Анализ видов деятельности и расхода времени

№	Вид деятельности, занятий	Интервал времени (от – до)	Продолжительность, мин	А	Б	В

Таблица 24

Листок «дневных помех»

№	Помехи. Интервал времени (от – до)	Продолжительность, мин	Вид помехи (телефонный разговор или посетитель)	Кто?	Пометки, например, причины помех

Далее необходимо подсчитать:

1) общую продолжительность работы соответствующего дня (ОПД);

2) продолжительность работ, по которым руководитель дал ответ «нет» (ПА, ПБ, ПВ);

3) соотношения: а) ПА / ОПД х 100%; б) ПБ / ОПД х 100%; в) ПВ / ОПД х 100%.

Если окажется, что более чем на 10% деятельность руководителя была необязательной, то это значит, что у руководителя имеются проблемы с делегированием дел и с установлением приоритетов.

Если в более чем 10% случаев расход времени был слишком велик, то руководитель должен проанализировать причины этого перерасхода (может быть, слабая самодисциплина, нерациональные технические приемы и т.д.).

Если в более чем 10% случаев момент исполнения работы был определен спонтанно, то у руководителя проблемы с планированием рабочего времени (составление планов дня, подготовка к работе и т.д.).

Третий этап – обработка данных таблицы «Листок дневных помех» с целью выявления их причин. Определите пять основных причин временных потерь, которые повторяются. Отметим наиболее существенные «поглотители» времени:

· нечеткая постановка цели;

· отсутствие приоритетов в делах;

· попытка слишком много сделать за один раз;

· плохое планирование трудового дня;

· личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол;

· недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе);

· отрывающие от дел телефонные звонки;

· незапланированные посетители;

· неполная, запоздалая информация;

· неспособность сказать «нет»;

· отсутствие самодисциплины;

· затяжные заседания;

· спешка, нетерпение;

· отсутствие связи (коммуникации) или плохая обратная связь;

· болтовня на частные темы;

· неумение делегировать дела и т.д.

Функциями самоменеджмента, как и любого управленческого процесса, являются:

· планирование –постановка личных и профессиональных целей и разработка планов своей деятельности;

· организация –составление распорядка дня и организация личного трудового процесса в целях реализации поставленных целей;

· мотивация –побуждение себя к деятельности, направленной на достижение поставленных целей;

· контроль –самоконтроль и контроль итогов, в случае необходимости – корректировка целей.

В арсенале самоменеджмента существуют инструменты, позволяющие эффективно ставить личные цели и определять очередность важных дел руководителя.

Постановка цели означает взгляд в будущее, ориентацию и концентрацию сил на том, что должно быть достигнуто, какие результаты. Процесс постановки целей представлен на рис. 82. У целей должна быть иерархия, высшая цель и подцели, промежуточные цели на пути к главной. Цели необходимо точно описать.

Цели · Долгосрочные · Среднесрочные · Краткосрочные

Определение и анализ целей

(Что я хочу?)

* Личные цели

* Профессиональные цели

Сильные и слабые стороны, мое окружение

Анализ моих сильных и слабых

сторон (Что я могу?)

* Личные качества

* Профессиональные качества

Планы действий

Составление плана достижения целей

* Личных

* Профессиональных

Рис. 82.Процесс постановки целей

Для этого полезно изобразить «кривую» жизни, где отмечены успехи и неудачи в прошлом и желаемые успехи в будущем (рис. 83). «Кривая» жизни должна отразить:

1. Как протекала ваша жизнь до сих пор?

2. В чем состояли ваши крупнейшие успехи? Где были поражения в профессиональной сфере? В личной?

3. Как вы представляете себе свое будущее?

4. До какого возраста вы хотели бы дожить?

5. Чего еще хотите достичь?

6. Какие удары судьбы и поражения возможны?

Неудачи Успехи

________________________10_лет_________________

________________________15_____________________

________________________20_____________________

________________________25_____________________

________________________30_____________________

________________________35_____________________

________________________40_____________________

________________________45_____________________

________________________50_____________________

________________________55_____________________

________________________60_____________________

________________________65_____________________

________________________70_____________________

________________________75_____________________

________________________80_____________________

Рис. 83.«Кривая» жизни

На кривой отмечается точка, где находится человек, а рядом с экстремальными точками «жизненной кривой» пишутся ключевые слова, характеризующие соответствующие успехи или неудачи. Далее формулируются пять важнейших целей, которых человек хочет достичь до конца своей жизни, и эти цели дифференцируются по временным критериям. При этом необходимо принять во внимание лиц ближайшего окружения (партнеров, детей, родителей, друзей, начальника), так как с событиями в их жизни необходимо считаться. Можно составить временной ряд для нахождения личных целей (табл. 25).[37] Затем записать на отдельном листке все желаемые цели на ближайшее и отдаленное будущее:

· долгосрочные цели –ориентиры того, чего человек хочет достичь в жизни;

· среднесрочные цели –конкретные результаты, которые человек хочет добиться ближайшие 5 лет;

· краткосрочные цели –конкретные результаты, которые человек хочет достичь ближайшие 12 месяцев.

Сформулированные цели следует разделить на личные и профессиональные. Определение целей предполагает фиксацию сроков и результатов.

Таблица 25