Положение, правила, инструкция
Положение –нормативный правовой акт, детально регламентирующий общие правила организации и выполнения работ по конкретному направлению сферы деятельности.
Правила – документ, регламентирующий порядок организации определенного вида деятельности в БашГУ.
Правила закрепляют нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законов и иных нормативных правовых актов.
Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные нормативные локальные акты, утверждаемые ректором БашГУ. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа.
Порядок подготовки проекта положения, правил или инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
Текст проекта положения, правил или инструкции печатается на стандартных листах бумаги формата А4.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. При этом используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
Заголовок к тексту положения, правил или инструкции отвечает на вопрос «О чем?». Заголовок к инструкции, содержащий должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Чья?» (например, «Должностная инструкция главного специалиста»).
Констатирующей частью положения, правил или инструкции служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного правового акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил.
Основной текст положения, правил или инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами с точкой на конце.
Приказ, распоряжение
Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного правового характера, оперативные, организационные и другие текущие вопросы организации деятельности БашГУ.
Приказ – это правовой акт, издаваемый ректором БашГУ, действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед БашГУ.
Приказы делятся на два вида:
- приказы по основной деятельности;
- приказы по личному составу.
К приказам по основной деятельности относятся приказы, касающиеся учебного процесса, организации работ, планирования, снабжения и т.п. Приказами по основной деятельности утверждаются организационные документы БашГУ (положения, инструкции, регламенты и т.п.).
К приказам по личному составу относятся приказы о приеме на работу, увольнении, премировании, дисциплинарном взыскании работников, о введении внеурочной работы и т.п.
Распоряжение – это правовой акт, издаваемый ректором, проректорами, деканами и руководителями структурных подразделений БашГУ в целях разрешения оперативных административно-хозяйственных вопросов и вопросов информационно-методического характера. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.
Требования к оформлению приказов и распоряжений БашГУ:
Приказ БашГУ печатается на бланке установленной формы шрифтом размером № 14. Верхнее поле документа должно составлять 2 см, нижнее – 2 см, левое – 2 см, правое – 1 см.
Приказ имеет следующие реквизиты:
Наименование учреждения – МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ – печатается прописными буквами шрифтом размером № 12. Выравнивается по центру.
Полное наименование организации – ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «БАШКИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» – указывается в точном соответствии с Уставом БашГУ. Печатается прописными буквами шрифтом размером № 12. Выравнивается по центру.
Вид документа – ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ – печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом размером № 14, выравнивается по центру.
Дата оформляется словесно-цифровым способом.
Регистрационный номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа, например: 15 января 2011 г. № 13.
Место составления (издания) документа.Место составления или издания документа указывается на бланках документов БашГУ, за исключением бланков писем и распоряжений.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа и быть выделенным полужирным шрифтом размером № 14. Например:
О командировании работников БашГУ в ...
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
Преамбула в приказах завершается словом п р и к а з ы в а ю и печатается вразрядку.
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи. Наименование должности пишется от левой границы текстового поля, в расшифровке подписи пишутся инициалы и фамилия, которые отделяются друг от друга пробелом. Например:
Ректор Подпись И.О. Фамилия
Совместные приказы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) без бланка шрифтом размером № 14.
При оформлении совместного приказа:
наименования – располагаются на одном уровне;
наименование вида документа – ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ располагается по центру;
дата совместного приказа, распоряжения ‑ единая, соответствует дате более поздней подписи, располагается по центру;
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
подписи руководителей организаций располагаются ниже текста на одном уровне.
Приказ должен иметь следующие реквизиты: наименование вышестоящей организации, наименование организации, слово «ПРИКАЗ», дату, номер, место составления или издания документа, заголовок, текст, подпись, лист согласования, отметку об исполнителе, электронный адрес исполнителя, колонтитул.
Приказы готовят и вносят подразделения на основании поручений ректора, проректоров, либо в инициативном порядке. Приказы по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.
Обеспечение качественной подготовки приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на лиц, ответственных за документооборот в структурном подразделении, которые готовят и вносят приказ.
Обеспечение правильности оформления приказов (распоряжений) является обязанностью общего отдела.
Текст приказа готовится специалистами структурных подразделений. На оборотной стороне приказа оформляется Лист согласования следующим образом:
Фразы «Проект приказа вносит:декан факультета (руководитель структурного подразделения)», «Согласовано:» с указанием наименований должностей, подписей и инициалов и фамилий всех участников согласования располагаются на оборотной стороне последнего листа приказа наверху слева, шрифтом размером № 14. Номер приказа проставляется на первой странице после его подписания.
Приказы визируются:
– руководителем подразделения, внесшим приказ;
– руководителями структурных подразделений, курирующими данный вид деятельности БашГУ;
– проректорами в соответствии с приказом о делегировании полномочий;
Все без исключения приказы визируются главным бухгалтером и начальником юридического отдела.
Приказы о направлении работников и студентов в командировку в зарубежные страны согласовываются с проректором по международному сотрудничеству и связям с общественностью.
Визы включают должности визирующих, личные подписи и их расшифровку.
Если в процессе согласования в приказ вносят изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
Датой приказа является дата его подписания.
Для удобства поиска приказов устанавливают следующий порядок индексации и регистрации: приказы нумеруют порядковой нумерацией в пределах календарного года.
В общем отделе:
- по основной деятельности – без буквенного обозначения,
- по контингенту аспирантов и докторантов (аспирантские) - «АСП» или «ДОК»,
- по контингенту студентов (учебные) - «У»,
- о командировках работников (командировочные)- «КОМ»
- по отделу кадров (кадровые) - «ОК»;
- по научно-исследовательскому сектору - «НИС».
Копию приказов обязательно направляют исполнителю и адресатам в соответствии с указателем рассылки.
Приказы нормативного правового характера подписываются ректором или лицом, исполняющим его обязанности, в соответствии с приказом об исполнении обязанностей.
Приказы по оперативным, организационным и другим текущим вопросам организации деятельности БашГУ могут подписываться проректорами в соответствии с приказом о делегировании полномочий.
Распоряжения подписываются ректором или одним из проректоров в соответствии с приказом о делегировании полномочий.
Структурные подразделения БашГУ не вправе издавать нормативные правовые акты. Руководители структурных подразделений издают распоряжения, действие которых обычно распространяется только на подчиненное данному руководителю структурное подразделение.
Обеспечение качественной подготовки приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными исполнителями возлагаются на руководителей структурных подразделений, которые готовят соответствующий приказ.
Юридический и общий отделы БашГУ обеспечивают контроль надлежащего оформления правовых актов БашГУ.
Текст приказа, как правило, должен состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение». Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Преамбула в приказах завершается словом «п р и к а з ы в а ю:», которое печатается вразрядку.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются конкретные должностные лица структурных подразделений. Последний пункт распорядительной части, как правило, содержит сведения о структурном подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль исполнения приказа.
Если приказ признает утратившим силу или отменяет ранее изданный приказ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый приказ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...» или «Отменить…».
Образцы оформления приказов и распоряжений приведены в Приложениях № 5-9 и № 12.