Тема 3. Организация комплектования архивов документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами
3.1. Комплектование архивов документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами
Понятие о комплектовании
Если Вы работник службы документационного обеспечения управления, то Ваша задача обеспечить качественное упорядочение архивных документов с целью пополнения архива или архивохранилища организации, куда необходимо их своевременно передавать из структурных подразделений.
Если Вы работник архива организации, уточните к какой форме собственности относится учреждение (государственная, муниципальная, частная). Необходимо обеспечить своевременное поступление в архив или архивохранилище документов из структурных подразделений, а также передачу документов на государственное, муниципальное хранение или в негосударственные хранилища для частных собственников, негосударственные организации могут также вступить в контакт с государственным или муниципальным архивом, выбрать форму хранения: постоянное, передача документов в государственную или муниципальную собственности, депозитарное, заключить договор и строго придерживаться своих договорных обязательств.
Если Вы работник государственного или муниципального архива, на Вас лежит основная ответственность за формирование Архивного фонда страны. Это означает, что Вам придется выполнять важную работу по определению круга источников комплектования и отбору их документов на хранение.
Кроме того, Вы являетесь "регулировщиком" в отношениях с негосударственными организациями. Для того чтобы убедить их передавать на хранение документы, Вам потребуется овладеть методами убеждения, проявить чудеса такта и компетентности.
Но учтите: где бы Вы ни работали - за сохранностью документов следит "недремлющее око" закона.
***
Судебник 1550 г. предусматривал наказание кнутом за порчу "государевых дел". Однако в петровские времена на смену наказанию телесному приходит наказание рублем - пеня:
"А буде впредь какие помеченные выписки и указы начнут держать в каком небрежении, или что потеряют, или челобитчикам и кому какое дело надобно без указу показывать (будут) или списывать дадут, и про то по указу Великого государя будет учинен розыск со всякою жесточью, а по розыску виноватым наказание нещадное, по вине и по делу смотря, или доправлены будут пени большие".
Именной указ 9 декабря 1697 года старым и молодым подьячим [73, с. 2].
В советские времена закон также был строг к архивистам. Там, например, для того, чтобы ускорить сдачу документов советских учреждений из ведомственных архивов в государственные 13 марта 1926 г. был принят специальный Декрет СНК РСФСР "О сдаче Центрархиву РСФСР архивных материалов". Декрет обязывал представителей архивов учреждений в кратчайшие сроки подготовить дела к передаче на постоянное хранение и заканчивался словами: "За неисполнение настоящего постановления должностные лица подлежат уголовной ответственности". Руководителям государственных архивов приходилось не легче. Циркуляр ГАУ НКВД СССР от 4 ноября 1940 г. "О проверке наличия состояния документальных материалов в государственных архивах" устанавливал полную персональную ответственность директора архива за сохранность материалов.
Справедливости ради стоит заметить, что и в современных уголовном и административном кодексах есть статьи об ответственности за утрату архивных документов.
В свете этих ужасных кар вполне гуманным и демократичным выглядело ныне не действующее распоряжение мэра "Об утверждении размеров штрафных санкций, налагаемых Объединением Мосгорархив на учреждения, предприятия, организации, независимо от форм собственности, за нарушение действующего законодательства по архивному делу, установленных правил обеспечения сохранности, упорядочения и использования архивных документов" от 19 октября 1993 г. N 595-рм.
Согласно этому распоряжению, учреждения, виновные в гибели документов, вследствие грубого нарушения правил их хранения (затопление помещений, повреждение документов грызунами и плесенью) карались штрафом до 70 мин. размеров оплаты труда.
За необоснованный отказ от передачи дел на государственное хранение в установленные сроки виновным грозил штраф в 35 мин. размеров оплаты труда.
Наконец, за несоблюдение сроков упорядочения, описания, проведения экспертизы ценности документов работникам ведомственных и негосударственных архивов грозил штраф до 28 мин. размеров оплаты труда.
Советские архивы. -1993. - N 6. - С. 90.
Что же представляет собой комплектование как один из основных процессов работы с архивными документами?
С одной стороны, комплектуются архивы или архивохранилища в составе службы документационного обеспечения управления (ДОУ) в организациях документами своих структурных подразделений, с другой - государственные или муниципальные архивы, музеи, библиотеки, негосударственные хранилища и другие документами государственных, муниципальных и негосударственных организаций, а также граждан.
Комплектование - это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем (приложение 3.1):
| Фрагмент документа | ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения |
| П. 79 | Профиль архива: установленный для архива состав для документов, подлежащих хранению |
В соответствии с профилем того или иного архива в стране создается стройная сеть государственных и муниципальных архивов.
Напомним, что в основе создания сети архивов лежат признаки классификации документов Архивного фонда страны (эти вопросы были рассмотрены в теме "Организация документов в пределах Архивного фонда Российской Федерации (первый уровень)"). Именно эти признаки классификации и влияют на установление профиля того или иного архива.
Взаимосвязь признаков классификации документов Архивного фонда Российской Федерации и факторов, влияющих на построение сети архивов, достаточно подробно рассмотрена в обобщающем труде ВНИИДАД "Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов (теория и методика)", вышедшем в 2006 г.
Авторы отмечают, что процесс построения реальной сети архивов основывается на классификации фондов, анализе административно-территориального устройства государства, историко-учрежденческом и историко-географическом анализе документов. Единство подхода к организации распределения фондов по сети архивов в соответствии с их профилем и обеспечивается общеархивоведческим принципом недробимости архивного фонда и локальным принципом (применяется в комплектовании, но напрямую связан с одноименным признаком классификации документов Архивного фонда Российской Федерации) территориальной принадлежности, что означает определение места хранения фонда во взаимосвязи с установлением территории, на которой он возник.
Но стройности в построении сети архивов признак территориальной принадлежности не обеспечил. В связи с признаками классификации документов Архивного фонда Российской Федерации "принадлежность документов к определенной отрасли" и "способ и техника закрепления информации" в свое время были созданы архивы отраслевого характера: народного хозяйства (ныне экономики), литературы и искусства, военные и военно-морские; а также для хранения научно-технической, кино-, фото-, фонодокументации [57, С. 138-139].
В процессе комплектования необходимо учитывать и ранг архива:
| Фрагмент документа | Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. - М., 1982 |
| П. 310 | Ранг архива - принадлежность архива к тому или иному уровню системы архивных учреждений: районному, городскому, областному (воеводскому, окружному и т.д.), республиканскому, союзному, общегосударственному |
Понятие "ранг архива" и сегодня употребляется во всех архивных нормативно-методических документах, но только под рангом архива имеется в виду принадлежность архива к федеральному, субъекта Российской Федерации, муниципальному уровню системы архивных учреждений.
В связи с этим документы определенной формы собственности поступают в тот архив, ранг которого соответствует этой форме собственности документов (рис. 3.1).
Рис. 3.1
Поэтому при передаче (комплектовании) документов территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории субъекта Российской Федерации, в архив субъекта Российской Федерации предусматривается заключение договора, что оговорено вЗаконе "Об архивном деле в Российской Федерации" 2004 г. (ст. 21, п. 2).
Кроме понятий "профиль" и "ранг" архива широко применяется понятие "тип" архива для определения отдельных категорий архивов, в принципе всем хорошо известных:
| Фрагмент документа | Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. - М., 1982 |
| П. 358 | Тип архива - множество архивов, объединенных тождеством организационной формы (например, государственный архив, ведомственный архив) |
К этому ряду определений типов архивов, данных в начале 1980-х гг., сегодня следует добавить такой распространенный тип архивов, как негосударственный, частный.
В отличие от государственных и муниципальных архивов, архивов организаций негосударственные архивы хранят документы частных предприятий и компаний, политических партий, религиозных и общественных объединений, документы граждан. Прежде всего это Центр документации "Народный архив", архивы общественного движения "Мемориал", Русской православной церкви, Российского фонда культуры, "Горбачев-фонда", фонда "Русское зарубежье". Количество подобных архивов постоянно меняется, так как одни из них передают документы на хранение в государственные архивы и прекращают свою деятельность (как, например, Центр документации "Народный архив", материалы которого в настоящее время находятся на хранении в РГАНИ), другие, наоборот, вновь создаются и начинают интенсивно комплектоваться профильными материалами.
Однако для большинства негосударственных хранилищ, которые принимают на хранение документы негосударственных организаций независимо от их ранга, отраслевой принадлежности и тому подобного понятия "профиль" и "ранг" архива не имеют никакого значения, так как они живут по принципу "кто платит, документы тех они и хранят!"
Рассмотренные понятия "профиль", "ранг" и "тип" архива в совокупности определяют компетенцию архива (приложение 3.2), а так как при комплектовании обязательно учитывается ранг архива (иногда немаловажное значение имеет и тип архива), то, возможно, более точно считать комплектование процессом, осуществляемым в соответствии с компетенцией архива, где основной составляющей является, безусловно, его профиль.
В 1980-е гг. для обозначения территории одной или нескольких административно-территориальных единиц, на которых находятся организации - источники комплектования определенного архива, было введено еще одно понятие - "зона комплектования архива".
В 2010 г. статистика в сфере комплектования по данным Росархива выглядит следующим образом: из общего числа функционирующих в Российской Федерации более 4 млн организаций в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов включены и передают свои документы на постоянное хранение 110 тыс. организаций (в том числе все без исключения органы государственной власти и органы местного самоуправления). Остальные организации - более 95% от их числа - как правило, не попадают в орбиту внимания государственных и муниципальных архивов и хранят образующиеся в своей деятельности архивные документы временных сроков хранения самостоятельно в примерно 126 тыс. ведомственных архивов или покупают услугу архивного хранения у частных кампаний, оказывающих набор разнообразных услуг в сфере архивного дела и делопроизводства (аутсорсинг).
Виды работ по комплектованию. Работа по комплектованию архивов состоит из нескольких этапов:
определение источников комплектования в соответствии с профилем архива, который устанавливается на основании признаков классификации (см. материал, посвященный организации документов и дел в пределах Архивного фонда Российской Федерации (первый уровень организации документов);
определение состава документов, подлежащих хранению в архиве (эта задача решается в ходе экспертизы ценности документов);
организация работы по своевременному приему документов в архивы.
Рассмотрим подробно каждый из этих этапов работы по комплектованию.