Детализированные заключения по аудиту

Каждый из аудиторов говорит о своих заключениях. Согласитесь, это разумно, когда о чем-то говорит именно тот, кто это выявил.

Последовательность предъявления свидетельств аудита – дело вкуса, но лучше бы придерживаться структуры стандарта. Это дает возможность аудитируемым понять, какие требования были охвачены, а какие – еще нет. Однако на практике это означает, что аудиторы постоянно сменяют друг друга в своих выступлениях, так как каждый из них выполнял работу в отделах, связанную с разными разделами стандарта.

Чтобы представить ваши заключения руководству, требуется определенная доля логики и прагматизма. Вряд ли тепло будет воспринято, если аудитор не сможет представить выразительный доклад, в котором не будет предложено организации ничего такого, чего бы они сами еще не знали.

Заключения по аудиту необходимо выражать в терминах целей аудита:

· Вот несоответствие, и вот реальные и потенциальные последствия

· Вот возможность для улучшения, и потенциальные прибыли

· Вот свидетельство отсутствия результативности, как проиллюстрировано уровнем жалоб потребителей, что имеет место ухудшение в деятельности по сравнению с намеченными планами.

Последнее заключение основано на результативности процесса и требует понимания того, каким образом организация установила свои цели. Необходимо оценить внутренние данные (например, историю функционирования процесса) и внешние данные (например, обратная связь с потребителями или бенчмаркинг (сверка с эталоном)), как эта информация собирается, анализируется и обрабатывается в целью достичь поставленных целей. Аудитор не может вынести приносящее пользу решение о результативности процесса, пока существует конфиденциальность в подходе, используемом для установления целей.

На рисунке 11.1 приведена схема, показывающая объединение в одном целей, несоответствий, возможностей для улучшения и результативности.

Как только несоответствие представлено - а это может быть сделано непосредственно с компьютера, с помощью проекционного аппарата или машинописного текста – аудитируемого просят принять несоответствие и подписаться. Нет необходимости для руководящей команды сразу же устанавливать корректирующие действия, особенно, если имеется много проблем. Руководству необходимо время, чтобы обдумать свою реакцию на это.

Наивно было бы постоянно откладывать вопросы к концу аудита. Руководство не будет высиживать, выслушивая сообщения о несоответствиях одно за другим.

Рис. 11.1 Интеграция целей аудита с презентацией сделанных заключений.

Соглашение о необходимости в корректирующих действиях

Хотя это и нереально требовать от руководящей команды установления конкретной природы корректирующих мероприятий, которые предстоит осуществить, все же существуют минимальные ожидания того, необходимость в корректирующих действиях будет признана. Это, по умолчанию, является неизбежным следствием признания аудитируемыми несоответствия. Ко всему прочему аудиторы и аудитируемые должны придти к соглашению относительно того, когда руководящая команда представят план корректирующих действий.

Как общее правило в практике аудита третьей стороны существует предположение, что последующие аудиты проводятся в течение тринадцати недель с момента первичного аудита. Таким образом имеется тенденция к тому, чтобы подтолкнуть аудитируемых определиться с корректирующими действиями в течение ближайших двух недель.

Рекомендации

Главный аудитор никогда не может сказать, что организация отвечает требованиям стандарта и поэтому получает сертификат соответствия по ISO 9001, или что, в случае аудита второй стороны (потребителя), организация получит контракт. В случае аудита третьей стороны полномочия на такое решение принадлежит ведущему руководящему органу по аудиту, на основе рекомендации команды аудиторов. В случае аудита второй стороны полномочия на принятие решения принадлежат тому, кто несет ответственность за размещение контрактов.

Когда бы ни возникал диспут между главным аудитором и руководством аудитируемой компании относительно несоответствия или содержания рекомендации, члены команды аудиторов фиксируют это. Решение обычно остается неизменным, за исключением тех случаев, когда аудиторы со всей очевидностью допустили ошибку и руководству посоветовали перейти к следующему этапу действий, иначе говоря, обратиться непосредственно в руководящий орган по аудиту или к тем, кто размещает контракт. Чаще всего это – напрасный труд, особенно если команда аудиторов располагают объективными доказательствами своей правоты.

Как указывается в рукописном докладе, обычно существует три типа рекомендаций:

· рекомендовать подтверждение

· рекомендовать неподтверждение

· рекомендовать подтверждение при соблюдении определенных условий.

В последнем случае под определенными условиями может подразумеваться устранение определенных мелких несоответствий либо к дополнительному последующему визиту, либо, что более вероятно, к следующему плановому наблюдательному аудиту.

После этого главный аудитор должен официально закрыть совещание, чтобы присутствующие не начали ерзать на стульях в попытке понять, можно уже вставать и идти заниматься своими делами, или еще нет.