Положение, правила, инструкция (регламент)

2.3.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем уста­навливаются системно связанные между собой правила по вопро­сам, отнесенным к компетенции Управления Россельхознадзора по РТ.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции (регламенте) излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений за­конодательных и иных нормативных актов.

2.3.2.2. Порядок подготовки проекта положения, правил, инст­рукции, регламента соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых и распорядительных документов Россельхознадзора (пункт 2.4).

2.3.2.3. Положение (правила, инструкция, регламент) применя­ется как самостоятельный правовой акт, утверждаемый руково­дством Управления.

В случае, когда утверждение оформляется изданием приказа Управления, положение (правила, инструкция, регламент) регистрируются в установленном порядке.

2.3.2.4. Проект положения (правил, инструкции, регламента) пе­чатается на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом № 14 и оформляется как приложение к приказу либо с грифом утвер­ждения.

В грифе утверждения слова «утверждаю», «утверждено» печа­таются прописными буквами шрифтом № 14, следующие строки печатаются через один межстрочный интервал на расстоянии полу­тора межстрочных интервалов от грифа утверждения:

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель

Управления Россельхознадзора

по Республике Татарстан

Личная подпись (И.О. Фамилия)

Дата

Если положение (правила, инструкция) утверждаются приказом (распоряжением), то указанные документы оформляются как приложение:

УТВЕРЖДЕНО

приказом Управления Росельхознадзора по РТ

от №

Наименование документа «положение» («правила», «инструкция», «регламент») печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и располагается по центру.

Заголовок к тексту положения отвечает на вопрос «о чем?»

Например:

ПОЛОЖЕНИЕ

Об отделе ветеринарного надзора

Заголовок к тексту правил, инструкции, регламента отвечает на вопрос «кого?» «чего?» (например: Должностной регламент глав­ного специалиста ...., Правила проведения...).

Текст положения (правил, инструкции, регламента) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тек­сте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», основания разработки, основное назначение нор­мативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции, регламента) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами, пункты и подпункты арабскими цифрами и буквами с закрывающей скобкой.

Протокол

2.3.3.1. Протокол совещания (заседания) в Управлении издается в краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Протоколы совещаний руководителя Управления регист­рируются и хранятся в отделе делопроизводства, протоколы совещаний заместителей ру­ководителя — в приемных заместителей руко­водителя.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересо­ванным организациям и должностным лицам в соответствии с ука­зателем рассылки, который составляет и подписывает ответствен­ный исполнитель управления, готовившего рассмотрение вопроса.

2.3.3.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и ос­новной. Во вводной части, как правило, указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также должно­сти, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании (со­вещании). Основная часть протокола содержит рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения.

Когда оформляется «протокол совещания в Управлении» или «протокол совместного совещания», указываются инициалы и фамилия председательствующего (без указания должности). Долж­ность председательствующего в этом случае указывается на по­следней странице протокола в реквизите «подпись».

Во вводной части протокола совещания у конкретного должно­стного лица Управления слово «председательствующий» не указывается.

Слово «Присутствовали: » печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие.

Присутствовавших на совещании гражданских служащих Управления объединять в группы с указанием должности, на­пример: «заместители руководителя Управления», «началь­ник, заместители начальников отделов Управления», «начальник, заместители начальника отдела правового обеспече­ния» и т. д. Должности представителей иных организаций и ве­домств, как правило, расшифровываются, а в протоколе согласи­тельного (межведомственного совещания) — в обязательном по­рядке.

Основная часть протокола содержит рассматриваемые вопросы принятые по ним решения и данные на совещании поручения.

Рассматриваемые вопросы нумеруются римскими цифрами Цифра не проставляется, если на совещании рассматривался один вопрос. Наименование вопроса начинается с предлога «О» («Об») и печатается по центру шрифтом без выделения и отчеркивается.

Под чертой в скобках указываются фамилии выступивших, завершающим, как правило, является председательствующий на совещании.

Затем указываются принятые по вопросу решения в виде конкретных поручений. Конкретные поручения нумеруются арабскими цифрами и буквами с закрывающей скобкой и строятся по схе­ме: департамент или должностное лицо, которому дается поруче­ние — срок выполнения поручения — суть поручения. При необ­ходимости наряду с прямыми поручениями (подготовить, предста­вить, направить и т.д.) используются следующие формулировки: «принять к сведению информацию», «отметить, что», «принять предложение» и другие.

2.3.3.3. Визирует протокол исполнитель, начальник отдела (или
замещающее его лицо) - инициатор проведения совещания,­ заместитель руководителя Управления (или замещающее его лицо), в чьем ведении находится обсуждае­мый вопрос.

Протоколы, в которые в процессе визирования вносятся измене­ния, не приводящие к искажению смысла, повторно не визируются.

К проекту протокола совещания прилагается указатель рассыл­ки, подписанный начальником соответствующего отдела.

2.3.3.4. Подписывает протокол председательствовавший на за­седании (совещании). Датой протокола является дата проведения заседания (совещания).

Наименование документа - слово «П Р О Т О К О Л» -печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полу­жирным шрифтом и выравнивается по центру.

Вид совещания печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал и выравнивается по центру, отделяется от следующего текста сплошной линией.

Место проведения совещания выравнивается по центру.

Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Номер протокола совещания (заседания), проводимого руководством службы включает в себя буквенный индекс руководителя Управления или его заместителя, проводившего совещание, дефис, делопроизводственный индекс отдела, готовившего совещание, косую черту, порядковый номер в пределах календарного года.

Протоколы совместных совещаний имеют составные номера, включающие в себя порядковые номера протоколов организации, принимавших участие в совещании.

Подпись отделяется от текста тремя-четырьмя межстрочными интервалами и включает в себя наименование должности лица, проводившего совещание, его личную подпись, расшифровку под­писи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы тексто­вого поля через один межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке ог­раничивается правым полем.

(Приложение №7).

2.3.4. Служебные письма

2.3.4.1. Служебные письма составляются в Управлении

- как ответы о выполнении поручений, содержащиеся в резолю­циях Президента Российской Федерации, актах Правительства Рос­сийской Федерации, протоколах заседаний Правительства, коорди­национных и совещательных органов Правительства, возглавляе­мых Председателем Правительства, его заместителем;

- как ответ на парламентский запрос Председателю Правительст­ва, его заместителю по их поручению, а также по поручению Министра сельского хозяйства РФ (либо лица, уполномоченного им на то);

- как ответ на депутатский запрос, обращение члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы в Правительство к Председателю Правительства, его заместителю, направленные в Министерство сельского хозяйства РФ Аппаратом Правительства для ответа автором запроса (обращения);

- как исполнение поручений Правительства или его заместителя, содержащиеся в протоколах проведенных ими совещаний и в резолюциях;

- как ответ Управления на поручения Минсельхоза России;

- как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

- как инициативные письма.

В случаях когда Управление Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору указано в поручении первым исполнителем, проект ответа на парламентский запрос с соответствующими обосновывающими материалами в срок, указанный в поручении, представляется в Правительство с обязательным информированием Министра сельского хозяйства Российской Федерации.

2.3.4.2. Служебные письма, направляемые в другие организации в пределах Российской Федерации, составляются на русском языке и печатаются на бланках письма Управления установленного образца формата А4 или А5 шрифтом №14, как правило, через один межстрочный интервал (в исключительных случаях допускается использовать полуторный межстрочный интервал).

Служебные письма, напечатанные на бланке письма Управлениия подписываются руководством Управления.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 без бланка. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти включаются в наименование должности лиц указанных органов, подписавших письмо, в реквизите «подпись»

2.3.4.3. Все письма должны иметь заголовок. Исключение могут составлять письма, текст которых занимает до пяти-шести строк или оформленные на бланках А5.

Заголовок письма отвечает на вопрос «о чем?» и печатается вверху слева шрифтом №14 через один интервал, выравнивается по левому краю. Величина заголовка, как правило, одна - две строки длиною 8-9 см.

В случае если письмо является ответом на поручение Правительства Российской Федерации, Администрации Президента, Аппарата Правительства и в тексте письма нет ссылки на данное поручение, в заголовке к тексту под чертой дается ссылка на дату и номер данного поручения. Ссылка приводится один раз – либо в начале текста, либо в заголовке.

2.3.4.4. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

2.3.4.5. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой констатирующей части указываются причины, основания, цели составления письма. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами и другими документами по данному вопросу. В тексте писем, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок.

Например:

«В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от14 марта 1997 г. №307 «Об утверждении Положения о ведении государственного мониторинга водных объектов… «

Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Текст письма излагается от третьего лица единственного числа.

Например: «Управление Россельхознадзора по РТ считает...», «Управление Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору по Республике Татарстан рассмотрело...».

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: «прошу...» «направляю...». В письмах, адресованных вышестоящим организациям (должностным лицам), используется фраза «Управление Россельхознадзора докладывает».

2.3.4.6. Проект письма за подписью руководителя Управления визируют на втором экземпляре (на лицевой стороне последнего листа): исполнитель, начальник отдела, подготовившего письмо, или его заместитель (согласно распределению обязанностей), начальник отдела по правовой работе.

Если соисполнитель представил головному испол­нителю предложения по проекту документа в письменном виде, виза этих начальников отделов при подготовке головным исполнителем окончательного варианта проекта документа, представляемого на подпись руководству Управления, как правило, не требует­ся.

При наличии замечаний (возражений) у визирующих проект письма должностных лиц проект документа в обязательном поряд­ке визируется ими с замечаниями.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. Краткие замечания по проекту письма допускается оформлять на визируемом экземпляре письма.

2.3.4.7. На подпись руководству служебное письмо представляется исполнителем в трех экземплярах:

первый экземпляр подписывается руководством Управления, регистрируется отделом делопроизводства и отправляется адресату;

второй экземпляр зарегистрированного письма с визами остается в отделе делопроизводства;

третий экземпляр зарегистрированного отделом делопроизводства письма возвращается головному исполнителю.

2.3.4.8. Если при подписании письма руководством возникает необходимость его дополнительного визирова­ния, начальник соответствующего отдела визирует письмо в суточный срок.

2.3.4.9. Датой письма является дата его регистрации, которая должна проводиться в день его подписания.

2.3.4.10. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются ре­золюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполне­ния поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руково­дством Управления и начальниками отделов.