Как устранить пятьдесят процентов беспокойства, возникающего на работе

Если вы деловой человек, вполне возможно, что вы скажете себе: «Название этой главы нелепо. Я занимаюсь своим делом уже девятнадцать лет, и кто, кроме меня самого, лучше знает все ответы? Мысль о том, что кто-то может научить меня, как избавиться от пятидесяти процентов беспокойства, возникающего на работе, - абсурд!»

Это возмущение вполне справедливо -возможно, я бы чувствовал то же самое несколько лет назад, если бы прочитал название данной главы. Оно много обещает, а обещания обычно мало чего стоят.

Давайте будем очень откровенны, может быть, я не смогу помочь вам избавиться от пятидесяти процентов беспокойства, возникающего на работе. В конце концов, никто не в состоянии сделать это, кроме вас самих. Но я могу показать вам, как это делали другие люди, - а остальное в ваших руках!

Вы, может быть, помните, что на странице 519 этой книги я цитировал слова всемирно известного Алексиса Карреля: «Деловые люди, не умеющие бороться с беспокойством, умирают молодыми».

Поскольку беспокойство настолько опасно для вас, вы, наверное, будете довольны, если я помогу вам преодолеть его, хотя бы на десять процентов?.. Не правда ли? Прекрасно! Я расскажу вам об одном администраторе, который не только избавился от пятидесяти процентов беспокойства, но и сэкономил семьдесят процентов того времени, которое в прошлом он тратил на совещания, пытаясь решать деловые проблемы.

Я не собираюсь рассказывать вам о «некоем мистере Джонсе», или «мистере X», или об «одном парне, которого я знал в Огайо». Такие туманные истории нельзя проверить. Речь идет о реально существующем человеке - Леоне Шимкине - совладельце и директоре одного из крупнейших издательств в США: «Саймон энд Шустер».

Вот что Леон Шимкин рассказал о себе:

«В течение пятнадцати лет почти каждый день половину рабочего времени я проводил на совещаниях. Мы занимались обсуждением проблем. Мы ломали себе головы, нужно ли делать то или это или совсем ничего не надо делать? В конце концов наши нервы были на пределе, мы ерзали в своих креслах, ходили взад и вперед, спорили и оказывались в заколдованном круге, из которого не могли найти выход. К ночи я чувствовал себя совершенно измотанным. Я считал, что так будет продолжаться всю жизнь. Я проработал таким образом пятнадцать лет, и мне никогда не приходило в голову, что существует лучший способ. Если бы кто-то сказал мне, что можно освободить три четверти времени, затрачиваемого мной на эти совещания, и на три четверти уменьшить нервное напряжение, я бы считал его кабинетным оптимистом, витающим в облаках. Однако я выработал план, который дал именно эти результаты. Я его применяю уже восемь лет. Он совершил переворот в моей жизни, я повысил свою работоспособность, обрел здоровье и счастье.

Все это кажется волшебством. Но, как и все волшебные фокусы, этот метод необычайно прост, когда вы знаете, как его выполнять.

Секрет состоит в следующем. Прежде всего я немедленно изменил порядок проведения совещаний. Как правило, они начинались с подробного изложения моими удрученными помощниками недостатков нашей работы. Совещания заканчивались одним и тем же вопросом: «Что же нам делать?» Я ввел новое правило обсуждения деловых проблем. Если кто-то из сотрудников хотел представить мне проблему для обсуждения, то от него требовалось сначала подготовить записку с ответом на четыре следующих вопроса:

Вопрос 1: В чем заключается проблема?

(В прошлом мы обычно тратили на совещаниях час или два на споры, хотя никто из нас не мог ясно сформулировать проблему. Мы спорили до хрипоты, обсуждая наши неприятности, не утруждая себя письменным изложением того, в чем конкретно заключается наша проблема.)

Вопрос 2. Чем вызвана проблема?

(Когда я оглядываюсь назад и вспоминаю отдельные этапы своей карьеры, меня ужасает, сколько часов было затрачено зря на наших заседаниях, причем мы даже не пытались выяснить условия, которые лежали в основе проблемы.)

Вопрос 3: Каковы возможные решения проблемы?

(В- прошлые времена на совещаниях один человек обычно предлагал одно решение проблемы. Кто-то другой спорил с ним. Как правило, страсти накалялись. Мы часто отклонялись от обсуждаемой темы и в конце совещания оказывалось, что никто не потрудился записать все многообразные предложения, делавшиеся для решения проблемы.)

Вопрос 4: Какое решение вы предлагаете?

(Я встречался на совещании с человеком, который часами беспокоился о сложившейся ситуации и ходил вокруг да около, не пытаясь даже осмыслить все возможные решения и записать: «Я рекомендую именно это решение».)

Сейчас мои сотрудники редко обращаются ко мне по поводу своих проблем. Почему? Потому что они поняли-для того, чтобы ответить на предложенные четыре вопроса, требуется собрать все факты и проанализировать свои проблемы. После этого в трех случаях из четырех они не нуждаются в моих консультациях. Правильное решение выскакивает само собой, как кусок поджаренного хлеба из электрического тостера. Даже в тех случаях, когда консультация необходима, требуется лишь одна треть времени, тратившегося в прошлом, поскольку дискуссия протекает упорядоченно, в логической последовательности, и в результате мы приходим к разумному решению.

В издательстве «Саймон энд Шустер» сейчас намного меньше времени тратится на беспокойство и разговоры о недостатках работы, чем прежде. Зато предпринимается больше действий для улучшения деятельности».

Мой друг Фрэнк Беттджер, один из ведущих деятелей страховых компаний Америки, рассказал мне, что ему удалось не только уменьшить свое беспокойство по поводу положения дел на работе, но и почти вдвое увеличить свой доход, используя аналогичный метод.

«Много лет назад, - говорит Фрэнк Беттджер, - когда я начинал свою деятельность в качестве страхового агента, я был полон безграничного энтузиазма и любви к своей работе. Затем что-то случилось. Я пришел в отчаяние и почувствовал отвращение к ней. Я даже подумывал об увольнении. Наверное, я бы бросил эту работу, но вдруг однажды в субботу утром мне пришла мысль сесть и попытаться выяснить причину своих тревог.

1. Прежде всего я задал себе вопрос: «В чем именно заключается проблема?» Проблема заключалась в следующем: я совершал огромное количество визитов, а доходы мои были недостаточно высоки. У меня неплохо обстояло дело с продажей проспектов, но затем все застопорилось, когда надо было заключать договор о страховании. Клиенты нередко говорили мне: «Я подумаю о вашем предложении, мистер Беттджер, приходите ко мне снова». Меня доводила до отчаяния необходимость тратить время на. дополнительные посещения клиентов.

2. Я спросил себя: «Каковы возможные решения проблемы?» Но для того, чтобы ответить на этот вопрос, требовалось изучить факты. Я открыл свою регистрационную книгу за последние двенадцать месяцев и проанализировал цифры.

Я сделал потрясающее открытие! Именно здесь черным по белому значилось, что семьдесят процентов страховых полисов оформлялось при моем первом посещении клиентов! Двадцать три процента страховых полисов продавалось после моего второго визита. И только семь процентов страховых полисов было заключено после третьего, четвертого, пятого и т. д. визитов. Именно эти визиты отнимали у меня больше всего времени и доставляли мне колоссальное беспокойство. Иными словами, я тратил буквально половину своего рабочего дня на деятельность, которая давала только семь процентов заключаемых мною сделок.

3. Каков ответ? Ответ был ясен. Я немедленно прекратил все визиты после второго, а оставшееся в моем распоряжении время стал тратить на выявление перспективных клиентов. Я почти удвоил стоимость каждой сделки!»

Как я уже говорил, Фрэнк Беттджер является сейчас одним из самых известных деятелей в области страхования в Америке. Он работает в компании «Фиделити мьючуэл» в Филадельфии и оформляет каждый год страховые полисы на миллион долларов. А он ведь собрался отказаться от своей карьеры. Он был на грани поражения. Лишь анализ стоящей перед ним проблемы привел его на дорогу успеха.

Можете ли вы применить эти вопросы для решения ваших деловых проблем? Я повторяю - они могут сократить наше беспокойство на пятьдесят процентов. Вот эти вопросы:

1. В чем заключается проблема?

2. Чем вызвана проблема?

3. Каковы возможные решения проблемы?

4. Какое решение вы предлагаете?

Резюме

Правило 1:

Соберите факты. Помните, что сказал декан Колумбийского университета Xokos «Половина беспокойства в мире вызвана людьми, пытающимися принимать решения до того, как они получат достаточную информацию, обусловливающую эти решения».

Правило 2:

После тщательного анализа фактов примите решение.

Правило 3:

Когда решение принято, приступайте к действиям! Займитесь осуществлением своего решения и отбросьте все беспокойство по поводу результата.

Правило 4:

Когда вы или кто-либо из ваших сослуживцев склонны беспокоиться по поводу какой-то проблемы, запишите следующие вопросы и ответы на них: а. В чем заключается проблема? б. Чем вызвана проблема? в. Каковы возможные решения? г. Какое решение самое лучшее?

ДЕВЯТЬ РЕКОМЕНДАЦИЙ, ПОЗВОЛЯЮЩИХ ИЗВЛЕЧЬ МАКСИМАЛЬНУЮ ПОЛЬЗУ ИЗ ДАННОЙ КНИГИ

1, Если вы хотите извлечь максимальную пользу из данной книги, выполняйте одно обязательное требование-оно бесконечно важнее, чем любые правила или методы. Если вы не будете следовать этому самому главному совету, то вам не поможет и тысяча правил о том, как проводить изучение. Если же вы обладаете этим важнейшим даром, то вы сможете творить чудеса, не читая никаких рекомендаций о том, как извлечь максимальную пользу из какой-либо книги.

В чем же заключается это магическое требование? Вот в чем: в страстном, стремлении учиться и в беспредельной решимости перестать беспокоиться и начать жить.

Как можно развить в себе такое стремление? Следует постоянно напоминать себе, как важны для вас эти правила. Представьте себе, как овладение ими поможет вам обрести более богатую и счастливую жизнь. Повторяйте сами себе снова и снова: «Мое душевное спокойствие, счастье, здоровье и в конечном итоге, возможно, мои доходы в большой степени зависят от того, как я овладею этими старыми самоочевидными и вечными истинами, изложенными в этой книге».

2. Сначала бегло просмотрите каждую главу книги, чтобы получить общее представление о ней. Возможно, вам захочется сразу же перейти к следующей главе. Но не делайте этого. Ведь вы читаете не для развлечения. Если вы читаете, чтобы перестать беспокоиться и начать жить, внимательно перечитайте каждую главу. В конечном итоге это приведет к экономии времени и достижению определенных результатов.

3. Часто останавливайтесь, читая книгу, чтобы обдумывать ее содержание. Спрашивайте сами себя, как и когда вы можете применить ту или иную рекомендацию. Такой способ чтения будет для вас намного полезнее, чем нестись вперед, подобно гончей, преследующей кролика.

4. Читайте с красным или обычным карандашом или ручкой в руках. Встретив рекомендацию, которую вы могли бы использовать, проведите сбоку черту. Если это особенно ценная рекомендация, то подчеркните каждую фразу или поставьте четыре крестика: + + + +. Подчеркивание делает книгу значительно интереснее и в дальнейшем помогает быстрее ее снова просмотреть.

5. Я знаком с человеком, который возглавлял крупный страховой концерн в течение пятнадцати лет. Он перечитывает каждый месяц все страховые контракты, заключаемые его компанией. Да, он читает одни и те же контракты месяц за месяцем, год за годом. Почему? Потому что опыт научил его, что это-единственный способ ясно сохранить в памяти содержание контрактов.

Однажды я потратил около двух лет на работу над книгой по ораторскому искусству. Однако время от времени мне приходится перечитывать ее, чтобы не забыть, что я написал в своей собственной книге. Мы обладаем поразительной способностью забывать.

Итак, если вы хотите извлечь реальную, длительную пользу из этой книги, не думайте, что достаточно лишь поверхностно просмотреть ее. После подробного изучения книги следует перечитывать ее каждый месяц, уделяя этому несколько часов. Она должна стать вашей настольной книгой. Вам следует видеть ее каждый день. Как можно чаще просматривайте ее. Пусть вас вдохновляет возможность усовершенствовать свою жизнь в недалеком будущем. Помните, что использование данных правил может стать привычкой только в результате их постоянного повторения. Тогда вы будете применять их бессознательно. Другого пути нет.

6. Бернард Шоу однажды заметил: «Если вы чему-нибудь учите человека, он никогда ничего не выучит». Шоу был прав. Учение-активный процесс. Мы учимся на практике. Итак, если вы желаете овладеть принципами, приведенными в книге, используйте их на деле. Применяйте их при любой возможности. Если вы не будете их выполнять, вы их быстро забудете. Только знания, применяемые на практике, остаются в памяти.

Вероятно, вам будет трудно использовать эти рекомендации все время. Даже мне, автору книги, часто бывает трудно всегда применять на практике все приведенные в ней правила. Итак, читая эту книгу, помните, что вы стремитесь не только получить информацию. Вы пытаетесь сформировать новые привычки. В самом деле, вы пытаетесь вести новый образ жизни. Для этого требуются время, настойчивость и ежедневная практика.

Итак, чаще возвращайтесь к страницам этой книги. Считайте ее учебным пособием по борьбе с беспокойством; и когда вы сталкиваетесь с какой-либо сложной проблемой, не поддавайтесь панике, не делайте то, что представляется самоочевидным, не поступайте импульсивно. Такие действия обычно ошибочны. Вместо этого обратитесь к этим страницам и снова просмотрите параграфы, которые вы подчеркнули. Затем постарайтесь овладеть этими новыми правилами. Вы увидите, что в вашей жизни свершаются чудеса.

7. Предложите своей жене платить ей доллар каждый раз, когда она обнаружит, что вы нарушили один из принципов, предлагаемых в книге. Будьте начеку, а то она вас полностью разорит.

8. Пожалуйста, откройте книгу на страницах 668- 669 и прочитайте, как банкир с Уолл-стрйт X. П. Хауэлл и старый Бен Франклин исправляли свои ошибки. Почему бы вам не использовать методы X. П. Хауэлла и старого Бена Франклина для проверки выполнения вами правил, обсуждаемых в этой книге. И тогда вы добьетесь двух результатов.

Во-первых, вы увлечетесь процессом познания, который и заманчив и бесценен.

Во-вторых, вы обретете способность перебороть беспокойство и начать жить. Эта способность будет расти, как зеленый лавр.

9. Ведите дневник - в нем вам следует отмечать свои достижения в применении этих принципов. Будьте аккуратны, записывайте имена, даты, результаты. Ведение таких записей будет вдохновлять вас на большие усилия; особенно интересны и удивительны будут эти записи, когда вы случайно их обнаружите однажды вечером много лет спустя!

Резюме

1. Выработайте у себя глубокое, неотступное желание овладеть принципами преодоления беспокойства.

2. Прочитайте каждую главу дважды, прежде чем переходить к следующей главе.

3. Во время чтения часто останавливайтесь, чтобы спросить себя, как вы можете применить каждую рекомендацию.

4. Подчеркивайте каждую важную мысль.

5. Перечитывайте эту книгу каждый месяц. Используйте эту книгу как учебное пособие, помогающее вам решать повседневные проблемы.

6. Применяйте эти принципы при каждой возможности.

7. Превратите процесс обучения в веселую игру, предложив платить кому-либо из своих друзей по доллару каждый раз, когда он уличит вас в нарушении одного из этих принципов.

8. Проверяйте каждую неделю, каких успехов вы добились. Спросите себя, какие ошибки вы сделали, какие достигнуты улучшения, какие уроки вы извлекли на будущее.

9. Ведите дневник на чистых страницах в конце книги, показывающий, как и когда вы применяли эти принципы.

Часть третья