Мероприятия – это то, что отличается от обычной жизни

Д-р Джо Голдблатт[2], один из event-гуру, определил мероприятия (special events) так:

Мероприятие – уникальный отрезок времени, проводимый с использованием ритуалов и церемоний для удовлетворения особых потребностей.

Мероприятие – это вид человеческой деятельности, предполагающий встречу и взаимодействие разных людей, ограниченный по времени и связанный с реализацией каких-либо общих целей.

Зачем люди участвуют в мероприятиях?

Участие в мероприятии может быть обусловлено разными мотивами: например, желанием развлечься или удовлетворить деловые амбиции, решить какие-то проблемы.

Собирая людей в одно время в одном месте, т. е. проводя мероприятия, организаторы оказываются в уникальной ситуации – они получают возможность прямого и личного взаимодействия с целевой аудиторией, аудиторией мероприятия. И эту ситуацию нужно использовать грамотно.

Однако нужно помнить, что люди могут удовлетворить свои потребности и альтернативным способом – более дешевым, более интересным, более эффективным, требующим меньше времени и т. п. Необходимо помнить об этом и задумываться, какая альтернатива вашему мероприятию может быть найдена потенциальными участниками, стремиться, где возможно, сделать свое мероприятие привлекательнее этих альтернатив.

Вот примеры потребностей, которые может удовлетворить то или иное мероприятие, и способы их альтернативного удовлетворения.

Теперь давайте разберём, какими бывают мероприятия и что от них получают участники и организаторы. Наша программа адаптирована для организации некоммерческих мероприятий с участием студентов колледжа. В связи с этим, в этом разделе рассмотрим основные типы мероприятий КМПО.

Классификация мероприятий

Тип мероприятия	Результаты для участников	Результаты для организаторов
Внутренние Концерты   Конкурсы	Развлечение, общение	Привлечение внимания руководства, поддержка культуры Привлечение студентов в Творческий сектор КМПО
Внешние Фестивали Конкурсы	Признание достижений Соревнования	Формирование положительного имиджа колледжа
Благотворительные Концерты   Акции	Возможность помочь нуждающимся	Демонстрация социальной ответственности   Привлечение внимания прессы
Образовательные Семинары, курсы Тренинги	Обучение новым навыкам Обучение поведению в новых ситуациях	Повышение эффективности работы
Развлекательные Мероприятия для развития командного духа   Праздники Фуршеты	Укрепление связей внутри коллектива     Развлечение Общение	Формирование коллектива     Укрепление связей внутри коллектива

Аудитория

Решая, какое мероприятие вы собираетесь провести, необходимо определить потенциальную аудиторию. Она может быть:

– внутренняя;

– внешняя;

– комбинированная.

Внутренняя аудитория – это те Гости, которые работают или учатся в КМПО, это аудитория, где все друг друга знают, где множество неформальных связей и общая история. Однако следует учитывать возрастные отличия, скажем, педагогического состава и студентов университета, а также различный социальный статус (например, ассистентов преподавателей и ректората). При написании сценария, выбора концертных номеров, ведущих и т.п., необходимо учитывать какой контингент станет преобладающем на данном мероприятии.

Примеры мероприятий: Традиционный День первокурсника КМПО, составляя сценарий, следует учитывать, что 80-90% всей аудитории – это студенты, причем 60% - студенты первокурсники. Поэтому, при написании дивертисментов мы выберем номера современной эстрады, в исполнении студентов творческого сектора, а не классические романсы в исполнении преподавателей. При работе с ведущими мы продумаем их внешний образ, приблизим его к молодёжному, а не оденем их в бальные костюмы. При написании сценария – напишем подводки к номерам в виде шуток, а не философских высказываний.

При подготовке Вечера памяти преподавателя, напротив, 70-80% Гостей – взрослая аудитория. Мы вполне сможем оформить концерт в виде исторического салуна, поэтической гостиной, или же устроить концерт классической музыки.

Внешняя аудитория –это те Гости, которые приезжают на мероприятия «извне». Это могут быть абитуриенты, ветераны, спонсоры, члены префектуры, преподаватели других ВУЗов и другие. В большинстве случаев это незнакомые друг с другом люди, для которых Мероприятие является связующим их общим интересом. При работе с внешней аудиторией следует учитывать, что ожидания людей «извне» могут быть завышенными, т.к они оценивают одно-единсвенное мероприятия, не имея примеров для сравнения, и, таким образом, именно по этому одному мероприятию будут оценивать вашу деятельность в целом. Планируя мероприятия, следует продумать не только сам концерт, но и встречу Гостей, хорошо, если им будут подарены какие-то памятные сувениры или открытки. Все эти мелочи помогут сформировать нужную атмосферу. Создать заведомо хорошее впечатления.

Пример мероприятия: День открытых дверей КМПО, 80% Гостей мероприятия – абитуриенты и их родители. При подготовке мероприятия необходимо будет учесть тот факт, что данную публику интересует, прежде всего, информация о колледже и его специальностях. Поэтому творческие номера концерта будут носить тематический характер – представление специальностей, рассказ о КМПО. Мы также учтем, что целью визита Гостей является общение с преподавателями, что концертная часть мероприятия – прежде всего отдых гостей. Концерт в этой связи не должен стать самоцелью мероприятия, не должен быть перегружен по времени, но подготовлен и проведен на высоком уровне, в интересной и ненавязчивой форме.

Комбинированная аудитория.Работа с публикой, состоящей из внешних и внутренних Гостей, требует особого подхода и внимания. Прежде чем дополнить зрительный зал тем или иным типом аудитории, необходимо проанализировать предстоящее мероприятие. Так, например, на конкурс Мисс КМПО вполне могут прийти родственники и друзья конкурсантки, и получить такие же положительные эмоции как и её сокурсники. С другой стороны, если пригласить студентов колледжа на Вечер памяти преподавателя, не знакомого им, то безусловно такое мероприятие окажется для последних бессмысленной тратой времени.

Пример мероприятия: Концерт ко Дню Победы предусматривает комбинированную аудиторию – это приглашенные Гости (ветераны), студенты и преподаватели колледжа. При подготовке концерта необходимо будет учесть возрастные, культурные и идеологические различия публики, найти необходимый баланс и сделать концерт интересным каждому Зрителю. Это может быть стилизованный исторический концерт, в котором военные хроники перемежаются с концертными номерами. Это могут быть концертные номера с включением песен и стихов военных лет и современной эстрады, с близкой тематикой. Это может быть какая-то интересная находка в оформлении (например, Гостям можно предложить зажечь фонарики-свечи в ключевых моментах концерта, подарить памятные открытки, сделанные студентами в знак памяти и уважения и т.п.)

Цели и задачи мероприятий

Принимая решение о проведении мероприятия, любой организатор должен задуматься о том, для чего он это делает, то есть определить цели и задачи. Это разные понятия, поэтому сначала нужно разобраться, чем они отличаются.

Цели – то, чего хочет достичь организатор в результате проведения мероприятия. Это глобальные достижения, ради которых проводятся мероприятия, стратегическое направление. Например, целью может быть:

• Привлечение студентов в Творческий сектор КМПО
• Привлечение внимания руководства к творческой деятельности студентов
• Повышение качества организации концертов

Задачи – конкретные, измеряемые достижения данного мероприятия. Они локальные, указывают тактическое направление для действий. Например, задачей может быть:

• Привлечение максимального количества зрителей
• Публикации в СМИ
• «Прокат» концертных номеров для участия городских фестивалях и конкурсах

Формирование целей и задач мероприятия – ключевой момент для начала работы. Организация мероприятий – в целом творческая работа и увлекательный процесс. Тут много деталей, возможностей для реализации идей и фантазий, и всегда хочется скорее заняться обсуждением и подготовкой чего-то конкретного. Поэтому риск упустить связь идей с целями и задачами проведения мероприятия очень велик. Весь процесс подготовки event должен постоянно сверяться на соответствие сформулированным целям и задачам.

Практическое задание.