Стадии процесса управления проектом

Функции управления проектом.

Функции управления являются центральным понятием: они выполняются на всех уровнях управления проектами, в каждой его реализации проекта, для всех процессов и управляемых объектов (элементов) проекта.

Последовательность управленческих действий образует цикл управления:

Анализ (оценка состояния проекта) -- планирование ( постановка целей и определение конкретных задач по их достижению) -- организация (инициализация выполнения работ) -- контроль (сравнение плановых заданий с фактическим состоянием дел) -- регулирование (определение необходимости перепланирования выполнения оставшихся работ).

Регулированиепредставляет собой нижний уровень осуществляемого цикла управления и одновременно начинает следующий виток управления (его новый цикл). И далее циклы управления повторяются вплоть до завершения проекта.

Выделение и обособление деятельности по регулированию от общей функции контроля отражает специфику методологии управления проектами, заключающуюся в разработке специальных инструментов и методов регулирования при осуществлении проектов, с одной стороны, и широкого арсенала средств и методов контроля деятельности по их реализации - с другой.

Анализ состояния, в котором находится проект, производится всегда, когда изменяются условия осуществления проекта или появляется необходимость вмешаться в ход выполнения работ. Деятельность по анализу в процессе управления проектами обособлена от функции планирования в силу ее важности, обязательности, специфики применяемых методов и средств.

Планированиевключает разработку и сбалансированную оценку комплексов работ и ресурсов, направляемых на достижение целей проекта. В том числе функция планирования охватывает и само определение (уточнение) целей проекта в процессе его разработки. Базой для планирования является разделение всего комплекса работ по осуществлению проекта на фазы, стадии и этапы работ, выполняемые в процессе его жизненного цикла. Конкретизация отдельных работ при этом проводится с учетом специфики конкретного проекта (вида, типа и его целей). Инженерное проектирование в концепции управления проектами рассматривается как продолжение детального планирования деятельности по осуществлению проекта.

Для каждой фазы, этапа и вида работ по проекту определяются стоимость, рассчитываются календарные планы (графики) выполнения работ, которыми регламентируются сроки их проведения и затраты ресурсов.

Функция организации предусматривает выбор формы организации работ по осуществлению проекта, в способствующей обеспечению реализации целей проекта, и создание организационной структуры управления всем комплексом работ по проекту. Основными задачами организационной деятельности при управлении проектом является создание коллективов для работ по реализации проекта, четкая координация работы всех участников, выбор рациональной организационной структуры управления проектом и обеспечение эффективного труда исполнителей.

Функция контроля является важным элементом обеспечения выполнения проекта и достижения желаемого результата. Объектами контроля служат: получение, распределение и утверждение документации проекта, сроки, затраты, качество и изменения, вносимые по мере продвижения работ, или проекта в целом. Результаты выполнения функции контроля используются для оценки (анализа) отклонений фактического хода процессов выполнения проекта по всем планируемым показателям. В свою очередь, данные этого анализа становятся исходными для начала работ по регулированию процесса реализации проекта, с которого начинается новый управленческий цикл.

Стадии процесса управления проектом.

Стадии управления проектом – группы процессов управления проектом, соответствующие основным элементам стандартного управленческого цикла (инициация, планирование, организация выполнения, контроль и регулирования, закрытие)

1)Функции управления проектом(области знаний).(см 22 вопрос) Функциональная модель управления проектом включает в себя следующие процессы:

- Управление предметной областью проекта (содержанием и границами) – определение целей, результатов и критериев оценки успешности проекта (в ИТ, особенно в проектах разработки программных продуктов, наз.управление конфигурацией)

- Управление проектами по временным параметрам – разбиение проекта на группы работ и отдельные работы; определение последовательности выполнения, продолжительности и расписания работ – календарного плана проекта; контроль и изменений и выполнения календарного плана проекта.

- Управление проектом по стоимостным параметрам – определение видов и количества ресурсов (люди, оборудования, материалы); определение стоимости ресурсов и работ; учет и контроль расходов и доходов, а также изменения бюджета.

- Управление отклонениями в проекте – включает управление рисками, проблемами и изменениями. Эти три взаимосвязанных процесса представляют собой механизмы мониторинга и противодействия событиям, которые могут нанести ущерб и препятствовать достижению целей и результатов проекта.

- Управление качеством – определение стандартов качества, относящихся к проекту, способов достижения требуемого уровня качества и мероприятия по обеспечению качества процессов управления проектом и качество продуктов проекта; контроль качества.

- Управление персоналом — распределение ролей, и отношений координации и субординации персонала проекта; построение организационных и ресурсных диаграмм; подбор человеческих ресурсов; создание и совершенствование команды проекта.

- Управление коммуникациями в проекте – обеспечение своевременного и корректного формирования, сбора, распределения, хранения и окончательного архивирования информации по проекту.

- Управление контрактами и поставками в проекте – определение потребности в товарах и услугах , проведение маркетинговых исследований для определения возможных поставщиков и исполнителей, проведение конкурсов и выбор претендентов, заключение контрактов и контроль исполнения.

Еще есть области знаний, весьма важные для строительной отрасли: охрана труда и промышленная безопасность, охрана окружающей среды, финансирование проекта, работа с претензиями.

2)Стадии процесса управления проектами:

Для каждой фазы ЖЦ проекта и для каждой функции процесса управления в общем случае содержаться стандартные стадии управленческого цикла. Под стадией управления проектом понимается совокупность мероприятий (процессов), обеспечивающих достижение одного из след. результатов:

1. Инициация– санкционирование начала проекта или очередной фазы его жизненного цикла. • Анализ проблемы и определение стратегии ее решения • Определение содержания и границ проекта как основы для принятия решений • Анализ состояния и возможностей эксплуатирующей организации • Декомпозиция проблемы на взаимосвязанные задачи, отражающие структуру самого проекта • Определение заинтересованных лиц проекта • Определение внешних и внутренних ограничений и требований • Формирование критериев оценки успешности завершения проекта • Выбор основных исполнителей и поставщиков • Заключение основных контрактов.

2. Планирование– определение наилучшего способа действий для достижения целей фазы жизненного цикла проекта с учетом складывающейся обстановки: • Определение объема и основных этапов работы • Разработка графика работ • Формирование организационной структуры проекта, распределение функциональных обязанностей и ответственности • Планирование ресурсов • Выбор исполнителей отдельных работ и поставщиков, услуг, материалов и оборудования • Определение исходных рисков • Адаптация проектных процедур операционного стандарта или разработка дополнительных проектных процедур • Планирование структуры и формы отчетности.

3. Организация выполнения– реализация плана фазы жизненного цикла проекта (от выдачи задания до получения результата). • Заключение контрактов с исполнителями и поставщиками • Организация выполнения запланированных работ • Распределение информации (информирование заинтересованных сторон, ведение архивов) • Обеспечение качества • Мониторинг текущих рисков проекта, решение возникающих проблем, реализация необходимых изменений в планах, бюджете и/или содержании проекта.

4. Контроль и регулирование– выявление фактов отклонения фактического выполнения фазы жизненного цикла проекта от запланированного и принятие корректирующих. • Регулярная отчетность о ходе выполнения проекта • Контроль сроков и объемов выполнения работ • Контроль затрат, сметы и бюджета проекта • Контроль мероприятий по снижению рисков • Контроль качества.

5. Закрытие –завершение и закрытие проекта или фазы жизненного цикла проекта. Предусматривает закрытие контрактов, административное завершение проекта, рассмотрение и анализ результатов. • Заключительный анализ результатов проекта и формирование сводного отчета о его реализации.

Инициация проекта.

Инициирование проекта подразумевает функцию выбора и обоснования его необходимости. Проекты инициируются в силу возникновения потребностей, которые нужно удовлетворить. Однако в условиях дефицита ресурсов невозможно удовлетворить все потребности без исключения. Приходится делать выбор. Одни проекты выбираются, другие - отвергаются, рассмотрение третьих откладывается на последующие периоды.

При инициации проекта путем индивидуальной или групповой работы осуществляют анализ неудовлетворительной ситуации, далее методами инициации: логическими или интуитивными (мозговая атака, запись идей, структуризация проблемы и пр.) формируется главная цель проекта - товар, продукция, услуга и т.д.

Инициатор проекта - это тот, кто первым вдохнул в него жизнь. Возможные инициаторы проекта:

• автор;
• заказчик (юридические или физические лица, государственные или общественные организации);
• руководители, сотрудники организации.

Инициация проекта протекает в две фазы: фазу демонстрации необходимости проекта и его осуществимости и фазу формального открытия. В фазе демонстрации необходимости проекта и его осуществимости выполняют предварительное:

• определение главной цели проекта;
• определение ожидаемого результата;
• определение средств и технологий достижения целей;
• определение затрат на достижение целей;
• согласование целей, средств, затрат проекта с заказчиком;
• согласование задания на открытие проекта.

Далее в фазе формального открытия проекта происходит получение одобрения или отказа со стороны руководства; назначение менеджера (руководителя) и куратора проекта; выпуск приказа о формальном начале работ.

Если в компании функционирует система стратегического управления, то ведется перечень проектов развития с указанием целей и бюджетов проектов, запланированных на определенный период. Это период определяется горизонтом стратегического планирования, принятым в организации. В этом случае на стадии инициации еще раз пересматриваются запланированные результаты проекта и принимается решение о целесообразности его запуска.

Результатом процесса инициации являются обоснование и принятое решение о целесообразности открытия проекта, назначенный менеджер проекта, предварительно сформулированные и согласованные с заказчиком цели, результаты, технология и бюджет.

Инициация проекта

1. анализ проблемы и определение стратегии ее решения;

2. определение содержания и границ проекта как основы для принятия решений;

3. анализ состояния и возможностей эксплуатирующей организации;

4. декомпозиция проблемы на взаимосвязанные задачи, отражающие структуру самого проекта;

5. определение заинтересованных лиц проекта;

6. определение внешних и внутренних ограничений и требований;

7. формирование критериев оценки успешности завершения проекта;

8. выбор основных исполнителей и поставщиков;

9. заключение основных контрактов.

В состав раздела включены следующие задания:

1) Характеристика (устав) проекта.

2) Составление реестра участников проекта (заинтересованных лиц)

25. Основные этапы процесса планирования проекта.

Одним из важнейших процессов управления проектами является процесс планирования. Планирование в том или ином виде производится в течение всего срока реализации проекта. В самом начале жизненного цикла проекта обычно разрабатывается неофициальный предварительный план - грубое представление о том, что потребуется выполнить при реализации проекта. Решение о выборе проекта в значительной степени основывается на оценках предварительного плана. Формальное и детальное планирование проекта начинается после принятия решения о его открытии. Определяются ключевые события - вехи проекта, формулируются задачи, работы и их взаимная зависимость.

Планирование - это непрерывный процесс определения наилучшего способа действий для достижения поставленных целей с учетом складывающейся обстановки. План проекта - это единый, последовательный и согласованный документ, включающий результаты планирования всех функций управления проектом и являющийся основой для выполнения и контроля проекта.

Основные этапы процесса планирования показаны в таблице 12 и включают девять шагов. На каждом шаге менеджер проекта может обнаружить неэффективность или невозможность реализации проекта и поднять вопрос о его закрытии.

Таблица 12 - Основные этапы процесса планирования проекта.

№	Шаг	Результат
1.	Разработка концепции и планирование целей проекта.	Почему?
2.	Декомпозиция целей проекта, построение иерархической структуры работ (ИСР).	Что ?
3.	Назначение ответственных. Построение структурной схемы организации (ССО) проекта.	Кто?
4.	Разработка стратегии реализации проекта, построение плана по вехам.	Как?
5.	Разработка тактики проекта, построение сетевых моделей.	Подробно как?
6.	Разработка идеального календарного графика работ.	Идеально когда?
7.	Планирование ресурсов, разработка реального календарного графика работ с учетом ограничений на ресурсы.	Реально когда?
8.	Оценка затрат, разработка бюджета.	Сколько?
9.	Разработка и принятие плана проекта.	Все учтено?

Для реализации больших и сложных проектов становится целесообразным применение вспомогательных процедур планирования проекта: