Система менеджмента качества. Процессный и функциональный методы управления. Разработка процессов и процедур.

Система менеджмента качества (СМК) – это часть общей системы управления компанией, которая функционирует с целью обеспечения стабильного качества производимой продукции и оказываемых услуг.

Методология системы менеджмента качества (СМК) базируется на принципах системного и процессного подходов. Принцип системности реализуется в управлении компанией, как системой взаимосвязанных процессов, направленных на достижение заданных целей. Процессный подход позволяет выделить процессы, в наибольшей степени влияющие на достижение целей. При этом идентифицируются и измеряются входы и выходы процессов, внутренние и внешние заказчики, поставщики и другие заинтересованные стороны. Таким образом, выполняемые процессы в рамках жизненного цикла продукции определяют построение организационной структуры предприятия. Выполнение всех процессов для всех элементов организационной структуры документируется. При этом эффективность функционирования системы качества на каждом уровне подтверждается соответствующими данными о качестве. Соответственно, современная система менеджмента качества объединяет в себе организационную структуру, структуру документации и информационную структуру, а также процессы, влияющие на качество. Очевидно, что для эффективного функционирования указанные структуры должны быть взаимосвязаны, полностью охватывать организацию и все процессы.

Процедура системы менеджмента качества (СМК) – это некоторый установленный способ осуществления деятельности или процесса.

Шесть основных процедур систем менеджмента:

• Управления документацией. Она упорядочивает систему документооборота организации, поэтому при ее разработке основное внимание уделяется составу и движению документации, правилам их обработки.
• Управления записями по качеству. Эта процедура включает в себя систематизацию всех видов записей, сопровождающих отдельные процессы, определение ответственности за создание и хранение записей по качеству.
• Управление корректирующими действиями. Корректирующие действия - это действия, предпринимаемые для устранения причин несоответствия. При разработке процедуры корректирующих действий необходимо установить ответственность за выполнение этих мероприятий, сроки и порядок их выполнения, разработать необходимые формы документов для регистрации информации.
• Управление предупреждающими действиями. Данная процедура является более сложной по сравнению с предыдущей. Она требует применения методов выявления и управления потенциальными событиями, в частности включает в себя методы управления рисками.
• Внутренние аудиты. Организация внутренних аудитов, как правило, включает в себя определение сотрудников, ответственных за процесс (внутренних аудиторов), составление годовых планов аудита, разработку их графиков проведения и т.д.
• Управление несоответствиями.Организация должна обеспечивать, чтобы продукция/услуги, которая не соответствует требованиям к ней, идентифицировалась и находилась под управлением в целях предотвращения ее неумышленного (непреднамеренного, случайного) использования или поставки. Действия по управлению, а также соответствующие ответственность и полномочия относительно того, как поступать с несоответствующей продукцией, должны быть определены в документированной процедуре. Данная процедура направлена на поддержание соответствия процессов процедур и продукции/услуг установленным требованиям.

Напомним, что процессы СМК делятся на:

1. Основные процессы организации. Основной процесс организации — это совокупная последовательность действий по преобразованию требований внешнего потребителя (клиента), полученных на входе, в конечный продукт, имеющий ценность для внешнего потребителя, на выходе. Обычно, это такие процессы СМК как «Выпуск готовой продукции», «Обработка заказа», «Оказание услуг» и т.д

2. Поддерживающие (вспомогательные) процессы. Вспомогательный процесс отличается от бизнес-процесса организации тем, что он преобразует ресурсы, полученные на входе в ресурсы, имеющие ценность только для внутреннего потребителя. Например, процесс СМК «Управление персоналом», «Обслуживание IT-структуры компании», «Управление оборудованием» и т. д.

3. Управляющие (управленческие) процессы. Эти процессы служат целям постоянного улучшения организации. Например, процесс СМК «Планирование», «Анализ данных», «Внутренний аудит» и т. п. Понятно, что в СМК управляющие процессы совершенно необходимы, без них сама система менеджмента качества не может существовать

Каждый процесс СМК имеет:

- свою определенную цель, подчиненную общей цели компании. Эта цель должна быть кратко сформулирована.

- владельца, который может управлять ресурсами и отвечает за исполнение процесса. Владелец процесса должен являть руководителем определенного уровня и иметь необходимые полномочия для обеспечения правильного функционирования процесса, независимо от того, в одном или нескольких структурных подразделениях компании этот процесс выполняется.

- входы. Это объекты (сырье, материалы, информация), которые должны быть преобразованы процессом СМК.

- выходы. Результат преобразования входов процессом СМК.

- ресурсы. Ресурсы — средства, с помощью которых входы процесса преобразуются в выходы. К ресурсам относится персонал, оборудование, помещения, электроэнергия и т.д.

- систему контроля качества и исправления ошибок. Это набор процедур, правил, инструкций, обеспечивающий правильное функционирование процесса СМК, согласно его цели. Кроме того, должен быть определен механизм определения возникновения ошибок, а также способы их устранения и предотвращения повторного появления в будущем.

- систему показателей и критериев оценки процесса. Каждый процесс СМК должен иметь такую систему, которая характеризует эффективность работы процесса.

Если показатели не выполняются (возникают несоответствия), стандарт ISO 9001:2008 требует разработать корректирующие действия (КД) и предупреждающие действия (ПД). Заводится лист несоответствий, в котором разбираются причины несоответствия, предлагаются способы устранения этих причин (обратите внимание, устраняться должны именно причины, а не последствия), назначаются сроки исполнения и назначается ответственный.

90. Анализ и планирование экономических показателей деятельности фармацевтической организации.

Предметом эконо­мического анализа являются хозяйственные процессы учреждения или предприятия, складывающиеся в ре­зультате воздействия объективных и субъективных фак­торов и получающие отражение в планах, отчетности, бухгалтерском, статистическом и оперативном учетах.

Характерными особенностями метода экономическо­го анализа являются использование системы показате­лей, характеризующих хозяйственную деятельность учреждения в целом, а также отдельные ее стороны, из­учение причин, вызывающих изменения этих показа­телей, и определение взаимосвязи и взаимозависимости между показателями. Например, в аптечных учреж­дениях система показателей бухгалтерской отчетности характеризует состояние основных и оборотных средств на определенный момент: выполнение плана розничного и оптового товарооборота, выполнение плана по издерж­кам обращения, торговым наложениям, чистой прибы­ли и т. д.

Планирование представляет собой особую форму деятельности, направленную на разработку и обоснование программы экономического развития предприятия и его структурных звеньев на определенный (календарный) период в соответствии с целью его функционирования и ресурсным обеспечением.

Таким образом, планирование позволяет максимально учесть все внутренние и внешние факторы, обеспечивающие оптимальные условия развития организации. Являясь основой эффективной деятельности предприятия, оно выполняет следующие функции:

- способствует рациональному использованию ограниченных ресурсов;

- устанавливает оптимальные показатели хозяйственной деятельности с последующим контролем за их динамикой;

- выявляет сильные и слабые стороны деятельности;

- влияет на степень адаптации организации к изменениям внешней и внутренней среды;

- согласовывает цели и задачи предприятия и отдельных его подразделений; ·

- улучшает координацию действий исполнителей.

Процесс планирования включает следующие стадии:

1. организационная (определение конечных и промежуточных целей, постановка задач, решение которых необходимо для достижения целей);

2. аналитическая (анализ внешних и внутренних условий и ресурсов для выполнения по- ставленных задач);

3. прогнозная (определение методов планирования плановых показателей);

4. онтрольная (наблюдение за ходом реализации плана и его корректировка).

К экономическим показателям деятельности фармацевтической торговой организации относятся:

-товарооборот (объем реализации);

-валовой доход (торговое наложение);

-расходы и затраты (издержки);

-товарные запасы и другие оборотные средства;

-валовая прибыль от торговой (основной) деятельности, а также операционные и внереализационные доходы;

-чистая прибыль.

Методы планирования представляют собой конкретные способы и приемы экономических расчетов, применяемых при разработке отдельных разделов и показателей плана, их координации и увязке.

Для получения прогнозных величин по отдельным показателям экономической деятельности фармацевтической торговой организации могут быть использованы следующие методы и методические приемы планирования:

1. Балансовый метод планирования.

Предусматривает использование в планировании балансов, назначение которых состоит в увязке имеющихся в наличии у предприятия материальных и трудовых ресурсов с фактической потребностью в них.

Балансовые расчеты используются при планировании поступления товара на предприятие исходя из прогнозируемого товарооборота и величины начальных и конечных товарных запасов.

2. Нормативные методы (или методы технико-экономических расчетов).

Данные методы основаны на применении норм и технико-экономических нормативов расхода материальных ресурсов организации. Используемые нормативы бывают 3 видов: единые, отраслевые и специальные, применяемые для отдельного предприятия.

Единые нормативы применяются во всех отраслях и сферах деятельности, например оплата коммунальных услуг (отопления, электроэнергии и т.п.), ставки большинства налогов.

3. Расчетно-аналитический (опытно-статистический) метод планирования.

Расчетно-аналитический метод используется в том случае, когда отсутствуют технико-экономические нормативы, а взаимосвязь между отдельными показателями или экономическими явлениями может быть установлена лишь косвенным путем на основе анализа и сопоставления отчетных данных.

4. Экономико-математические методы.

Данные методы основаны на построении математических моделей, которые отражают количественные взаимосвязи между показателями. В фармацевтической системе широко используют регрессионные (одно- и многофакторные) и корреляционные модели, а также их сочетание.

5. Методы экономической эффективности (оптимизации плановых решений).

Методы экономической эффективности заключаются в том, что при составлении плана выполняются многовариантные решения одной и той же задачи.