вносят в РК 01.01.01.2014.

Об отмене ДИ и введении в действие новых изданий специалисты отдела кадров с функциямим мобилизационного органа информируют специалистов.

4.4.2.9. Архивирование и уничтожение:

Оригиналы отмененных ДИ подлежат хранению в течение года после его отмены у начальника отдела кадров с функциями мобилизационного органа, далее передаются в архив ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» и подлежат хранению в архиве в течение 5 лет.

По истечении указанного срока подлежат списанию и уничтожению, согласно установленным требованиям.

Бумажные копии отмененных ДИ подлежат списанию и уничтожению, согласно установленным требованиям.

Электронные версии ДИ архивируются заведующими структурными подразделениями, начальником отдела кадров с функциями мобилизационного органа на жесткие носители (сервер, USB или др.) после их утверждения и ввода в действие.