Формулирование и регистрация несоответствий

При формулировании несоответствия необходимо руководствоваться следующим:

- несоответствие должно быть адресовано к одному пункту стандарта, наиболее применимому:

- если несоответствие может быть отнесено сразу к нескольким пунктам ISO 9001, это значит, что оно прослеживается сразу в нескольких процессах СМК, поскольку все процессы СМК взаимосвязаны. В этом случае следует исследовать возможные причины возникновения этих несоответствий. Для этого необходимо применить петлю качества и метод прослеживаемости вперед и назад в той последовательности, которая используется при изложении текста ISO 9001. Поскольку при внешнем аудите невозможно выявить характер причин появления несоответствий (случайное, системное несоответствие), несоответствие следует связать с последним по петле качества процессом и идентифицировать его с пунктом ISO 9001. Это делается для того, чтобы аудитируемое подразделение само разработало эффективное корректирующее и предупреждающее действие для того, чтобы это несоответствие не появилось вновь;

- запись о несоответствии должна быть краткой, но понятной, чтобы было разработано эффективное корректирующее действие:

- если имеются сомнения, к какому пункту стандарта относится несоответствие, нужно определить, какие корректирующие действия по выявленному несоответствию можно ожидать. Если ожидаемые корректирующие действия совпадают с требованиями стандарта, то именно эти требования не выполнены:

- от правильности определения пункта стандарта, к которому относится несоответствие, будет зависеть результативность предпринятых корректирующих действий.

Зарегистрируйте несоответствие следующим образом:

• отметьте подразделение, в котором было выявлено несоответствие:

• запишите дату* выявления несоответствия:

• опишите несоответствие;

• определите и зафиксируйте причину возникновения несоответствия;

• определите и зафиксируйте действия, которые необходимо выполнить для ликвидации возникшего несоответствия;

• назначьте ответственного за выполнение этих действий;

• определите и зафиксируйте действия, которые необходимо выполнить для того, чтобы подобное несоответствие не появилось снова;

• после выполнения корректировки и корректирующих действий зафиксируйте результаты внедренных действий;

• проставьте дату полного заполнения протокола;

• подпишите протокол у представителя руководства.

•

Оформление несоответствий

После формулирования и регистрации несоответствия необходимо приступить к оформлению несоответствия в форме отчета о несоответствии.

Отчет должен содержать краткое описание возникшей проблемы, основанное на фактах, иметь подробный заголовок, свой идентификационный номер и реквизиты (дата, подписи и визы). Рекомендуются следующая структура отчета:

1) Описание несоответствия

В этом разделе аудитор излагает подробности отклонения. К таким подробностям относятся следующие:

- почему это является несоответствием, т.е. вопреки каким требованиям:

- почему это является несоответствием, т.е. вопреки каким требованиям:

- где произошло это несоответствие, в каком отделе или виде деятельности:

- кто по должности отвечает за возникновение этого несоответствия.

2) Описание действий по ликвидации несоответствия

В этом разделе описывается, как аудитируемое подразделение изучает результаты зарегистрированного аудитором несоответствия, как принимает решение о необходимых корректирующих действиях и планирует дату его устранения.

3) Ликвидация несоответствия

В этом разделе аудитор вносит подтверждение своевременного выполнения (внедрения) корректирующего или предупреждающего действия с примечанием о его эффективности.

Отчет должен быть датирован и содержать все необходимые реквизиты.

Анализ результата аудита

Результаты аудита, выводы и рекомендации группа аудиторов оформляет в виде отчета.

При подготовке отчета аудиторы должны ответить на вопросы:

• соответствует ли деятельность организации требованиям стан­дарта ISO 9001 и документов СМ К?

• может ли проверенная деятельность быть упрощена?

• что можно предложить для улучшения деятельности организации? Заключительное совещание проводится с целью доведения до сведения персонала организации результатов работы аудиторской группы для того, чтобы они были понятны и признаны проверяемой организацией и было дано согласие с ее стороны на проведение корректирующих и предупреждающих действий. Любые разногласия по наблю­дениям и заключению между аудиторской группой и проверяемой организацией должны быть обсуждены и по возможности разрешены.

Заключительное совещание проводят под председательством руководителя группы аудиторов. На нем должны присутствовать руководство и ведущие специалисты проверяемой организации (заказчика) и все члены аудиторской группы. Совещание носит официальный характер, участники совещания регистрируются.

Во время заключительного совещания аудиторам нужно обратить внимание на то, что аудит осуществляется на договорных условиях и в будущем отчеты по аудиту могут рассматриваться организацией как доказательства исполнения договора. Это является деликатной ситуацией, и руководитель группы аудита должен быть подготовлен к тому, что решения и выводы аудита будут предметом углубленной проверки.

После проведения заключительного совещания заключение по результатам аудиторской проверки в окончательном виде включается в отчет о проведении аудита. В общем случае в состав отчета об аудиторской проверке включают пояснения, если программа аудита выполнена не в полном объеме, а также если имеются отрицательные результаты. При необходимости включают также протоколы о несоответствиях, планы корректирующих (предупреждающих) действий, а также заполненные и подписанные чек-листы и контрольные вопросники, протоколы вступительного и заключительного совещаний и пр.