Лекция №2. Порядок проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Инвентаризация проводится путем осмотра каждого предмета.

ТМЦ (товары) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием количества и артикула.

При хранении ТМЦ в разных помещениях инвентаризация проводится последовательно по местам хранения.

Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

В описи малоценные и быстроизнашивающиеся предметы заносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Товары и другие материальные ценности, проданные и оплаченные покупателями (списанные в расход по отчету), но к началу инвентаризации не вывезенные подлежат инвентаризации, но заносятся в специальную опись под названием «Товары, проданные до инвентаризации, но не вывезенные покупателями». В этой описи указывают наименование покупателя, кому проданы товары, дату и номер накладной или счета - фактуры. В стоимость наличия товаров в отделе эти товары не включаются, а указываются справочно после итога.

Товары, подготовленные для передачи в ЛПУ или другие учреждения, но не оплаченные, включают в отдельную инвентаризационную опись, как товары аптеки, они упакованы, то комиссия обязана их распаковать и записать с натуры. На всех сопроводительных документах к товарам делается отметка, что онивключены в общую инвентаризационную опись.

Товарно-материальные ценности, принадлежащие другим учреждениям, инвентаризуются одновременно с собственными ценностями. На них составляют отдельную опись, в которой делают ссылку на соответствующие документы, подтверждающие прием этих ценностей на ответственное хранение.

Товарно-материальные ценности, поступившие в аптеку во время инвентаризации, принимают ответственные лица в присутствии комиссии; они приходуются по товарному отчету после инвентаризации и заносятся в отдельную опись «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации», в которой указывается, когда и от кого поступили ценности, дата и номер сопроводительного документа.

Товарно-материальные ценности), пришедшие в негодность(с истекшим сроком годности, бракованные), включают в отдельную опись. Комиссия выборочно сверяет серии выявленных негодных товаров с наличием их в описях прошлой инвентаризации или в приходных товарных документах за межинвентаризационный период. На эти товары комиссия составляет акт о порче с указанием ее причин и виновных лип. Акт передается на рассмотрение в вышестоящую организацию.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении.

При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбировывается) и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Комиссия в присутствии заведующего и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются по местам их нахождения и материально ответственным лицам, на хранении у которых они находятся.

Малоценные и быстро изнашивающиеся предметы после осмотра каждого предмета в случае их порчи вписываются в акт с указанием причин негодности.

Также снимаются остатки спецодежды, в случае ее непригодности она заносится в отдельный акт.

Инвентаризация основных средств.

До начала инвентаризации рекомендуется проверить:

а) наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

б) наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

в) наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации.

Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.).

Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные.

По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.

Существуют различные способы проведения инвентаризации.

1 способ – подсчитывать ЛС по алфавиту, отыскивая каждый препарат на своей полке. Это не очень эффективный способ, но практически гарантирующий выявление недостачи.

В суматохе ежедневной работы, особенно если проходимость у аптеки высокая, первостольник может положить препарат не в тот ящик или поставить на полку рядом с кассой, спеша обслужить следующего покупателя, а потом забыть убрать его на место.

При приеме большой партии товара, часть препаратов может оказаться не на своих местах. Заново пересчитывать недостающую позицию при инвентаризации никто не хочет, к тому же найти в многообразии ЛС оказавшийся не на своем месте медикамент практически невозможно, особенно если учесть, что когда человек нервничает (а в случае выявления недостачи - это естественно), он не замечает предмет, который лежит перед ним. Таким образом, нередко выявляется отсутствие препарата.

2 способ – инвентаризация проводится не по алфавиту, а по полкам.

Разделите всю инвентаризационную комиссию на группы по 2 человека в каждой. Одна группа начинает работать с одного конца аптеки, другая - с другого, двигаясь навстречу. Один из членов группы будет, условно, «подающим», другой - «сканирующим», если процесс инвентаризации компьютеризирован.

Если нет - один будет «считающим», другой - «записывающим». Суть от этого не меняется. Первый («подающий» или «считающий») открывает первый ящик и подает все препараты, находящиеся в нем, своему напарнику, который их сканирует и складывает в отдельную коробку, или первый - считает, второй записывает и складывает в коробку. После того, как отсканировали весь ящик или полку, поставьте туда коробку с медикаментами и переходите к следующему. После проведения инвентаризации останется просто расставить ЛС на полке в том порядке, в котором они пребывали до пересчета. При таком способе инвентаризации все те препараты, которые лежат не на месте, будут просканированы (или посчитаны вручную), компьютер сам сложит их количество и выдаст итоговый результат (или итоговое количество каждого препарата будет получено простым путем сложения промежуточных результатов). Это самый действенный способ. Он избавит также от необходимости переворачивать всю аптеку в поисках недостающей упаковки и, что самое главное, убережет от опасности платить за товар, который «потерялся» в аптеке.