Департамент кадров МИД и его основные функции

Реализацию государственной кадровой политики в системе МИД Российской Федерации обеспечивает Департамент кадров — одно из важнейших структурных подразделений центрального ап­парата Министерства иностранных дел Российской Федерации, в пределах своей компетенции, которая нормативно определена «Положением о Департаменте кадров Министерства иностранных дел Российской Федерации», утвержденным приказом по минис­терству № 6369 от 13 августа 1996 г.

В своей деятельности департамент руководствуется Конститу­цией РФ, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоря­жениями Правительства Российской Федерации, другими норма­тивными актами, Положением о Министерстве иностранных дел Российской Федерации, решениями коллегии и приказами руко­водства министерства.

Департамент взаимодействует с соответствующими подразделе­ниями Администрации Президента Российской Федерации, коми­тетами и комиссиями Федерального Собрания Российской Феде­рации, а также подразделениями Аппарата Правительства Россий­ской Федерации, федеральных министерств и ведомств, админи­страций субъектов Федерации, обеспечивающими решение вопро­сов международных связей и кадровой работы. Департамент осу­ществляет свои функции в органическом сотрудничестве с иными подразделениями центрального аппарата министерства, загранучреждениями Российской Федерации, представительствами МИДа на территории Российской Федерации.

Он несет персональную ответственность за решение задач и выполнение функций, возложенных на департамент, распределяет обязанности среди своих заместителей, утверждает положения об отделах департамента, вносит предложения руководству министер­ства о структуре центрального аппарата министерства, штатах под­разделений, загранпредставительств и представительств в субъек­тах Российской Федерации, а также о назначении на должность и освобождении от должности руководящих работников. Директор департамента отвечает за обеспечение сохранности государствен­ной и служебной тайны, соблюдение установленного режима в де­ятельности работников департамента.

К основным задачамДепартамента кадров относятся:

1) обеспечение деятельности руководства министерства по во­просам государственной службы и кадровой политики в системе министерства;

2) развитие нормативно-правовой базы дипломатической службы;

3) подбор, расстановка и ротация дипломатических и админи­стративно-технических кадров;

4) обеспечение в пределах своей компетенции контроля за со­блюдением законодательства о труде и государственной службе;

5) участие во взаимодействии по кадровым вопросам с други­ми федеральными министерствами и ведомствами;

6) подбор кандидатов и формирование кадрового резерва для назначения на руководящие должности системы министерства;

7) обеспечение проведения конкурсов на замещение вакант­ных государственных должностей государственной службы в сис­теме министерства, аттестаций, прохождения государственными служащими испытания при замещении государственных должнос­тей государственной службы;

8) участие в разработке мер, направленных на улучшение со­циально-экономических условий для работников системы минис­терства и ветеранов дипломатической службы.

Департамент кадров осуществляет ряд функций,систематизи­ровать которые можно следующим образом:

функции стратегического развития

кадров дипломатической службы:

— проведение единой линии в работе с кадрами в системе ми­нистерства;

— анализ кадровой ситуации, подготовка аналитических и ин­формационных материалов по стратегическим и оперативным во­просам дипломатической службы, кадровой политики и управле­ния персоналом дипломатической службы;

функции нормативно-правового обеспечения

кадровой работы и дипломатической службы:

— участие в совершенствовании нормативно-правовой базы деятельности министерства путем разработки новых, уточнения и обновления действующих положений и служебных инструкций по вопросам кадровой работы;

— экспертиза проектов документов нормативно-правового ха­рактера, связанных с осуществлением функций министерства;

управленческие функции:

— контроль (совместно с Валютно-финансовым департамен­том) за соблюдением штатной дисциплины в центральном аппара­те, загранучреждениях и представительствах;

— анализ предложений о формировании новых и реорганиза­ции действующих подразделений центрального аппарата минис­терства и оценка этих предложений;

— разработка предложений по оптимизации структуры и шта­тов подразделений центрального аппарата министерства, загранучреждений и представительств в субъектах Российской Федерации и международных организациях;

— внесение совместно с другими подразделениями министер­ства предложений по созданию и ликвидации посольств, консуль­ских учреждений, постпредств и представительств в регионах Рос­сии;

функции кадрового обеспечения:

— подготовка и контроль за прохождением проектов Указов Президента Российской Федерации и других документов, необходи­мых для назначения или отзыва послов и постпредов; проектов ука­зов Президента Российской Федерации о назначении заместителей министра иностранных дел и о присвоении высших дипломатичес­ких рангов, а также проектов распоряжений Правительства Россий­ской Федерации об утверждении членов Коллегии министерства;

— организация работы комиссий по ротации и конкурсному замещению дипломатических и административно-технических должностей в загранучреждениях, контроль за исполнением при­нятых комиссиями решений;

— формирование резерва дипломатических и технических кад­ров для их своевременной и качественной ротации, а также резе­рва для замещения должностей руководящих работников в цент­ральном аппарате министерства, загранучреждениях и представи­тельствах;

— обеспечение общего методического руководства и организа­ция служебной аттестации кадров через работу комиссий по аттес­тации, рангированию и присвоению квалификационных разрядов государственным служащим системы министерства;

— координация методической работы кадровых служб подве­домственных учреждений и организаций; контроль состояния и анализ эффективности работы с кадрами в этих учреждениях и ор­ганизациях;

— организация подготовки, переподготовки и повышения ква­лификации работников, координация деятельности подведомст­венных учебных заведений;

организационно-контрольные функции:

— учет поступающих в департамент документов и контроль в рамках установленной компетенции исполнения содержащихся в них поручений;

— оформление сотрудников на работу в подразделения цент­рального аппарата, для выезда на работу в загранучреждения, а также подготовка соответствующих приказов;

— оформление выездов сотрудников министерства в кратко­срочные загранкомандировки;

— учет работников министерства, ведение их личных дел, под­готовка соответствующей статистической отчетности;

— участие в инспектировании и проверке подразделений цент­рального аппарата, загранучреждений, представительств в субъек­тах Российской Федерации и подведомственных министерству ор­ганизаций;

— координация и контроль деятельности подведомственных учебных заведений;

— координация методической работы кадровых служб подве­домственных учреждений и организаций, контроль состояния и эффективности работы с кадрами в этих учреждениях и организа­циях;

— контроль соблюдения трудовой дисциплины и норм внут­реннего трудового распорядка в подразделениях центрального ап­парата министерства, загранпредставительствах и представительст­вах в международных организациях и субъектах РФ;

социальные функции:

— разработка и совершенствование организационно-методи­ческой базы работы с кадрами;

— контроль за работой общеобразовательных школ при загранучреждениях;

— консультирование (во взаимодействии с Юридическим уп­равлением) работников министерства и членов их семей по вопро­сам правовой и социальной защиты;

— проведение совместно с Советом ветеранов войны и труда, профкомом министерства работы с ветеранами дипломатической службы.

Организационная структура Департамента кадров[133] смоделиро­вана в целях наиболее рационального распределения полномочий по выполнению поставленных перед МИДом задач.

С известной долей условности можно утверждать, что структу­ра департамента отражает структурную схему самого министерства. Здесь имеются территориальные подразделения (отделы междуна­родных организаций, Европы, Азии, стран СНГ, Африки и Ближ­него Востока, Америки), функциональные подразделения (отделы общих кадровых проблем, планирования и ротации дипломатичес­ких кадров, набора и ротации административно-технического пер­сонала загранучреждений, подразделений центрального аппарата и представительств МИД, социально-экономических проблем, рангирования и учета кадров, краткосрочных командировок, учебных заведений, заграншкол). Есть специально организованные службы обслуживания: машбюро, канцелярии, отдел документации (группа ЭВМ), ознакомительная служба.

Кадровые вопросы в подразделениях (департаментах, управле­ниях) центрального аппарата Министерства курируют их руково­дители или, по их поручению, один из заместителей руководителя. В загранучреждениях персональную ответственность за кадровую работу несут посол, постоянный представитель, генеральный кон­сул, консул (руководитель учреждения). В крупных коллективах организационно-технические функции по работе с персоналом, как правило, возлагаются на одного из старших дипломатов, со­вмещающего их выполнение с основной работой.

В ходе решения повседневных задач кадрового характера загра­нучреждения контактируют с Департаментом кадров. Итоговым документом, в котором обобщаются результаты деятельности за­гранучреждения на этом направлении, является ежегодный Отчет о работе с кадрами. Основная часть Отчета — общая характерис­тика кадровой ситуации в загранучреждений, анализ проблем, воз­никающих в кадровой сфере, обзор форм работы с персоналом, членами семей работников. В заключительной части содержатся аргументированные предложения по предлагаемым изменениям штатного расписания, продлению загранкомандировок сотрудни­ков, высказываются пожелания по кандидатурам на замену отбы­вающих работников.

Прерогативой Департамента кадров является ведение личных дел — персональный учет сотрудников. Порядок ведения личных дел государственных служащих, их структура и содержание опре­делены Указом Президента Российской Федерации «О порядке ве­дения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» от 01 июня 1998 г. № 640[134] и соответствующим Положением[135], составленным в соответствии с федеральным законодательством.

Подготовительная работа по формированию документов, со­ставляющих личное дело вновь принимаемых в МИД сотрудников, проводится соответствующим референтом департамента.

Оформляющийся обязан представить следующие документы:

а) заявление о приеме на работу;

б) анкеты (свою и супруги/а);

в) автобиографии (свою и супруги/а);

г) копию свидетельства о рождении (своего);

д) копии документов, подтверждающих профессиональное об­разование, повышение квалификации, квалификацию, наличие дипломатического ранга, квалификационного разряда, ученых сте­пеней или ученого звания;

е) копии решений о присвоении государственных наград, при­суждении почетных званий и специальных званий, государствен­ных премий, если таковые имеются;

ж) копии свидетельств о браке, о рождении детей, о расторже­нии брака (о смерти супруга/и);

з) копии паспорта, водительского удостоверения, страхового свидетельства, идентификационный номер налогоплательщика, копию медицинского страхового свидетельства;

и) справки о соблюдении ограничений, связанных с замещени­ем государственной должности;

к) копию трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

л) медицинское заключение о состоянии здоровья установлен­ной формы;

м) характеристику (аттестационный лист) с последнего места работы;

н) характеристику-направление на работу (для выпускников МГИМО(У) и других учебных заведений);

о) документы о прохождении конкурса либо испытания на за­мещение вакантной государственной должности государственной службы в МИД России;

п) документы, необходимые для оформления допуска к сведе­ниям, составляющим государственную или охраняемую законом тайну (в случае, если по должности предполагается работа с таки­ми сведениями)[136];

р) фотографии оформляющегося и его/ее супруги/а (не менее 12 штук размером 4x6 см).

Пакет документов, представленных для личного дела, передает­ся в отдел рангирования и учета кадров, где сразу же после выхода приказа по Министерству о назначении оформляющегося на соот­ветствующую должность заводится личное дело. Составляется опись включенных в личное дело документов. Личному делу при­сваивается архивный и учетный номера, которые вводятся в базу данных ЭВМ. В ходе прохождения службы в личное дело включа­ются дополнительные материалы, а также производятся записи в соответствии с приказами по МИД России, касающиеся данного работника.

В обязательном порядке в личное дело включаются:

а) Указы Президента Российской Федерации о награждении (выписки из них или копии);

б) Указы Президента Российской Федерации о назначении на должность и присвоении дипломатических рангов (квалификаци­онных разрядов);

в) справки о соблюдении ограничений, связанных с замещени­ем государственной должности (в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 15 мая 1997 г. № 484[137] представляются в Департамент кадров не позднее 1 апреля каждого года всеми работ­никами МИД, замещающими государственные должности), с указа­нием места и даты подачи в налоговые органы декларации о доходах и имуществе, принадлежащем на правах собственности;

г) материалы служебных аттестаций, в т.ч. по рангированию (присвоению квалификационных разрядов);

д) справки-объективки;

е) служебные записки (представления) о назначении на долж­ность, ходатайства о присвоении дипломатических рангов (квали­фикационных разрядов);

ж) заключения территориальных и функциональных департа­ментов Министерства на представление дипломатических работни­ков к повышению в должности;

з) характеристики, отзывы (в т.ч. выписки из ежегодных кадро­вых отчетов загранучреждений), докладные и объяснительные за­писки, другие документы, характеризующие работника;

и) выписки из приказов по МИД (о назначениях, перемещени­ях, рангировании (присвоении квалификационных разрядов), по­ощрении, наложении взысканий и др.);

к) материалы об оформлении допуска к государственной тайне.

В личных делах хранятся только документы, относящиеся к служебной деятельности работника и характеризующие его. Сбор и внесение в личные дела работников сведений об их политичес­кой и религиозной принадлежности, частной жизни запрещаются[138].

Документы, не относящиеся непосредственно к служебной де­ятельности работника хранятся в течение двух лет в делах несек­ретной канцелярии Департамента кадров и по окончании этого срока передаются в архив МИД. При прекращении дипломатической службы в связи с выходом работника в отставку присвоенный ему дипломатический ранг сохраняется.В трудовой книжке производит­ся запись «в отставке».

Ведение нескольких личных дел на одного сотрудника не до­пускается.

Референт проверяет достоверность полученных сведений от оформляющегося на работу и разъясняет, что представление под­ложных документов или заведомо ложных сведений может повлечь за собой расторжение трудового договора с ним.

Личные дела сотрудников МИД хранятся в Отделе рангирования и учета кадров в специально отведенном для этого помещении и в несгораемых сейфах.

Документы, включенные в личные дела, их содержание не под­лежат оглашению независимо от степени их секретности. Пользо­ваться личными делами разрешается руководству Министерства; руководству и референтам Департамента кадров; руководителям подразделений центрального аппарата и загранучреждений в при­сутствии референта Департамента кадров. Сотрудники имеют право на ознакомление со всеми материалами своего личного дела, а также приобщенными к нему записками и объяснениями.

По истечении двух лет после увольнения из Министерства иностранных дел (переход на работу в другие структуры государст­венной службы, на работу в негосударственные организации, уход на пенсию, в случае смерти) личное дело работника передается в Архив Министерства иностранных дел.

В случае необходимости, сданное в архив личное дело по соот­ветствующему запросу может быть вновь затребовано в отдел рангирования и учета кадров. При переходе сотрудника МИД на ра­боту в другое ведомство личное дело передается по новому месту государственной службы.

В настоящее время деятельность Департамента кадров МИД России по персональному учету сотрудников во все большей сте­пени модернизируется за счет внедрения новых методов обработки кадровой информации. Внедряется автоматизированная информа­ционная система учета кадров, значительно облегчающая хране­ние, классификацию и использование сведений по различным ка­тегориям персонала. В качестве перспективной цели поставлена задача внедрения электронного архивирования кадровой информа­ции.